الموضوع: كتابة التقارير (5 ) العلاقة بين التقارير والاتصالات
كتابة التقارير (5 ) العلاقة بين التقارير والاتصالات
يمكن أن ننظر إلى التقارير في ضوء ما سبق على أنها وسيلة لنقل المعلومات والبيانات والقرارات بين الجهات المختلفة أما شفهيا وأما تحريريا، وبالتالي فهي وسيلة إدارية للاتصال، ولدتها الحاجة لدى أول مدير وجد إن العمل قد لا يكون ممكنا باستمرارية أن يعمل مرؤوسيه تحت بصره مباشرة لذلك كان لابد من وسائل اتصال بديلة لنقل البيانات من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى للتنظيم القائم .
هذا إلى جانب ضرورة رجوع الوحدات الواقعة على المستويات الأدنى إلى تلك التي تعلوها . ولما كانت عملية الرجوع هذه قد اعتمدت على التبليغ الشفهي في البداية فقد استحالت تبعا لتطور المنشآت وزيادة حجمها، وبالتالي ظهرت الحاجة إلى التقارير المكتوبة .
فالتقارير هي البيانات والمعلومات التي يجمعها المدير عن عملية المرور والملاحظة والمحاسبة وتبادل الآراء عن طريق الاتصال الشخصي بالقائمين بالتنفيذ ومن خلال الوجود الفعلي في مواقع التنفيذ وعن طريق المواجهة المباشرة للمواقف والمشاكل .
لذلك فأصل التقارير أنها تبليغات شفوية أو رسائل من المرؤوسين عن سير التنفيذ وموقفه .
فكلما اتسعت قاعدة التنظيم نتيجة اتساع نطاق العمل ظهرت الضرورة إلى توزيع العمل بين عدد أكبر من الإدارات والوحدات على نفس المستوى وكلما زاد المستوى الواحد عن حد يعجز نطاق الإشراف عن تغطيته تعددت المستويات الإدارية وكلما تعددت المستويات الإدارية تعقدت عملية الاتصال نتيجة طول المسافة التي تقطعها البيانات من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى، وبالتالي قد يصعب أو يستحيل أن تتم عملية الاتصال بالكامل عن طريق الاتصال الشخصي المباشر .
ومن هنا كانت أهمية التقارير كوسيلة للاتصال بين المستويات الإدارية الأعلى والأدنى لخدمة وظائف التخطيط والرقابة وأصبحت التقارير تستخدم فعلا في قياس نتائج التشغيل ومستوى الإنجاز وفي الرقابة وفي توفير البيانات اللازمة للتخطيط الطويل الأجل وفي جدولة العمليات الجارية وللمراجعة الداخلية اللازمة للتحقق من سير العمل للسياسة المرسومة ونظم التنفيذ المقررة ولتسهيل التنسيق بين العمليات المنفصلة من حيث المواقع الإدارية للتنفيذ كما تستخدم التقارير لتسجيل التطورات والأحداث والبيانات التي قد يلزم الرجوع إليها في المستقبل .
هذا وقد تزايدت أهمية التقارير كأحد أدوات الاتصال الإدارية بعد تزايد نسبة الاستشارين في هياكل القوى العاملة في المنشآت الحديثة .
مما تتطلب وجود نظام رسمي متكامل للاتصالات الرسمية قائم على التقارير بأنواعها المختلفة كوسيلة فعالة لنقل المعلومات من مرسل إلى مستقبل لأحداث أثر معين هو المساعدة على إنشاء واقعة معينة تتعلق بوظائف المنشأة أو وظائف الإدارة .
بل ويمتد أثر التقارير إلى قياس الأثر نتيجة الرسالة التي حملتها التقارير، عن طريق إعداد تقارير خاصة بردود الأفعال التي أحدثتها المعلومات والبيانات التي انتقلت أو تلك النتائج التي أحدثتها القرارات التي اتخذت ونفذت بناء على التقارير التي قدمت .
كما تتزايد الحاجة أيضا إلى التقارير كوسيلة للاتصالات العرضية بين الإدارات الواقعة على نفس المستوى الإداري تسهيلا لعملية التنسيق بينها بدلا من أن ترفع كل هذه البيانات من مختلف الإدارات إلى إدارة واحدة تكون مركز توزيع واستلام لهذه البيانات مما
يزيد عبء التفاصيل على الرئاسات ويعقد ويعوق سير العمل .
لو نظرنا إلى التقارير من زاوية الهدف التي تسعى إلى تحقيقه ( وهو المساعدة على اتخاذ القرار الرشيد ) سنجد أنه يمكن تصنيفها إلى :
1 ـ تقارير تؤدي أو تساعد على إنشاء وقائع وأحداث جديدة في... (مشاركات: 15)
القرار هو العزم على فعل معين أو الأعراض عنه أو الأمر به أو النهي عنه وقد نصل إلى هذا العزم بعد استعراض مجموعة من البدائل ودراستها من كافة جوانبها واختيار البديل المناسب أو الأمثل وهو الذي يمثل... (مشاركات: 6)
لما كان التقرير في ضوء ما سبق يمثل مستند أو وثيقة تتناول بالفحص مشكلة ما بغرض نقل المعلومات أو إظهار حقائق وبيانات ثم يقدم أفكار وآراء ووجهات نظر جديدة ومقترحات وتوصيات بنيت على الحقائق والبيانات... (مشاركات: 6)
السجلات ما هي إلا مخازن للمعلومات والبيانات التي تتعلق بالأحداث والوقائع التي تمر بها الوحدة الإدارية أو المنشأة نتيجة تفاعل مكوناتها داخليا أو تلك التي تتعرض لها نتيجة تعاملها مع البيئة الخارجية (... (مشاركات: 3)
ولكن ما هو موقع التقارير من الإطار العام والنظام الكلي للمنشأة أو الوحدة الإدارية ؟ فإذا كان النظام الكلي للمنشأة يمثل مزيجا مقننا من عوامل الإنتاج التي تتمثل في المواد، أو الآلات، والأموال،... (مشاركات: 1)
دورة TOT هي دورة تدريب المدربين وتهدف الى أن تغطي كافة المراحل التي يمر بها المدرب خلال تدريبه، بداية من المستوى النفسي والحالة الشعورية التي يعيشها المدرب، من مشاعر القلق والخوف والارتباك التي تلازمه في بداية كل تدريب، وكيفية كسر هذه الحواجز النفسية وبدء التفاعل السليم مع المتدربين. وعلى المستوى العلمي تتيح هذه الدورة مجموعة من نماذج التدريب العلمية للمدرب مثل ( نموذج كولب – نموذج مك كارتي – نموذج الأنظمة التمثيلية – نموذج هيرمان). وعلى المستوى العملي توفر هذه الدورة مجموعة من الوسائل والتطبيقات الإلكترونية التي تساعد المدربين في تنفيذ التدريب عن بعد باحترافية وسهولة.
تغطي دورة مهندس الجودة المعتمد كافة أسس ومباديء نظام إدارة الجودة طبقًا للمواصفة القياسيةISO 9001/2015 ، كما تتناول شرح البنية التحتية لمنظومة الجودة، وكيفية استخدام أدوات رقابة الجودة، والتعرف على مؤشرات الأداء الرئيسية ومنهجيات تحسين نظم وعمليات الجودة، بالإضافة إلى المراجعات الداخلية طبقًا للمواصفات الدولية ISO 19011/2018.
برنامج تدريبي يشرح التحول الرقمي في المؤسسات واسباب التحول الى الحوسبة السحابية وتطبيقات الحوسبة السحابية ومزاياها للشركات ومميزات برامج إدارة الموارد البشرية السحابية وبرمجيات إدارة الموارد البشرية
برنامج تدريبي حول الاستدامة في مجال ادارة العقارات يشرح معنى الاستدامة وتطبيقاتها في المجال العقاري وما هو البناء الاخضر والبناء الذكي وأنواع الطاقة والطاقة البديلة والطاقة الخضراء مع ورش عمل ونماذج تطبيقية
دورة الاسعافات الاولية من الدورات الهامة التي يجب عليك الالتحاق بها أيًا كان عمرك وأيًا كان عملك، فمعرفتك بمبادئ الإسعافات الأولية الأساسية ليس هاما فقط على المستوى الشخصي، بل قد تكون السبب في انقاذ حياة شخص آخر، وستدفعك للتصرف بشكل سليم وبثبات انفعالي في المواقف والحوادث والإصابات المفاجئة، والتي تحدث بين الحين والآخر وتحتاج منك الى حكمة في التصرف ما قد يكون سببا في انقاذك او انقاذ الآخرين.