بالنسبة للقائمين بتوصيف محتوى الوظائف يعتبر وضوح العبارة تحدياً حقيقياً إذ يجب على هؤلاء أن يصفوا بدقة ما يقصدونه . ويرجع السبب في أهمية وضوح العبارة إلى أن الكثير من برامج تنمية الموارد البشرية يعتمد على الوصف الدقيق لمحتوى الوظائف.
وعلى سبيل المثال فإنه بالنسبة للتكليفات المكتبية المتعلقة بالتعامل مع النماذج والإستمارات يستخدم الفعل "يعالج مع" باستمرار في بيان النشاط فهل الفعل (يعالج – يتعامل مع) يعنى مراجعة البيانات الواردة بالنموذج من أجل الدقة أو إدخال البيانات بالنموذج أو نقلها إلى نماذج أخرى أو نقل النموذج إلى موظف آخر؟ ربما يعنى هذا الفعل قيام الموظف بمراجعة ما في النموذج من بيانات واتخاذ قرار أو إجراء بناء على تلك البيانات. ومن هنا يتضح لنا أن استخدام فعل الحركة الصحيح هو الذي يوضح للقارئ مايتم في كل وظيفة .
يغطي "تحليل الوظائف" عملية جمع كل المعلومات الملائمة عن وظيفة ما. ويقوم محلل الوظائف بكتابة التوصيف بعد استكمال "نموذج تحليل الوظيفة" . ويتطلب تحويل البيانات الخام عن الوظيفة إلى عبارات موجزة ودقيقة من الكاتب ، التفكير أولا فيما يريد أن يكتبه ثم في الكيفية التي يجب أن يصيغه بها. فإن النمط اللغوي المقترح (فعل حركة + مفعول به + السبب + الكيفية) يصبح الطريقة المثلى لكتابة ما تتضمنه الوظيفة من أنشطة.
(فعل حركة (كلمة) + مفعول به + كلمات أو مصطلحات تصنيف إلى الوصف = النشاط الذي تتضمنه الوظيفة).
وتعتبر بنية الجملة على هذا النحو هي النظام المتبع في كتابة توصيف الوظائف ، فحينما تبدأ الجملة بفعل حركة لضمير الغائب في زمن المضارع تكون مباشرة ودقيقة. والحقيقة هنا أن فاعل الجملة هو مسمى الوظيفة.
ولنعط مثالاً لذلك : في التوصيف الوظيفي لكاتب المرتبات والأجور نقول:
"يسجل ساعات العمل الفعلي"
وهذا في الشكل المختصر للجملة . أما في شكلها الكامل فانها تقرأ على النحو التالي:
" يسجل كاتب المرتبات والأجور ساعات العمل الفعلي"
ومن هذا فإن اختيار أكثر الأفعال ملاءمة لوصف العمل هو السر في الكتابة الدقيقة لما تتضمنه الوظيفة من أنشطة . وفي أغلب الحالات يستطيع الكاتب أن يستخدم أكثر من فعل حركة في بداية الجملة .
وإذا أخذنا هذه الخطوط الإرشادية في إعتبارنا يمكننا استخدام القائمة المرفقة من أفعال الحركة عند قيامنا بكتابة التوصيف الوظيفي .
وفي المرفقات ستجد ملف به قائمة من الأفعال المفيدة في الوصف الدقيق لمهام أية وظيفة ، مضافا اليها ترجمتها الى اللغة الانجليزية
رد مع اقتباس