الموضوع: نصائح مساعدة لكاتب الرسالة الإدارية والتقرير

نصائح تساعدك على الكتابة
• اكتب أي فكرة ترد إلى ذهنك فور ورودها على أية ورقة لديك، ولا تفترض أنك ستتذكر الفكرة فيما بعد.
• فكر بصوت مرتفع، واطرح رأيك أو فكرتك أو تحدث عنها لزميل لك، أو لقريب ذي رأي وخبرة، واستعمل آلة تسجيل إذا تطلب الأمر، وسجل مرئيات الآخرين حول فكرتك.
• أجب على الأسئلة الآتية:
 عن أيّ شيء أكتب؟ ما الهدف؟
 ماذا أريد من القارئ أن يفعل بشأن ما أريد كتابته؟
 ماذا أريد من القارئ أن يعرف لكي يتفاعل بإيجابية؟
 كيف يمكن أن أقنع القارئ؟
• حدد النقاط الرئيسة التي ترغب في كتابتها.
• استخدم مفاتيح الأسئلة الآتية لتحصل على إجابات وافية:
 مـن؟
 مـاذا؟
 متـى؟
 أيـن؟
 لمـاذا؟
 كيـف؟
• اكتب المقدمة بعد كتابة كلِّ ما يتعلق بالتقرير، إذا عجزت عن كتابتها قبل ذلك.
• لا تحاول أن تكتب تقريرك بصيغته النهائية من المرة الأولى، يجب أن يكون هدفك تسجيل أفكارك وما يخطر على بالك، بغض النظر عن النواحي اللغوية أو النحوية أو تراكيب الجمل، وثق تماماً أن الصياغة الجيـدة تأتي فيما بعد.


نصائح لإقناع القارئ بكتابتك
• فسّر شيئاً جديداً أو غير مألوف للقارئ بمقارنته مع شيء آخر قديم يعـرفه القارئ. مثال: قارن مواصفات نموذج جديد مقترح على الحاسـوب مع نموذج ورقي آخر مستخدم حاليا، وبيّن للقارئ كيف يمكن أن يخدمه النموذج الجديد.
• استخدم الأدلة والشـواهد، ومن ذلك:
 الإحصائيات.
 الرسوم البيانية.
 الأنظمة والقوانين والتعليمات.
 أقوال الخبراء بالإشارة إلى مصادرها من الكتب والمجلات.
 تعريفات قانونية رسـمية.
 عـروض واقعيـة.
• لا تفترض أن الأدلة غير ضرورية لأن القارئ يعرفها، إن تدعيم كتابتك بالأدلة يجعل من الصعب على الآخرين عدم الاتفاق مع النتائج التي توصلت إليها.
• تجنب استخدام الكلمات المجردة مثل: أفضل، وأسـرع، وأكثر فائدة، وكثيراً، وقليلاً، من الأفضل أن تقول: إن النموذج الجديد على الحاسوب سيوفر على كل مواطن ساعتين من وقته، بدلاً من أن تقول: سيوفر وقتاً كثيراً. وإذا لم تتوفر لديك المعلومات الدقيقة لا تكتبها خوفاً من أن تصبح موضع جدل وتقلل من قيمة كتابتك.
• صمم كتابتك للقارئ وليس لنفسك، استعن برؤوس الموضوعات ورؤوس الموضوعات الفرعية، اجعـل الانتقال من فقرة إلى أخرى ومن موضوع إلى آخر عملية سهلة.
• اجعل تقريرك سهل القراءة والاستيعاب، وابتعـد عن الفقرات الطويلة، اعمل قوائم بالبنود الواضحة وأعطها أرقاماً.
• وضح العلاقات باستخدام خرائط التنظيم، خرائط تدفق العمل، وإظهار النسب المئوية على شكل جداول إحصائية، أو الصور.
• أنْهِ تقاريرك ورسائلك التي تزيد على صفحة واحدة بملخص لأهم النقاط وإعادة ذكر الهدف؛ لأن النهاية يجب أن تذكر القارئ بأسباب الكتابة.

عبارات تكتب في حالات متنوعة
• عندما يكون هدف الكتابة توصيل المعلومات لمن يشغلون المناصب الإدارية العليا وإعلامهم بما تم بالنسبة لموضوع معين أو مسألة معينة، في هذه الحالة تنتهي الكتابة بعبارة: (رجاء التكرم بالعلم).
• عندما تقترح الكتابة المرفوعة إلى الإدارة العليا أو الوسطى حلاً للمشكلة التي يعرضها، في هذه الحالة تنتهي الكتابة بعبارة: (رجاء التكرم بالإطلاع والموافقة).
• عندما تهدف الكتابة إلى اتخاذ إجراءات ضرورية من قبل الرئيس تنتهي الكتابة بعبارةرجاء التكرم بإجراء اللازم أو الإيعاز بإجراء اللازم).
• عندما تهدف الكتابة إلى الحصول على توجيه أو إبداء رأي من الرئيس ينتهي بعبارة: (رجاء التكرم بالتوجيه أو إبداء الرأي).

أمور على الكاتب أن يتجنبها
• فيما يتعلق بالحقائق:
تجـنب:
1. المبالغة عند عرض الحقـائق.
2. إساءة تفسـير الحقـائق.
3. إلغـاء أو حذف الحقـائق أو بعض أجزائها.
4. عدم التمييز بين الحقـائق والآراء.
5. التناقـض بين الحقـائق.
6. الاستنتاجات التي لا تدعمها الأدلة والبراهين.
• فيما يتعلق بطريقة العرض:
تجنب:
1. عدم الاتساق في الترتيب وطريقة العرض.
2. تضمين الفقرة تفاصيل مضجرة ومملة أو لا علاقة لها بالفقرة.
• فيم يتعلق بأسلوب الكتابة:
تجنب:
1. الغموض، والجمل التي يتطلب فهمها إعادة قراءتها.
2. الجمل التي يؤدى تتابعها بشكل معين إلى إيجاد فهم خاطئ أو غير مقصود مثل (تغيب السيد / ……….. عن حضور الاجتماع. وكان الاجتماع ناجحاً ومثمراً). فربما فهم منه أنّ نجاح الاجتماع كان بسبب غيابه.

قائمة تفقدية للتأكد من فعالية الكتابة
المرحلة الأولى:
1. هل يعكس العنوان محتويات الكتابة؟
2. هل تمت الإشارة إلى مصادر المعلومات المكتوبة؟
3. هل تحتوى الكتابة على جميع العناصر المطلوبة؟
4. هل تم تحديد الهدف وحدود الكتابة منذ بدايته؟
5. هل تمت معالجة جميع المظاهر التي تمت الإشارة إليها في المقدمة؟
6. هل النتائج مبنية على الملاحظات والوصف / المناقشة؟
7. هل تمت الإشارة إلى التوصيات بوضوح وتم ترقيمها؟
8. هل تم تنظيم الأقسام المختلفة للتقرير بشكل منطقي؟
9. هل يوجد تكرار لا داعي له؟
10. هل العناوين الرئيسة والفرعية وأرقام الصفحات متماشية مع صفحة المحتويات؟
11. هل وردت الرسوم التوضيحية بالتسلسل حسب ورودها في المتن؟
12. هل تمت الإشارة إلى كل رسم توضيحي مع المتن؟
13. هل تضمنت صفحة المصطلحات جميع المصطلحات التي وردت في الكتابة؟
14. هل تم ترقيم الصفحات بشكل صحيح؟
15. هل يظهر التقرير بشكل عام أنيقا وجذاباً.
المرحـلة الثانية :
1. هل لغتك المستخدمة في الكتابة تتلاءم مع ثقافة وخبرة الفئة المستهدفة؟
2. هل كل فقرة تتعامل مع فكرة واحدة محددة؟
3. هل استخدمت كلمات متعارف عليها ومحددة؟
4. هل تخلو كتابتك من الأخطاء اللغوية الإملائية والترقيم؟
5. هل تأكدت من أن جميع الحقائق والأشكال والتواريخ والمراجع والمواقع صحيحة؟

عبارات تقليدية غير مستحبة
• تجدون برفقه
• نرفق لكم طيه
• للمعلومية والإحاطة
• نود إحاطتكم علما بأننا
• شاكرين لكم سلفا
• قد جرى العلم بمضمونها
• بالإشارة إلى خطابكم
• ردا على خطابكم
• وتشير سجلاتنا إلى
• ولغاية إعداد هذا الخطاب
• برجوع البريد
عبارات مستحبة
• شكرا لكم على
• يسعدنا الإشارة إلى
• يسرنا الإحاطة بـ
• يشرفنا أن نرفق لكم ...
ونحو هذه العبارات التي تحتوي على كلمات تدلُّ على التواضع وحسن التعامل، وتبتعد عن العبارات الثقيلة الفارغة من الإحساس.