وكيل الموارد البشرية


القسم: الموارد البشرية
المسمى الوظيفي: وكيل الموارد البشرية.
المستوى: الكود الوظيفي:
يقدم التقارير الى: مدير الموارد البشرية.
مسئول عن:


النطاق الرئيسي والغرض العام للوظيفة (Main Scope and General Purpose of Job):
بتوجيه وإشراف عام من مدير الموارد البشرية، سيساعد وكيل الموارد البشرية في التخطيط والإدارة والمراقبة والتنسيق والمشاركة في أنشطة الموظفين في مجالات إستحقاقات الموظفين والأجور والمرتبات وعلاقات العمل والموظفين والتوظيف، بالإضافة إلى التوصية بالسياسات والإجراءات والقواعد واللوائح والبرامج الفندقية للموظفين وصياغتها وتنفيذها.


المسئوليات المباشرة (Direct Responsibilities):
التوظيف
• تطوير وتنفيذ نظام التوظيف والفحص.
• المساعدة في وضع سياسات وإجراءات موحدة للتوظيف.
• ضمان توظيف الموظفين في الوقت المناسب.
حضور الموظفين
• الحفاظ على تحديث وصول الموظفين الجدد.
• الإستعداد لاستقبال موظفين جدد.
• ابلاغ "شئون الموظفين" بإصدار بطاقات الهوية وبطاقات الوجبة والخزانات، إلخ إلى الموظفين الجدد.
• فتح والحفاظ على ملف لكل موظف.
• الحفاظ على تحديث السجلات الشخصية لجميع الموظفين.


فصل الموظف
• إصدار نموذج إذن انتهاء الخدمة للموظفين المغادرين.
• جمع جميع الأصناف التي صدرت من الفنادق من مغادرة الموظف وتسجيل إستلام هذه الأصناف.
• التنسيق مع رؤساء الأقسام للترتيب لمقابلات إنهاء الخدمة.
• الاحتفاظ بتحديث كافة سجلات المغادرة للموظفين لضمان أن يتم مسح جميع المغادرات على الفور.
المحافظة على رفاهية الموظفين وتعزيزها لضمان رفع المعنويات
• توفير وجبات جيدة للموظفين في الخارج عن طريق تناول الطعام بانتظام في مطعم الموظفين.
• ضمان ترتيب غرف تغيير الملابس وغيرها من المرافق بالشكل المناسب، وإجراء عمليات تفتيش منتظمة.


تصاريح العمل بالخارج وتصاريح الإقامة و التأشيرات
• إجراء إتصالات مع الموظفين المعنيين في مكتب العمل المحلي ومكتب الأمن العام المحلي والسلطات الأخرى لتقديم طلب للحصول على تصريح العمل، وتصاريح الإقامة والتأشيرات للمغتربين في غضون ٣٠ يوما من وصولهم.
• الاتصال بوكلاء السفر لشراء تذاكر السفر للمغتربين وغيرهم من الموظفين حسب الطلب.
أخرى
• التحقيق ومراجعة جميع الإجراءات التأديبية لضمان امتثالها لقانون العمل وقواعد الفندق واللوائح.
• التشاور مع رؤساء الأقسام بشأن الإجراء المناسب والتوصية بالنتائج النهائية.
• ضمان امتثال الموظفين للسياسات والإجراءات الفندقية ولوائح الحكومة المتعلقة بممارسات العمل.
• الاتصال بالحجر الصحي للفحص الطبي للموظفين قبل التوظيف.
• الاشراف على أنشطة الموظفين المختارة لضمان الإدارة الفعالة للموظفين.
• صياغة و إدارة سياسات و اجراءات الموارد البشرية.


اعداد دليل الموارد البشريه الخاص بالفندق والمحافظة عليه بما يفيد تنفيذ فلسفته وسياساته وإجراءاته.
• تقديم المشورة إلى مدير الموارد البشرية بشأن الوثائق والإجراءات اللازمة لاحتمال نقل تصاريح إقامة المغتربين.
• تتبع صلاحية تصاريح المغتربين وتولى تجديد / تمديد هذه التصاريح.
• الاحتفاظ بسجلات الموظفين والوثائق القانونية والسياسات والإجراءات وغيرها من المسائل المتعلقة بالموظفين واستكمالها.
• إعداد وتقديم تقارير دورية عن الموظفين، مثل حالات دوران الموظفين، وقوائم جرد الموظفين، والتوظيف، وحوادث الموظفين.
• متابعة تاريخ انتهاء فترة الاختبار وتاريخ انتهاء العقد عن كثب.
• المساعدة في وضع ميزانية إدارة شئون الموظفين.
• رصد إستعراض أداء الموظفين.
• تحليل متطلبات العمالة الفندقية، و التوصية بأنشطة الاختيار للوفاء بالمتطلبات.
• رصد الاتجاهات الحالية والمقبلة لحالة العمل المحلية، والتشريعات، و التوصية باتخاذ الإجراءات المناسبة.
• إستعراض السياسات والإجراءات والممارسات المتعلقة بالموظفين. و توصية مدير الموارد البشرية بإدخال تغييرات أو تعديل أو تحديث المعلومات.
• القيام بعمليات تفتيش منتظمة لمطعم الموظفين وغرف تبديل الملابس والمراحيض وغيرها من مرافق الموظفين لضمان صيانتها واستخدامها بشكل جيد.
• رصد واستعراض المزايا والتعويضات في الفنادق، وتوصية مدير الموارد البشرية بإجراء التغييرات حسب الاقتضاء.
• رصد متابعة السجل الزمني للموظفين.
• تتبع أعياد ميلاد الموظفين وتقديم المقترحات للاحتفال بها شهريًا.
• المشاركة بنشاط في تنظيم جميع أنشطة الموظفين.
• المشاركة بنشاط في الدراسة الاستقصائية لرأي الموظفين وتقديم مقترحات لتحسين وضع الموظف.
• التصرف في جميع المراسلات بين الموظفين خلال 48 ساعة.
المسئوليات الإنسانية (Human Responsibilities):


• إستقبال الزوار والمرشحين للعمل على نحو مهني، فضلًا عن ضمان تقديم الخدمة لهم على نحو سريع وكفؤ ومتكامل.
• تقديم المشورة لموظفي الفنادق حسب الحاجة في مجال التخطيط الوظيفي، ونقل الوظائف، والعلاقات بين الموظفين، والمتطلبات القانونية المتعلقة بالموظفين.
• تنفيذ برنامج فعال للعلاقات بين الموظفين والحوافز في الفندق.
• وضع وتنفيذ برامج لضمان أمن الموظفين وسلامتهم.
• نشر المعلومات المتعلقة بأنشطة الموظفين، وسياسات موظفي الفنادق، والإجراءات، وأي معلومات تتعلق بالعلاقات بين صاحب العمل والموظف.
• مسئولية ضمان روح الفريق وتحفيزة.
• تنسيق وتنفيذ الأنشطة الاجتماعية والرياضية والترفيهية للموظفين.


العلاقات (Relations):
• يقدم التقارير الى: مدير الموارد البشرية.
• يتفاعل مع الأفراد خارج الفندق، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، ممثلو استحقاقات الموظفين ومقدمي الطلبات، والمسئولين الحكوميين، وأعضاء المجتمع المحلي.
• ينسق المهام والأنشطة مع الإدارات الأخرى.


الاستبدال و المهام المؤقتة (Replacement and Temporary Mission):
يقوم بأداء المهام الاخري ذات الصلة والمشاريع الخاصه التي يكلف بها من قبل الرؤساء. وفي غياب مساعد مدير الموارد البشرية، يتولى إدارة شئون الموارد البشرية تحت إشراف مدير الموارد البشرية.


ولا يقصد من وصف الوظيفة هذا أن يكون قائمة شاملة بجميع المسئوليات، أو المهارات، أو الجهود، أو ظروف العمل المرتبطة بالوظيفة. والقصد منه تقديم وصف للعناصر الرئيسية الضرورية لأداء الوظيفة. فجميع توصيفات الوظائف عرضة للتغيير.
جاكرتا،


مدير شئون الموظفين: رئيس القسم: الموظف: