الموضوع: استشارة متخصصة - ارتفاع عدد الاستقالات بالشركة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

" اشكر فريق العمل بالمنتدى العربي الذي أمدنا بالكثير والكثير من المعلومات والأدوات التي أفادتنا كثيرا في حياتنا العملية ولي استفسار ارجو أن يتسع صدركم له وهو كالتالي :

أعمل بشركة قطاع خاص بمصر أخصائي إدارة الموارد البشرية وقد لاحظت أنا وجميع العاملين بالشركة من موظفين ومديرين لاحظنا ارتفاع عدد الاستقالات التي تمت في فترة وجيزة ولا نعرف لماذا كل هذا العدد من الاستقالات مع أنني تحاورت مع الموظفين الآخرين بالشركة ولم يتبين لنا وجود مشكلات تدفع العاملين الى الاستقالة وترك العمل.
ما أقلقني أن هذا الأمر مستمر منذ شهور ولم يتوقف مع أننا توقعنا أن هذه الاستقالات ربما مرحلة وقتية وستمر بسرعة
زيادة عدد الاستقالات سبب لنا عدد من المشكلات التي لم نكن نتوقعها أهمها أننا أصبحنا في حاجة الى شغل الوظائف التي تركها أصحابها في أسرع وقت ممكن مما دفعنا الى الاستعانة بوكلاء التوظيف المتخصصين وعمل عدد من الاعلانات المكلفة لنسد هذه الفجوة التي حدثت فجأة
ولذلك أرجو منكم المساعدة في حل هذه المشكلة بارك الله فيكم
وأرجو الرد سريعاً "
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الاخ الفاضل عبد القادر
وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
وجزاك الله خيرا على كلماتك الطيبة ونسأل الله ان يوفقنا لما فيه الخير والرشاد
أخي الكريم هناك عدد من النقاط التي يجب أن نشرحها أولا تم نتناول طريقة الحل
النقطة الاولي أنك قلت "مع أنني تحاورت مع الموظفين الآخرين بالشركة ولم يتبين لنا وجود مشكلات تدفع العاملين الى الاستقالة وترك العمل"
وهذه الخطوة ليست جيدة لسببين :
الأول أنك بذلك قد تؤكد نظرة الآخرين بالشركة الى ان الوضع الحالي سيء وهو ما يشعرهم بعدم الأمان وبالتالي تتولد لدينا مشكلة جديدة لدى الموظفين الباقين في العمل.
الثاني : أنه يجب أن تناقش اسباب الاستقالات مع الموظفين المستقيلين وهذه الخطوة تأخذ عدد من المسميات والأشكال فقط تكون في شكل مقابلة مع الموظف المستقيل تسمى مقابلة الخروج وقد تكون في شكل استبيان/استبانة/استقصاء يحتوى على عدد من الاسئلة التي نطلب من الموظف الاجابة عنها لتحدد لنا ما السبب الحقيقي وراء ترك الموظف للعمل ونسجل نتائج المقابلات أو الاستبانات في سجل خاص ونبدأ في تحليل هذه الاسباب ونقف على اكثرها تكررا داخل الشركة ونبدأ في وضع خطة العلاج
النقطة الثانية : تقول في سؤالك
"ما أقلقني أن هذا الأمر مستمر منذ شهور ولم يتوقف مع أننا توقعنا أن هذه الاستقالات ربما مرحلة وقتية وستمر بسرعة "
فأنت على أي شيء بنيت هذا التوقع أخشى أن يكون مجرد تخمين لا يقوم على اساس علمي
وأحذر الاعضاء الكرام من الوقوع في مثل هذا الخطأ الذي يبدو بسيطا الا انه قد يدفع الشركة الى حالة بالغة السوء
فلا ينبغي أن نبني عملنا على التوقعات الغير مدروسة وهناك عدد من الادوات واساليب التحليل الاحصائي التي تساعدنا في الوصول الى الاحتمالات العلمية لكل مسألة
لأن التخمينات والتوقعات لن تزيد الأمر الا سوءاً
النقطة الثالثة : قلت ان زيادة عدد الاستقالات سبب لك مشكلة تتمثل في الحاجة الى شغل هذه الوظائف الشاغرة بأسرع وقت ممكن وأنا أتفق معك في الرأي الا أنني أنبه على ضرورة وجود خطة تدريب سريعة للموظفين الجدد تقدم لهم بشكل مكثف وعملي كل ما يدعمهم للقيام بمهام وظائفهم.
اردت في السطور القليلة الماضية أن الفت انتباهك الى هذه النقاط الهامة والحيوية
والآن تتساءل ما الحل لهذه المشكلة :
أولاً : يجب عليك استخدام استقصاء/استبيان/استبانة ترك العمل المرفقة (وهي من اعداد فريق العمل بالمنتدى العربي لادارة الموارد البشرية ) لتجميع المعلومات الدقيقة حول اسباب الاستقالات
ثانيا :قم بالاتصال بالموظفين الذين تركوا العمل واطلب منهم الاجابة عن اسئلة الاستبيان ويمكنك ارسالها لهم عن طريق البريد الاليكتروني للتسهيل عليهم (فقد لا يستجيب البعض للحضور الى الشركة)
وقد يرفض البعض المشاركة في هذا الأمر وبالتالي يمكنك طرح اسئلة الاستبيان اثناء التحدث في التليفون بحيث لا تبدو مباشرة ويأتي الرد عليها في سياق الحديث
لذلك كن مستعدا بنموذج فارغ من الاستبيان وحاول تسجيل الاجابات عن الاسئلة من خلال المكالمة التليفونية.
رابعا عند الحصول على نسبة لا تقل عن 70% من استبيانات العمال تاركي الخدمة قم بحصر وتحليل اجاباتهم لترى الاسباب المشتركة التي دفعتهم الى ترك العمل
وكن صريحا مع نفسك ومع الادارة وضع وصفا دقيقا لكافة المشكلات التي ذكرها العاملون تاركي العمل
وتتنوع اسباب تك العمل كما ستري فقد يكون السبب مشكلة تتعلق بالمشرف أو الادارة أو مهام الوظيفة نفسها أو اسباب خارجية كظهور منافسين اقوياء تمكنوا من تقديم عدد من الامتيازات العينية التي تفوق ما تقدمه شركتك.
خامسا : استخدم الاسلوب الاحصائي في تحليل معدل دوران العمالة على مستوى الادارات أو الاقسام او الفروع وسجل معدلات الدوران هذه في سجل خاص وقم بتحديثه دورياً (شهرياً غالباً)
ويمكنك الاستعانة بالحاسبة الادارية (بالمنتدى العربي لادارة الموارد البشرية ) التي تقوم باحتساب معدل دوران العمالة واعطاءك تقريربذلك
وفور الحصول على نتائج الحاسبة الادارية برجاء ارسالها لنا لنتبين معك خطة العلاج المقترحة ولنناقش الأمر سوياً
مع العلم بأن هذه الخطوات لا اقصد بها علاج المشكلة الحالية فقط بل يجب القيام بها دائما للحفاظ على بيئة عمل جاذبة وليست طاردة

وفقنا الله واياكم
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

بارك اللة فيكم... وجزاكم كل خير