الموضوع: كيف تتغلب على مقاومة التغيير ...استشارة هامة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
وردت الاستشارة التالية من احد الاعضاء المميزين بالمنتدى :

Dear Mr. Ahmed,

First of all, I would like to thank you very much for the valuable

information about the Management Human Resources that available in your forum.

I’m working in a government company which cares about (***********) and it called (*****************). This company is still operating under the government umbrella. As a preparation to privatize the company, the government decided to separate the

Our services from its responsibility and now all operation of the

services are under the supervision of the Authority for

(************). Now, the government has decided to fully privatize

the company.

Now, the Government and the board of directors have decided to fully

privatize the company. The government has giving us a period of 2 years to prepare the privatization strategy. As an HR & Administration Director, I will be responsible to prepare the HR and administration side ready for this change. However, our management, board of directors and employees are still have the government mentality and one of the challenge is to transfer the staff thinking from government into a commercial thinking (privatization).

Company’s Background:

- The company was incorporated as a closed joint stock company by articles of incorporation in February 2003, and in accordance with the commercial companies' law No. 4/47 of the country.

- The company is a wholly owned subsidiary of the (***************)with 99.99% shares and Ministry of (******************) (fully owned by the government).

- The company is a monopoly provider of (****************************) services to the Main Interconnected System in the north of the country.

- The company's operation commenced on 1st May 2005.

The Objectives of Privatization:

The objective of the Government is to privatize the (**************************) Company, through the ultimate sale of 100% of the Government’s

shares, within the existing market structure and regulatory framework and in a manner that best serves public interest and that minimizes the

Government’s future role in the Sector. A further objective of the

Government is to ensure that the process of privatization brings new

technology and expertise and world class management procedures to the

Sector and does so in a sustainable manner, maximizing the opportunity for the long term development of (*************) nationals.

Types of Employees:

In the company, we have two types of employees:

1- Transferred employees from the ministry during the first phase of

the privatization. Those have a government experiences only, and they are the majority in the company.

2- The new recruited employees. Those candidates have a private sector

experiences, and they are very few.

The majority especially all the transferred employees’ resist this change

because they have to learn something new. In many case there is not a

disagreement with the benefits of the new process, but rather a fear of

the unknown future and about their ability to adapt to it.

The Requirements:

The Board Members have requested me to do a strategy / plan on as the

following requirements.

- "set up the main roles of HR during the transition period

(privatization). Since already there is a huge resistance from the

employee for these changes, what the role that the HR department can play to improve the current situation.

- "What programs, values, motivation tools, initiative,

techniques, etc that can be used to reduce the employees’ resistance

for

this changes and to improve their thinking as well as to make them ready

and willing to change. As a government company, we have no initiative

programs since we are still implementing the government procedures. Now,

we are requested to design such program to be align with the privatization

requirements.

The completed Programs: Till now, I have completed the HR manual, HRMS, Structure of the

company, as also, we have started to implement the company's Balanced Scorecard

(BSC).

I will really appreciate your assistance and advice on preparing the above

requirements.

Thank you in advance for your advice,,

Kind Regards,,

Waleed.

* تقوم ادارة المنتدى بحذف اسماء الشركات حفاظاً على سرية المعلومات واحتراماً لرغبة البعض وعملا على نشر الموضوع للفائدة وعدم الاقتصار في الرد على صاحب الاستشار فقط.

وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
الاخ الكريم الاستاذ وليد
نشكرك كثيرا على كلماتك الرقيقة ونسأل الله تعالى أن يوفقنا لما فيه الخير والرشاد وبعد :

أولاً : طبيعة الموقف الحالي :

هذا الموقف الذي تمر به الشركة موقف استراتيجي دون شك . تتغير فيه رسالة الشركة وأهدافها وسياساتها كما يتغير أسلوب الادارة بشكل كامل

هذا الموقف الاستراتيجي بتطلب تعاوناً مباشراً بين ادارة الموارد البشرية والادارة العليا (مجلس ادارة الشركة ) للاسباب التالية :

1.ان الموارد البشرية تؤثر تأثيراً كبيراً في استراتيجية الشركة

2.أن توقعات واتجاهات الموطفين هامة جداً لادارة الموارد البشرية والادارة العليا (مجلس الادارة) له الدور الاساسي في تحقيق واشباع هذه التوقعات

3.ان تطبيق سياسات الموارد البشرية في مثل هذا الموقف الحرج من تاريخ الشركة يجب أن يكون بمشاركة الادارة العليا .

أي أنه لا يجب ترك ادارة الموارد البشرية وحدها لقيادة دفة التغيير بل يجب أن يتم التعامل مع هذا الموقف بالتعاون اللصيق والمباشر مع مجلس ادارة الشركة

فكل قرار يتم دراسته بالمشاركة مع مجلس الادارة وكذلك نتائج القرارات والاحتمالات الواردة وما الى ذلك.











ثانياً : انواع التغيير التي تواجه الادارة في مثل هذا الموقف :

التغيير في حد ذاته أنواع مختلفة منها التغييرات غير المخططة التي تحدث نتيجة التطور والنمو الطبيعي في المؤسسة ، واضطرارها للتعامل مع المتغيرات ومنها التغييرات المخططة التي تحدث من أجل أن تعد المؤسسة نفسها لمجابهة التغييرات المتوقعة . ومنها التغييرات المفروضة التي تفرض جبراً على العاملين ، وتسبب الإحباط وقد تزول بزوال الشخص الذي فرضها . ومنها التغييرات بالمشاركة تتم بمشاركة العاملين في التخطيط للتغيير وتنفيذه وهي أكثر استمرارية .
لذلك يجب أن تفعل التغيير بالمشاركة مهما واجهت من صعاب في هذا الأمر .فمشاركة العاملين تفرض عليك صعوبات كثيرة لكن نتائج هذه العملية أكثر استقراراً واستمرارية.

ثالثاً : لماذا يرفض العاملون التغيير :

رفض التغيير أمر طبيعي يحدث في كل الشركات والمجتمعات لذلك لابد وأن نتعلم كيف نتعامل في مثل هذا الموقف وأول خطوة لنتعامل بنجاح مع التغيير هي فهم لماذا يرفض العاملون التغيير . والتجربة العملية تبين لنا الاسباب التالية :

- الخوف من المجهول : حاول ايجاد السبل التي نقلل بها خوف العاملين من التغيير.

- تفضيل الاستقرار :بين للعاملين أن التغييرات الجديدة ايضا ستوفر لهم الاستقرار وستحقق لهم الفائدة المادية والعينية.
- فهم انتقائي لما سيحدث :بعض الادارات لا تنتهج الشفافية في التعامل مع العاملين وبالتالي لا يرى العاملون الامور واضحة مما يدفعهم الى التفسير أو الفهم الانتقائي للاحداث لذلك التزم الشفافية في عرض ما يحتاج العاملون الى فهمه .
- الوقت والموارد المتوفرة للتكيف : يظن البعض أنه لا يتوفر الوقت والموارد المطلوبة لتعلم أو اكتساب مهارات جديدة يتطلبها التغيير لذلك يجب أن توضح لهم أنه سيتم تخصيص الموارد اللازمة لهم ليتقنوا الاساليب الجديدة والمهارات التي يحتاجها الوضع الجديد وأنه سيجري اعتماد خطة تدريبية للعاملين بحيث يتعلموا الخبرات الجديدة


- احترام الأفراد والمهارات : من أكثر ما يقلق العاملين في الشركات في مواقف التغيير خوفهم من تهديد مكانتهم الوظيفية أو الاستهتار بما لديهم من خبرات لذلك يجب أن تؤكد للعاملين بأنهم من أهم ثروات الشركة وأن التغيير لا يعني الاستغناء عن خبراتهم ومهاراتهم كما لا يعني تهديد مكانتهم الوظيفية وأن ما سيجري هو تطوير للخبرات والمهارات التي يملكونها لتتوافق مع الوضع الجديد للشركة.
- الفوائد والحقوق : يخشى العاملون في الشركات في مواقف التغيير من تهديد الفوائد أو الحقوق التي يحصلون عليها لذلك أكد لهم انه لا مساس بحقوقهم وأن الوضع الجديد يكفل لهم مزيدا من الفوائد والامتيازات ويوفر الضمان اللازم لحقوقهم.

كيف تتغلب على مقاومة التغيير بالشركة :
اعتراف الإدارة العليا بالمشكلة .
بناء الثقة بين العاملين والإدارة العليا .
توسيع قاعدة المشاركة لإحداث التغيير .
عدم طلب المستحيل
تقديم الحوافز من أجل التغيير .
استخدام الدوافع الإنسانية مثل دوافع الإنجاز والتفوق والانتماء من أجل التغيير
اختيار الوقت المناسب لتطبيق خطة التغيير

ثانياً : الموارد البشرية في عملية التغيير :
تتأثر عملية التغيير بمستوى الموارد البشرية ومهاراتها وقناعاتها واستعدادها لعملية التغيير ، وهي في ذات الوقت تؤثر في تنمية وتطوير مهارات هذه الموارد البشرية كجزء من عملية التغيير نفسها ، وفيما يلي مناقشة لكلا الجانبين .

دور الموارد البشرية في التغيير :
إن عملية التغيير تنجح إذا اعتمدت إضافة إلى توفير التصميم المناسب والمؤسسة المناسبة على المشاركة الفعالة من قبل الفريق القادر على إدارة العملية بفعالية ومقدرة ، وقيام هذا الفريق بعملية التقويم الذاتي ، وإشراكه للعاملين ، وشرح الرؤيا المتوقعة من عملية التغيير .
وفيما يلي استعراض لبعض القضايا التي تساهم في تعزيز دور المورد البشري لإنجاح عملية التغيير

أ – الرؤية الواضحة والقيم والعوامل الأساسية لنجاح المؤسسة :
• تحديد الرؤية الواضحة والمفهومة للجميع توضح الهدف النهائي الذي تود المؤسسة الوصول إليه وتصبح هذه الرؤية هي الدليل الذي يهتدي به الجميع لتحقيق أهداف المؤسسة .
• تعتبر القيم التي تؤمن بها المؤسسة للوصول إلى أهدافها بنجاح هامة جداً لأن القيم تمثل الرغبة الداخلية في التطوير وتحقيق الأهداف والسلاح القوي للتنفيذ .
ب – الاختيار والترقية والتقدم الوظيفي :
• لا بد من وجود عملية متطورة لتحديد المهارات المطلوبة للوظائف الجديدة المصممة نتيجة عملية التغيير من خلال نظم اختيار وترقية تعكس هذه المهارات والكفاءات الجديدة .
• لا بد كذلك من إعادة التفكير في نظم الترقيات الحالية ، بحيث تعتمد الكفاءة والاستعداد والقدرة على التعلم كفريق معياراً للاختيار.
ج- العمل بروح الفريق :
يقصد بذلك العمل في ظل فرق عمل تتحلى بالقدرة على الإدارة الذاتية ، ويتصف هذا الفريق
بما يلي :
• التمتع بروح عالية من المسئولية في عرض وتحليل المشكلات واتخاذ القرار
• تحديد دور كل عضو في الفريق وتوقعاته من زملائه
• تشمل الفرق كافة الإدارات والأقسام والذين يرتبطون بعمل يؤثر كل في الآخر .
• المهارات المتعددة للموظف حيث يتم إدماج بعض الوظائف والمهام مع بعضها البعض .

د – بناء القيادة الرائدة : ـ
• ضرورة توفر قيادة واعية وبصفات مميزة ، إذ أن قناعة واستعداد القيادة يعتبر خطوة أساسية نحو التغيير، ولا بد من تعزيز القيادة .
• القدرة على بناء الثقة بين العاملين .
• القدرة والشعور بالانتماء
• مفهوم الكل شريك
• تقديم النصح للعاملين وتدريبهم وتنمية قدراتهم .
هـ - إدارة وتقييم الأداء :
- إن التغييرات المطلوبة في البنود السابقة تترجم جميعاً إلى مسئوليات جديدة ومهارات جديدة ، ونظام فعال لإدارة وتقييم الأداء في المؤسسة ، الأمر الذي يساعد على ترجمة خطط التغيير إلى خطط عمل حقيقية وواقع عملي ومسؤوليات واضحة .
- لذلك المطلوب تغيير مفاهيم نظام تقييم الأداء القديم الذي يعتمد على موعد سنوي محدد لتقييم أداء العاملين والذي يتم بواسطة المدير الذي يعمل معهم مباشرة .
- في ظل التغيير ، حيث يقوم العاملون بالعمل مع مختلف المتخصصين وأعضاء فرق عمل مختلفة داخل وخارج المؤسسة ، لابد أن تتم عملية التقييم من خلال مختلف المصادر ، ويلعب المدير في ظل هذا الوضع الجديد دوراً أقل من دوره في الماضي لتقييم العاملين ، فهو يساعدهم في فهم وترجمة ماهية تقييم الأداء .
- لا بد في ظل هذا المنهج أن يؤكد نظام إدارة وتقييم الأداء الجديد على المهارات والسلوكيات وأنماط الإدارة .

اعتماد برامج تدريبية للمهارات والخبرات التي يتطلبها التغيير : وهذه المشكلة التي اشرت انت اليها باختلاف الخبرات والعقلية بين الغالبية العظمي من العاملين اصحاب العقلية الحكومية والعدد القليل من اصحاب الخبرات بالمؤسسات الخاصة واعلم أن الماديات تتغير بمعدل أسرع كثيراً من تغير الأفكار

تهدف برامج التدريب هنا الى نقل الخبرات الجديدة الى هذه الاغلبية حتى تتوافق وتتسق مع متطلبات التغيير.

أدوات تساعدك في ادارة التغيير :

اولا : استخدام نظام مكافأت وحوافز مرنفهي من اكثر المحركات التي تساعد على احداث التغيير فانت كقائد يجب ان تفعل هذه النقطة وتشجع فريق عملك وتعترف بمجهودهم وتدرس اثر تلك الحوافز على اتجاه التغيير

لنظام الحوافز ايضا دور ادخال عنصر الامـــان على فريق عملك وانه محل رعايه منك كقائد



ثانيا : اجعل التغيير سهلا ومريحا 1-كن على صله دائمة بالآخرين من أعضاء الفريق

2-تحرى أصحاب الهمم الضعيفة وحسسهم بأنك تشعر وتحس بهم وذكرهم بالفوائد التي سيحصلون عليها ، قم بتعظيم الفائدة وتصغير سلبيات التغيير
3-أطلع التابعين على النجاحات وان كانت بسيطة
4-كن قوياً وواثقاً جداً في خطابك واجتماعاتك ومتأكد جداً من أن التغيير يحقق الهـــدف
5-خذ... تجربة من الماضي ..قامت فيها المنشأة بتغيير وواجهوا صعوبة ثم نجحوا في تحقيق الهدف
6-اعتمد الثناء (( م ..ن.. هـ.. ج..اً )) تحفز بــه الآخرين وتخفف من ألم التغيير
ثالثا ً :بــث روح التفاؤل والمرحإثارة روح النفاؤل والمرح بين اعضاء فريقك متى ما وجدت الوقت المناسب

فإثارة المرح بين أعضاء فريق العمل ... تعمل لصالح التغيير
خامسا ً : استخدام الاستقصاءات والاستبيانات التي تتعرف من خلالها على مشاعر العاملين واتجاهاتهم

تتوفر لدينا نحن العاملين بادارة الموارد البشرية عدد من الاستقصاءات والاستبيانات التي تكشف للمدير مشاعر العاملين واتجاهاتهم ويمكنك الاعتماد عليها بصفة دورية اشهر هذه الاستقصاءات استقصاء الرضا الوظيفي للعاملين.

هذه السطور حاولنا من خلالها إلقاء الضوء بشكل عام على طبيعة الموقف الحالى وطبيعة الدور الواقع على ادارة الموارد البشرية.

الا انك اثناء التطبيق العملي غالبا ما ستواجه مشكلات متعلقة بجانب معين من الجوانب العملية. لذا نلتمس منك التواصل معنا باستمرار لمناقشة هذه المشكلات بشكل مفصل ومركز.



هدانا الله واياك لما يحب ويرضى

ووفقك الله وسدد خطاك

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

جزاك الله خيرا على هذه المقالة الر ائعة
التي تشيد بأهمية التغيير وكيفية تتطبيه بطريقة سليمة

المشكلة ليست في عملية التغيير ان كانت لاجل هدف معين بالنتيجة يخدم المنشاءة والعاملين فيها. انما المشكلة في الاساليب التي يتبعها الموظف الذي يقود عملية
التغيير وكذلك في العاملين في المنشاءة حيث ان هناك الكثير يتخوفون من التغيير لاسباب عديدة .عليه فان عملية التغيير يجب ان تتم على اسس علمية وبعد دراسة مستفيضة وكذل الاختيار الناجح لعناصر قيادة التغيير ووضوح الرؤية والشفافية وتقديم ضمانات للعاملين. لتبعدهم من شبح الخوف من العملية