الموضوع: كيف يمكنني رفع اهتمام العاملين بشركتي بالمهام التي أكلفهم بها

بسم الله الرحمن الرحيم
اود أن اطرح السؤال التالي على السادة اعضاء فريق العمل بالمنتدى وأملي أن أجد الدعم الذي تعودنا عليه عند تقديم أي سؤال
كيف يمكنني رفع اهتمام العاملين بشركتي بالمهام التي أكلفهم بها
وحتى يكون السؤال واضحاً أعرض عليكم المشكلة التي اعاني منها
عند تكليف أحد الموظفين بأداء مهمة معينة تظل هذه المهمة معلقة لديه وعند متابعته للوقوف على ما تم من هذه المهمة دائما ما تكون هناك اعذار تتعلق بالموظفين الآخرين فعلي سبيل المثال
قمت الاسبوع الماضي بتكليف أحد الموظفين بإعداد حصر أو احصائية تحدد حجم الانتاج الخاص بالشهر الماضي
وانتظرت أياماً ولم يبلغني بأي شيء وعند الاستفسار منه أوضح أن البيانات التي يحتاجها لاعداد الاحصائية عند الموظف س وأنه يتابع مع هذا الموظف للحصول على هذه المعلومات
وأعلم أن هذا الموظف صادق في كلماته وليست هذه حجج ولكن بالفعل هذا الأمر يتكرر كثيرا داخل الشركة
فكيف يمكنني جعل العمل يسير بكفاءة أعلى من ذلك وجعل الموظفين ينجزون اعمالهم بسلاسة وانتظام .

وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
الأخ الفاضل
نعلم جميعا ان لكل مشكلة ادارية ولكل جانب سلبي أو نقطة ضعف داخل الشركة عدد من الظواهر التي تكشف لنا ماهية هذه المشكلة أو نقطة الضعف
لذلك يعد اسلوب الملاحظة من أهم الاساليب التي يعتمد عليها المديرين للتنبؤ بالمشكلات التي قد تعاني منها الشركة على المدى البعيد أو حتى على المدى القصير
لذلك سنستخدم هذا الاسلوب في محاولة لـتحديد المشكلة التي تمر بها شركتك وذلك في عدد من المراحل كالتالي :
أولاً :حصر هذه الظواهر
ثانياً : تفسيرها وربطها بأسبابها
ثالثاً : اقتراح الحل المناسب
رابعاً : البدء في تطبيقه
خامساً : تقييم النتائج
ولنبدأ معا في تحليل المشكلة :
أولاً : حصر الظواهر الخاصة بالمشكلة :
أقتطع من استشارتك الكلمات التالية التي سيكون لها أثر كبير في تحديد المشكلة :
1. عند تكليف أحد الموظفين بأداء مهمة معينة تظل هذه المهمة معلقة لديه
2. وعند متابعته للوقوف على ما تم من هذه المهمة دائما ما تكون هناك اعذار تتعلق بالموظفين الآخرين
3. وانتظرت أياماً ولم يبلغني بأي شيء
4. وعند الاستفسار منه أوضح أن البيانات التي يحتاجها لاعداد الاحصائية عند الموظف س

ثانياً : تفسير الظواهر وربطها بأسبابها :
· عدم وجود خطة زمنية محددة لكل مهمة وهو ما يتضح من النقطة رقم (3)
لأنه حسبما ذكرت فإنك انتظرت أياماً ولم يبلغك بشيء فأين الخطة الزمنية لكل مهمة فلا يصح ان يكلف المدير موظفيه بالمهام دون تحديد مدة زمنية للانتهاء من المهمة وذلك عن طريق استخدام سجلات خاصة أو برامج كمبيوترية بسيطة لتحديد موضوع المهمة وتاريخ التكليف بها واسم الموظف المكلف بها وتاريخ الانتهاء منها وتقرير بالمراحل التي وصلت اليها على ان يراجع الموظفون طبقا لتواريخ انتهاء المهام
· عدم وجود نظام لمتابعة التكليفات وهو ما يتضح من النقطة رقم (1) فأنت حسبما ذكرت " عند تكليف أحد الموظفين بأداء مهمة معينة تظل هذه المهمة معلقة لديه" وبالتالي لا يوجد نظام لمتابعة التكليفات المهام
يقصد بنظام متابعة التكليفات انه يجب على المديرين وضع أسلوب معين لمتابعة التكليفات والمهام الموكلة الى الموظفين ويكون هذا الاسلوب معروفا للجميع وغالبا ما يتم على النحو التالي :
عند تكليف المدير أحد الموظفين بأداء مهمة معينة ويحدد لها تاريخ انتهاءها يقوم بإبلاغ ذلك الى مسئول المتابعة الذي يتولي القيام بالتالي :
a. متابعة الموظف المكلف بأداء المهمة باستمرار للوقوف على الحجم الذي تم انجازه من المهمة
b. في حالة وجود مشكلة ما تعترض الموظف وتحول دون اتمام مهمته يقوم مسئول المتابعة بالتواصل مع الاطراف الأخرى (كالموظف الذي لديه المعلومات ولم يسلمها لزميله المكلف بالمهمة) والوقوف على سبب التعطيل الحاصل وكيفية علاجه ويرفع تقريره الى المدير بما تم
c. يقدم تقريرا اسبوعيا بالمهام التي تمت وهل تمت طبقاً للخطة الزمنة ام تجاوزتها واسباب هذا التجاوز
d. يقوم المدير بالاجتماع بالموظف الذي تأخر في انجاز مهمته لمناقشة اسباب ذلك ووضع خطة للعلاج
وغالبا ما تسند هذه المهمة الى السكرتارية
وأنصحك بالاستعانة ببرنامج متابعة المهام الذي قام فريق العمل بالمنتدى العربي لادارة الموارد البشرية بتصميمه وتنفيذه بلاغ ذلك الى مسئول المتابعة الذي يتولي القيام بالتاليوهو برنامج أكسس مجاني يمكنك تنزيله من المنتدى الفرعي الخاص بالبرمجيات وسيقدم لك هذا البرنامج عدد من الخيارات الجيدة والتقارير المفيدة لمتابعة المهام لدى الموظفين.
· وجود بعض الخلل في تحديد الادوار والمسئوليات وهو ما يعني وجود مشكلة تتعلق بالوصف الوظيفي للوظائف داخل الشركة وهو ما يتضح من خلال النقطتين (2و4)
لأنه حسبما ذكرت فإنه "دائما ما تكون هناك اعذار تتعلق بالموظفين الآخرين" و " أوضح أن البيانات التي يحتاجها لاعداد الاحصائية عند الموظف س"
وبالتالي نلاحظ تداخل في المهام والمسوليات أو أنها لم تحدد بدقة تكفل لكل موظف القيام بدوره بالاستقلالية المطلوبة.
ثالثاً : اقتراح الحل المناسب :
يقولون أن تشخيص المشكلة نصف العلاج وبما أننا قد شخصنا المشكلة فإننا نحتاج الى النصف الآخر من عملية العلاج وهو اقتراح الحلول المناسبة وهو ما سنقوم به على النحو التالي :
a. لا بد من وضع حد زمني أو خطة زمنية لاي مهمة يتم التكليف بها
b. تفعيل دور المتابعة الادارية ويمكنك تكليف السكرتارية بهذه المهمة
c. مراجعة بطاقات الوصف الوظيفي التي ربما تكون قد تقادمت ولم يتم تحديثها طبقا لما يستحدث من مهام وادوار
رابعاً : البدء في تطبيقه :
والآن جاء دورك لتطبيق الحلول التي وردت في الخطوة السابقة فتقدم الآن الى التطبيق العملي لهذه الحلول ونحن بدورنا لن نتقاعص عن أن دعم يتطلبه هذا التطبيق
فما عليك الا البدء في تنفيذ ذلك وفي حالة ظهور معوقات نرجو ارسالها على الفور بحيث نحقق التواصل المطلوب للتخلص من هذه المشكلة
خامساً : تقييم النتائج
وهي المرحلة الأخيرة التي سنتناولها في حينا وسنقدم لك بعض النماذج وأدوات العمل التي تساعدك على تقييم النتائج وهل حدث تقدم ايجابي في اتجاه التخلص من هذه المشكلة أم لا.
ونسأل الله تعالى التوفيق والرشاد
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

بارك اللة فيكم... وجزاكم كل خير