تشكيل اللجان الخاصة بالمشتريات

1-لجنة المشتريات/ البت

· تشكيل اللجنة

يتم تشكيل اللجنة من قبل مجلس الإدارة سواء من اعضاء الجمعية او من خارج الجمعية على أن يرأسها أحد أعضاء الجمعية ويكون على دراية وخبرة بالنواحة الفنية للمشروع والأصناف المشتراة. للجنة المشتريات ان تستعين بمن تراه مناسباً من ذوى الخبرة سواء فى الأمور المالية او الفنية أو القانونية. ويفضل أن تكون لجنة المشتريات منفصلة عن لجنة البت ( إذا أمكن ذلك ) · دور اللجنة

أ#- تعرض على اللجنة الأصناف المراد شراؤها ومواصفاتها الفنية بعد التأكد من عدم توافر الكميات المطلوبة بالمخازن.
ب#- اختيار الطريقة القانونية التى سيتم بها الشراء فى حدود المبالغ التى يتم بها الشراء وفى حدود لائحة المشتريات (المناقصة-الممارسة-الأمر المباشر).
ت#- فتح ملف لحفظ المستندات الخاصة باللجنة (عروض الأسعار- أمر الشراء- محضر البت).
ث#- اختيار العروض المناسبة للشراء طبقاً لأقل الأسعار والجودة الفنية.
ج#- عمل محضر بت ورفعه لمجلس الإدارة للموافقة والاعتماد واستخراج أمر الشراء.
ح#- عمل محضر فنى بمعرفة العضو الفنى المعين باللجنة لعرضه على لجنة البت وإرفاقه.

 2- لجنة الفحص والاستلام

· تشكيل اللجنة

يتم تشكيل اللجنة من قبل مجلس الإدارة ويشترط أن يكون اعضاء اللجنة من غير أعضاء لجنة المشتريات كما يجب أن يكون أمين المخزن عضواً باللجنة كما يكون أحد أعضاء اللجنة ذو دراية فنية بالشئ موضوع الفحص. · دور اللجنة

#أ- تقوم اللجنة بفحص الأصناف الواردة للجمعية وتقوم بمقارنة الأصناف الموردة بالمواصفات المبينة وتقوم بتحرير محضر مبياناً فيه الأصناف الموردة والمطابقة للمواصفات وتقوم برفع المحضر لمجلس الإدارة لإتخاذ اللازم #ب- فى حالة عدم مطابقة الأصناف الموردة بالمواصفات المبينة تقوم اللجنة بتسليم الأصناف الغير مطابقة للمواصفات للمورد وتقوم بعمل تقرير ورفعه إلى مجلس الإدارة لاتخاذ اللازم على أن يتم تحديد فترة أخرى للمورد لتوريد الأصناف المطلوبة- وفى حالة عدم الوفاء بالالتزمات تقوم الجمعية بالشراء على حساب المورد ويتحمل المورد فروق الأسعار فى حالة الزيادة. #ج- إذا حدث خلاف بين المورد ولجنة الفحص وذلك بعدم مطابقة الأصناف للمواصفات المبينة فى العقود – يقوم مجلس الإدارة بإنتداب فنى آخر للبت فى تلك القضية. #د- إذا وقع خلاف فى الرأى بين أعضاء لجنة الفحص يكون الرأى الأرجح للعضو الفنى طبقاً لما يراه من وجهة نظر فنية.