كما سبق أن ذكرنا إن كتابة التقرير تعتبر صورة خاصة من الاتصالات الكتابية فهي النافذة التي يطل فيها القارئ على محتويات الدراسة، فإذا ما أحسن معد التقرير كتابته وتبويبه كان ذلك عاملا مساعدا على التشويق بما جاء فيه وتفهمه والعمل به .



وكما هو الحال في كل الكتابات العلمية من الواجب الاهتمام بعدة قواعد أساسية عند إعداد التقرير :



1 ـ وضوح العناوين فالعناوين المعبرة تعكس فهما حقيقيا من معد التقرير للموضوع الذي يتناوله .


2 ـ أن تكون النتائج محددة ولا يترك للقارئ استخلاصها .


3 ـ أن ترتبط المقدمات بالنتائج والفقرات التي يتكون منها التقرير ببعضها في بناء متكامل .


4 ـ الوضوح .


5 ـ سهولة القراءة والفهم .


6 ـ الدقة .


7 ـ الإيجاز .



وكل هذه المحددات قد يكون من الصعب الوصول إليها، ولكن ببذل قدر من المجهود في إعداد وكتابة التقرير وتأكد أن الجهد المبذول في كتابة التقرير يوفر من الجهد اللازم لقراءته .