الموضوع: كيف يمكن للهيكل التنظيمي ان يساعد في بناء الهيكل الوظيفي للمنظمة؟

ناقش كيف يمكن للهيكل التنظيمي ان يساعد في بناء الهيكل الوظيفي للمنظمة؟

الهيكل التنظيمي من حيث مفهومه وتعريفه باعتباره الإطار الذي يحدد الإدارات والأقسام والوظائف وخط السلطة داخل المؤسسات ،كما تناول البحث العوامل المؤثرة في تصميم الهيكل التنظيمي ومراحل هذا التصميم ،كما أشار البحث الى أنواع الهياكل التنظيمية ونماذجها وأشكالها موضحا ذلك بالرسومات، كما تضمن البحث خصائص الهيكل التنظيمي الجيد وفعالية الهيكل التنظيمي ومقوماتهوبيان أهميته.إن الهيكل التنظيمي للمؤسسة أشبه بالهيكل العظمي للإنسان ،فصحة الهيكل التنظيمي للمؤسسة دليل صحة هذه المؤسسة والعكس صحيح ، لقد تعددت أشكالالهياكل التنظيمية وتطورت في محاولة لتحسين الأداء والاتصال والعملية الإدارية ككلفي المؤسسات ، وذلك حسب الدراسات والأبحاث العلمية الحديثة .لقد اجتهدالباحث في محاولة للإحاطة البحثية حول الهيكل التنظيمي وكافة محاورة ، ويبقى الجهدناقصا صفة الإنسان فان وفقنا فبفضل من الله ونعمته ، وان أسانا فمن أنفسنا واللهنسال أن يتقبل العمل ويفيدنا منه .1.1 مفهوم الهيكل التنظيمي:-تتعدد التعريفات الخاصة بالهيكل التنظيمي وذكره علماء الادارة فياكثر من صيغة ، وتتمحور اغلب التعريفات على انه شكل واطار التسلسل الاداري للمؤسسةيوضح فيه مواقع الوظائف وارتباطاتها الإدارية والعلاقات بين الأفراد كما يوضح خطوطالسلطة والمسؤولية داخل التنظيم، حيث يستطيع الناظر الى الهيكل التنظيمي لاي مؤسسةالتعرف على الوحدات والاقسام داخل المؤسسة والمسؤوليات والسلطات فيها .1.2 تعريف الهيكل التظيمي :يعرف الهيكل التظيمي بانه الالية الرسمية التي يتممن خلالها ادارة المنظمة عبر تحديد خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين (العميان ،2002 )ويعرف ايضا بانه نظام للسلطة والمساءلة والعلاقات بينالوحدات التظيمية الذي يحدد شكل وطبيعة العمل اللازم للمنظمة (العميان ،2002 ) .كما أن البعض سماه (البنيان التنظيمي ) وعرفهكالآتي :" إطار يوضح التقسيمات أو الوحدات أو الأقسام الإدارية التي تتكونمنها المنظمة مرتبة على شكل مستويات فوق بعضها البعض ، تأخذ شكل هرم يربطها خط سلطةرسمية تنساب من خلاله الأوامر والتعليمات والتويهات من المستوى الأعلى أو الأدنىومن خلاله تتوضح نقاط اتخاذ القرارات ومراكز السلطة والمسؤولية ( عقيلي ، 1996)هو التركيب الداخلي للمنظمة من كافة التقسيمات التنظيمية المكونة لهاويوضح الهيكل العلاقة بين هذه التقسيمات من حيث تبعية كل تقسيم ومكوناته منالتقسيمات الأدنى وسلطة ومسئولية كل تقسيم ،و يسمي الحلو الهيكل التنظيمي بالهرمالإداري ( الحلو ، 1985(1.3 عناصر الهيكل التنظيميمن خلالاستقراء التعريفات المختلفة للهيكل النتظيمي يتبين لنا انها تشترك غالبا في عدةعناصر لا بد من توفرهالا في الهيكل النتظيمي :• وجود الوحدات الاداريةالمختلفة للمنظمة
• وضوح التخصص والمهام
• نطاق الاشراف وخط السلطةوالمسؤوليةالفصل الثانيالهيكل التنظيمي و العملية الإدارية2.1 أولا : مفهوموعناصر العملية الإدارية :تعرف العملية الإدارية بأنها تلك النشاطات التييقوم بها الاداري من اجل تحقيق هدف معين فتميزه عن غيره.وتعرف أيضا بأنهاتوجيه نشاط مجموعة من الأفراد نحو هدف مشترك وتنظيم جهودهم وتنسيقها لتحقيق الهدف " تعريف العملية الإداريةوتعرف ايضا بانها عمل يقوم به شخص يدعى المدير اياكان منصبه الاداري ، وهذا العمل يتضمن عددا من الانشطة يعتمد تنفيذها على مجوعة منالمبادئ والاسس والاصول والقواعد الادارية ، يستعين بها في تسيير العمل وادارةشؤونه وتحقيق اهداف المنظمة .
وتتكون العملية الادارية من اربعة عناصر هي :التخطيط و التنظيم و (التوجيه والقيادة ) والرقابة
(عقيلي ، 1996 ) .حيث تركز الإدارة على جعل الآخرين ينفذون الأعمال المؤدية إلى تحقيقالأهداف.اما عناصر العملية الإدارية فهي :
2.1.1: التخطيط :ويقصد به التفكير المنظم الذي يسبق عملية التنفيذ من خلال استقراء الماضيودراسة الحاضر والتنبؤ بالمستقبل لإعداد القرارات المطلوبة لتحقيق الهدف بالوسائلالفعالة.2ً2.1.: التنظيم:والتنظيم عبارة عن " عملية حصر الواجباتوالنشاطات المراد القيام بها وتقسيمها إلى اختصاصات الأفراد ، وتحديد وتوزيع السلطةوالمسؤولية وإنشاء العلاقات بين الأفراد ، بغرض تمكين مجموعة من الأفراد من العملبانسجام وتناسق لتحقيق الهدف".
فالهيكل التنظيمي هو الذي يترجم عملية التنظيمالإدارية وهواهم أركانها وهما من التلازم ما قد يشار الى احدهما بالأخر .أما خطوات عملية التنظيم :
1- تحديد هدف المؤسسة.
2- تحديد الأنشطةالضرورية لتحقيق الأهداف والسياسات والخطط الموضوعة.
3- تجميع الأنشطةالمتشابهة في وحدة وظيفية.
4- تجميع الوحدات الوظيفية المتشابهة في وحدةإدارية.
5- تجميع الوحدات الإدارية المرتبطة مع بعضها في وحدة رئاسية "وحدةإدارية عليا"
6- تفويض رئيس كل مجموعة السلطة الضرورية لأداء هذه الأنشطة
7- ربط هذه الأنشطة والوظائف والإدارات مع بعضها أفقيا وراسيا من خلال علاقات السلطةوالمسؤولية للوحدات المرتبطة راسيا ، وعلاقات التعاون للوحدات المرتبطةأفقيا.
8- رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف والسلطات والعلاقات
9- إعداد الوصف والتوصيف الوظيفي لكل وحدة وظيفية
10- تحديد إجراءات القيام بكلوظيفة
2.1.3.: التوجيه:ويعني التوجيه" إصدار التعليمات والتوجيهات منالرؤساء إلى المرؤوسين لبدء العمل ولكيفية إنجازه".
وحيث إن عملية التوجيه تتعلقبتفاعل الرئيس مع المرؤوسين، فإن على الرئيس أن يتعرف على شخصية العاملين معه،ويعرف كيف يعاملهم بالطريقة المناسبة. ويأتي ذلك عن طريق عملية الاتصال التي يجبتنميتها عند المدراء حتى يستطيعوا جعل الأفراد يحققون أهدافالمؤسسة.4ً2.1.: الرقابة والتقويم:
تعتبر الرقابة والتقويم المرحلةالأخيرة من مراحل العملية الإدارية
والرقابة:- تعني التأكد من أن التنفيذ تمطبقاً لما خطط له.
والتقويم:- عبارة عن عملية اكتشاف الأسباب الحقيقية للانحرافوتصحيحها بما يتناسب مع هذه الأهداف ومتابعة الإجراءات التصحيحية، بحيث لا تتكررالانحرافات والأخطاء.أما عناصر الرقابة والتقويم:1- تحديد المعيار الذي نقيس عليه والذي غالباً ما تكون الخطة الموضوعة وحسب الهدف المراد تحقيقه.
2- قياس النتائج التي تم الحصول عليها.
3- مقارنة النتائج بالمعايير.
4- الكشف عن الأخطاء والانحرافات.
5- البحث عن أسباب الخطأ أو اكتشافها.
هل هوفي الخطة، في المعيار، في الشخص المنفذ، الظروف …الخ.
6- اتخاذ الإجراءاتالتصحيحية المناسبة.
7- المتابعة بحيث لا يتكرر الخطأ.
2.2 : الهيكلالتنظيمي والتنظيم2.2.1 مفهوم التنظيم :يعتبر التنظيم الوظيفةالثانية من الوظائف الإدارية ويعتبر التنظيم أهم موضوعات الإدارة فالعلماء يطلقونعلى الإدارة علم التنظيم ( الحلو ، 1985 ).والتنظيم هنا يقصد به كل عمل يتمبموجبه تحديد أنشطة/ وظائف المنظمة كالوظيفة المالية والتسويقية وتحديد إداراتها ( كالإدارة المالية وإدارة التسويق ) ، وأقسامها ولجانها، وعلاقات هذه المكونات معبعضها البعض من خلال تحديد السلطة والمسئولية، التفويض، والمركزية واللامركزية،ونطاق الإشراف.. وغيرها في سبيل تحقيق الهدف.2.2.2 . التظيم كوظيفةإداريةحيث تتضمن عملية التنظيم توزيع مهمة وسلطة تنفيذ هذه الأنشطة علىالعناصر الإنسانية المناسبة التي تحت رئاسة المدير ضمن هيكل تنظيمي منسق ومحدد .وبالتالي فان وضع الهيكل التنظيمي هي المهمة الأساسية لعملية التنظيم حيثمن خلالها أي عملية التظيم يتم تحديد الوظائف وإداراتها وأقسامها ومجالسها ولجانهاللمنظمة ، وأيضا تحديد المهام والصلاحيات والمسؤوليات ونطاق الإشراف والمستوياتالإدارية والهرم التنظيمي والمركزية واللامركزية في الإدارة اي باختصار بناء الهيكلالتنظيميتعريف التنظيم :وظيفة إدارية يتم بموجبها تحديد أو تصميمالإطار أو الهيكل الذي من خلاله تنظم وترتب جهود جماعة من الأفراد ، وتنسق في سبيلتحقيق أهداف محددة وهذا يستدعي تحديد عدد ونوع الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف ثمتحديد الأفراد المكلفين والمسؤولين عن تنفيذ الأنشطة وتحديد العلاقات بينهم من حيثالمهام والمسؤوليات والصلاحيات( عقيلي ، 1996 ).ومن هنا نجد أن الهيكلالتنظيمي احد العناصر الرئيسية لعملية التنظيم كما يذكر العقيلي في عناصر عمليةالتنظيم كالآتي :• أنشطة وأعمال متعددة• عناصر إنسانية ( رؤساءمرؤوسين ...
• هيكل تنظيمي
• تحديد دور كل عنصر وواجباته
• نظم وإجراءاتتطبيق العمل
• يأخذ الهيكل التظيمي شكل هرمي .
2.2.3 . فوائدالتنظيم:لاشك أن للتنظيم فوائد متعددة يمكن توضيح أهمها في الآتي:توزيعالأعمال والأنشطة بشكل عملي.
يقضي التنظيم على الازدواجية فيالاختصاصات.
يحدد التنظيم العلاقات بين العاملين بشكل واضح.يخلق التنظيمتنسيقاً واضحاً بين الأعمال.الفصل الثالث3.1 خطوات بناء الهيكل التنظيمي:لتحديد كيفية القيام بعملية بناء الهيكل التنظيمي لا بد من القيام بالخطوات التالية :3.1.1 .الخطوة الأولىتحديد الأهداف للمؤسسة وعدد الوظائف ( الأنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف.3.1.2 .الخطوة الثانيةيتم إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيق أهداف المؤسسة .3.1.3 .الخطوة الثالثةفإن هذه الخطوة ستركز على تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية واحدة.
و هناك أسس متعددة لتجميع الأنشطة ( تكوين الإدارات) ومن أهم هذه الأسس:
(أ) التقسيم ( التجميع ) حسب الوظائف
(ب) التقسيم ( التجميع ) حسب المنتج
(ج) التقسيم ( التجميع ) حسب العملاء.
(د) التقسيم ( التجميع ) حسب المناطق الجغرافية
(ه) التقسيم ( التجميع ) حسب مرحلة الإنتاجوفيما يلي توضيح موجز لكل نوع من هذه الأنواع.ا3.1.4 .الخطوة الرابعةتحديد العلاقات التنظيميةبعد تكوين الوحدات الإدارية فإنه لابد من ربط هذه الوحدات مع بعضها من خلال تحديد العلاقات المناسبة بين العاملين في مختلف المستويات الإدارية رأسياً وأفقياً.
وهذه العلاقات التنظيمية تتصل بمفاهيم أساسية أهمها:السلطة – المسئولية – التفويض – المركزية واللامركزية – نطاق الإشراف - اللجان3.1.5. الخطوة الخامسةتحديد العلاقات بين الوحدات الإداريةبعد إنشاء الوحدات الإدارية في المنظمة كالإدارة المالية، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة الموارد البشرية، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسمية بينهم تسمح بتبادل البيانات والمعلومات بانسياب ويسر.3.1.6. الخطوة السادسةاختيار وتنمية العناصر البشرية من أجل تنفيذ مهام الوحدات الإداريةبعد الانتهاء من عملية تصميم الهيكل التنظيمي تبدأ عملية اختيار الأفراد لشغل الوظائف الموجودة في الهيكل، ولابد أن يكون الاختيار قائم على مبدأ (وضع الرجل المناسب في المكان المناسب ).3.1.7. الخطوة السابعةرسم الهيكل التنظيمي على شكل مخطط يطلق عليه ( الخريطة التنظيمية )والخريطة التنظيمية توضح حجم الهيكل التنظيمي ( التنظيم ) ، والتبعية، ونطاق الإشراف لكل شخص وعدد المستويات الإدارية، وتُعطي فكرة عن المناصب المختلفة.وقد تبين الخريطة خطوط انسياب السلطة من أعلى إلى أسفل وقد تكون الخريطة من اليمن إلى اليساروقد تكون دائرية .3.1.8. الخطوة الثامنةإعداد الدليل التنظيميفي هذه المرحلة يتم إعداد ما يسمى بالدليل التنظيمي وهو عبارة عن ملخص في شكل كتيب يتضمن اسم المنظمة ، عنوانها، أهدافها، سياساتها، هيكلها التنظيمي بتقسيماته الرئيسية والفرعية، وإجراءاتها… الخ.3.1.9. الخطوة التاسعةتتمثل في ضرورة مراقبة عملية التنظيم بشكل دائم ومستمر وإدخال التعديلات المناسبة عليه عند الحاجة لذلك حتى يلبي أي متغيرات مطلوبة.والشكل التالي يوضح جميع هذه الخطوات التي سبق عرضها3.2 الخريطة التنظيميةوهي احد مراحل وعناصر بناء الهيكل التنظيمي حيث توضح بطريقة الرسم طبيعة ونوع الهيكل التنظيمي للمنظمة .3.2.1. تعريف الخريطة التنظيمي :شكل أو رسم بياني يوضح الهيكل التنظيمي الذي يقوم عليه بنيان المنظمة الكلي ( عقيلي 1996 ) ، وقد عرفها الجوهري بأنها وسيلة للتعبير عن الإطار العام لشكل المنشاة وتصوير هيكل التنظيم وما يتضمنه البناء التنظيمي للمنشاة من قطاعات ووحدات وخطوط السلطة والاتصالات خريطة التنظيم ( الجوهري ، 1985 ) بينما يسمي كتاب التنظيم الإداري وتحليل النظم يسمي الخرائط التنظيمية بلوحات التنظيم ( قنصوة ورشيد ، 1984 ) .حيث الخريطة توضح الآتي:• الأنشطة الرئيسية والفرعية• التقسيمات الإدارية الرئيسية والفرعية
• عدد المستويات الإدارية
• نطاق الإشراف
• خطوط السلطة
• مواقع الإدارات
• مراكز اتخاذ القرار• المجالس واللجان الدائمة ( عقيلي 1996 )وقد قسمه الجوهري إلى ثلاثة أقسام :خرائط التنظيم العام : وهي الخريطة التي تعطي الصورة الإجمالية لمكونات المنشاة أو المنظمةخرائط الاختصاص : وهي تعمل على إبراز الاختصاصات الأساسية للتقسيمات الرئيسية على صورة عبارات قصيرة مختصرة .خرائط الأفراد : وهي تعمل على بيان عدد الأفراد في كل وحدة إداريةوتقسم الخريطة التنظيمي إلى قسمان :• خريطة تنظيمية رئيسية :وهي تشمل المنظمة وأقسامها وأعمالها كاملا
• خريطة تنظيمية مكملة :وهي عادة ما تكون لقسم إداري أو لجزء من المنظمة3.2.2. عناصر الخريطة التنظيميةعند رسم او تصميم الخريطة التنظيمية لا بد من مراعاة العناصر التالية1. تحديد عدد المستويات الإدارية من القمة الى القاعدة2. الوظائف ذات الأهمية الأكبر في المستوى الإداري الأعلى
3. يعبر عن كل وظيفة بصندوق ( مستطيل او مربع )
4. رسم خطوط السلطة التي تربط الصناديق من منتصف أعلى الصندوق ومنتصفه الأدنى.
5. يعبر عن اللجان بدوائر بدل الصناديق .
6. خطوط السلطة تكون متصلة ومستقيمة .
7. ترسم الخريطة إما بأسماء الإدارات أو بالألقاب ( مدير إنتاج مثلا )
8. تحديد الشكل الذي سوف ترسم به الخريطة وهي ثلاثة أنواع :
• عمودي أو راسي
• أفقي
• دائري
3.3 الدليل التنظيمي :وإعداد الدليل التنظيمي هو الخطوة الأخيرة في بناء الهيكل التنظيمي ، حيث أن الخريطة التنظيمية لا توضح التفاصيل المطلوبة عن ماهية المنظمة وأنظمتها وأنشطتها وفلسفتها ، وعليه يقوم الدليل التنظيمي بتفصيل هذه التفاصيل ، فالدليل التنظيمي هو مكمل للخريطة التنظيمية .والدليل التظيمي هو عبارة عن كتيب يتضمن اسم المنظمة والعنوان وأهدافها ، يعرض موجز السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة ويشمل الدليل أيضا الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية وشرح لمهام الإدارات والمسؤوليات والسلطات ، وكذلك أسماء الرؤساء والمدراء ، وعادة ما يشرح الدليل بإيجاز عن النشاط العام للمنظمة وخدماتها وحجم القوى العاملة فيها وأيضا وصف للوظائف المختلفة ، ويمكن أن نجمل الدليل التنظيمي ونعرفه بأنه البطاقة الشخصية للمنظمة3.4 أهمية الهيكل التنظيميتعريف المنظمة يكون حسب الاتجاه الاجتماعي او السلوكي او الوظيفيوحسب الاتجاه الهيكلي :وهو الاتجاه الذي ينظر إلى المنظمة من وجهة أنها نظام يتكون من هيكل تنظيمي مترابط مبني على أساس العلاقات التبادلية داخل المنظمة .فالمنظمة عبارة عن تنظيم هيكلي يحدد بشكل دقيق مواقع الأفراد ، وأكد ذلك هذا الاتجاه عدة تعريفاتالمنظمة عبارة عن هيكل متعدد من الأدوار في إطار التنظيم الرسمي للمنظمةالمنظمة هي نظام تعاوني محدد بهيكل تنظيميوهنا تتضح أهمية الهيكل التنظيمي من خلال التعريف السابق فقد عرفت على أساسه المنظمة ( عقيلي والمؤمن ، 1994 )3.5 الهيكل التنظيمي والمناخ التنظيميإن طبيعة الهيكل التنظيمي ونظرة العملين في التنظيم تؤثر في قدرتهم على المشاركة والإبداع ، فالهيكل التنظيمي غير المرن والذي لا يتيح بناء علاقات خارج هذا الهيكل يؤدي بالعاملين للتخوف من إنشاء أية علاقات أية اتصالات ويجعلهم غير متحمسين لإبداء أرائهم أو انتقاداتهم ، أما الهيكل التنظيمي المرن فانه قادر على استيعاب المتغيرات ويشجع العاملين على الاجتهاد والابتكار في سبيل تحقيق الأهداف ، وأيضا يساعد على تفعيل الهيكل التظيمي غير الرسمي لتحقيق الأهداف ( القريوتي ، 1997 ) .فالهيكل التظيمي الجامد وغير المرن والذي ينظر إلى التنظيمات غير الرسمية مخالفة دائما يساهم في تلويث المناخ التنظيمي للمؤسسة ويشعر الموظف انه تمارس عليه ضغوط وقيود لا مبرر لها .ويوضح التنسيق لأنماط التفاعلات التي يقوم بهل العاملين في المنظمة ، والهيكل التنظيمي يحدد كيف يجب أن توزع المهام ومن مسؤول أمام من ، واليات التنسيق وأنماط التفاعلات التي يتوجب إتباعها (السالم وسعيد ، 2000) .والهيكل التنظيمي للمنظمة يمتلك ثلاثة أجزاء أساسية هي :3.5.1. التعقيدويشير أن عدد الأنشطة والوظائف الأقسام داخل المنظمة ودرجة التخصص وتقسيم العمل والمستويات الإدارية والمواقع الجغرافية ، وكلما ازدادت هذه العناصر ازداد التعقيد في الهيكل التنظيمي3.5.2.المعياريةوتعني مدى اعتماد المنظمة على القواعد والإجراءات من اجل توجيه سلوك العاملين في انجاز أو وظيفة معينة ، فكلا كانت هناك خطوات موحدة لأداء وانجاز مجموعة أنشطة متشابهة وان هذه الخطوات لا يجوز الخروج عنها او تجاوزها كانت المعيارية عالية3.5.3 .المركزيةتشير المركزية الى المستوى التنظيمي الذي له حق اتخاذ القرار ، فبعض المنظمات لديها مركزية عالية فتكون معظم القرارات من الإدارة العليا ، والبعض الآخر يكون هناك تفويض في اتخاذ القرار للمستويات الدنيا والمركزية واللامركزية لها دور كبير في تحديد نوع الهيكل التنظيمي .3.6 محددات الهيكل التنظيمي3.6.1 الإستراتيجيةفالهيكل التنظيمي هو وسيلة لتحقيق أهداف المنظمة وعليه فان أي تحليل أو تحديد لهيكل المنظمة لا بد أن ينطلق من أهداف وإستراتيجية المنظمة (الأهداف طويلة المدى للمنظمة )فالتغيير في إستراتيجية المنظمة يلازمها تغير في الهيكل التنظيمي للمنظمة3.6.2 حجم المنظمةلدى العلماء اختلاف بين ارتباط حجم المنظمة ومدى تأثيره على الهيكل التنظيمي ، إلا أنهم متفقون على أن للحجم تأثير على هيكل المنظمة وله أثاره الواضحة على التعقيد والرسمية والمركزية3.6.3 التكنولوجيافالتكنولوجيا احد المتغيرات الهيكلية لأنها تؤثر وبشكل مباشر وستمر في علاقات الأفراد بالمنظمة وأيضا تؤثر على الاتصال بينهم وعلى المستويات الإدارية وعلى الأداء والانجاز وغيرها3.6.4 بيئة المنظمةفالمنظمة لا بد من ان تتفاعل مع بيئتها وتتكيف معها ولا بد للهيكل من التكيف والتعامل مع البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة على السواء لضمان استقرار وتطور المنظمة3.6.5 القوة والسيطرةفالهيكل التظيمي للمنظمة قد يكون أحيانا نتيجة لاولئك الذين يحتلون مراكز اتخاذ القار في المنظمة فهم الذين يختارون الهيكل التظيمي الذي يعزز صلاحياتهم ونفوذهم ومصالحهم ، وعليه فاتجاه وسياسات الإدارات العليا 0 الذين يمتلكون السلطة والقوة ) لها الأثر الأكبر في تحديد الهيكل التنظيمي للمنظمة (السالم وسعيد ، 2000 )العوامل المؤثرة على تصميم الهيكل التنظيمييتأثر الهيكل التنظيمي بعدة عوامل عند تصميمه وصياغته يكومن شاملا ومناسبا :3.7.1 .حجم المنظمة :وينكعس على حجم الهيكل التنظيمي للمنظمة فكلنا كانت المنظمة صغيرة كان هيكلها التنظيمي صغيرا ، لكن تكون الصعوبة كبيرة نسبيا في عملية تقسيم وتحديد المهام والانشطة الواجب اداؤها ، بينما عندما تكون المنظمة كبيرة فان هيكلها التظيمي يكون كبيرا وتكون الانشطو والاعمال اكثر عددا وتنوعا مما يؤدي الى سهولة في تقسيم العمل3.7.2. دور حياة المنظمةحيث يتاثر الهيكل التنظيمي بعمر المؤسسة وهل هي في بداياتها او في مرحلة تطورها او انحدارها فالمنظمة تشبه بالانسان تبدا حياتها بنشاتها وتنتهي بزوالها3.7.3 .الموقع الجغرافي للمنظمة :فالمنظمات التي يتعدى عملها عدة مواقع جغرافي كان تكون اقيمية او عالمي تحتاج الى هيكل تنظيمي كبير ومختلف عن المنظمة في المكان الواحد3,7,4. درجة التخصصأن التخصص في المهام يؤثر على الهيكل التظيمي للمؤسسة فان كان التخصص في العمل منخفضة كان الهيكل بسيطا والعكس صحيح3.7.5 .الموارد البشريةعندما يكون المطلوب افرادا ذوي قدرات بسيطةيكون الهيكل التنظيمي بسيطا ايضا3.7.6التكنولوجياتناول البحث الهيكل التنظيمي من حيث مفهومه وتعريفه باعتباره الإطار الذي يحدد الإدارات والأقسام والوظائف وخط السلطة داخل المؤسسات ، كما تناول البحث العوامل المؤثرة في تصميم الهيكل التنظيمي ومراحل هذا التصميم ، كما أشار البحث الى أنواع الهياكل التنظيمية ونماذجها وأشكالها موضحا ذلك بالرسومات ، كما تضمن البحث خصائص الهيكل التنظيمي الجيد وفعالية الهيكل التنظيمي ومقوماته وبيان أهميته.فكلما زاد استخدام التكنولوجيا في المنظمة وكانت معقدة ومتطورة احتاجت الى هيكل تنظيمي اكثر تعقيدا3.7.8 نطاق الإشرافويقصد بنطاق الاشراف عدد المرؤوسين الذين يستطيع الاداري الاشراف عليهم بفعالية ، فاذا كان نطاق الاشراف واسعا فسيؤدي الى هيكل تنظيمي مسطح ( افقي ) حيث تكون المستويات الادارية محدودة ، اما اذا كان نطاق الاشراف ضيقا فسيؤدي الى هيكل تنظيمي طولي ( عمودي ) حيث تزداد المستويات الادارية3.7.9 نظام الإدارة ( المركزية واللامركزية )فوجود المركزية في المنظمة ( السلطة بيد الادارة العليا ) يقلل تعقيد الهيكل التظيمي ويكون اكثر وضوحا ، بينما وجود نظام اللامركزية يزيد من تعقيد الهيكل التظيمي .

لا يمكن أعداد الاحتياج الوظيفي للمنظمة دون وجود هيكل تنظيمي واضح وبيانات واضحه عن الإدارات ومهامها المناطة بها لتحقيق الأهداف الاستراتجية للمنظمة.