بطاقات الوصف الوظيفي
ما هي بطاقة الوصف الوظيفي :
هي إحدى أدوات العمل التي تعتمد عليها كافة أنشطة الموارد البشرية الأخرى, اذ
تمثل نقطة البداية التي تبدأ منها عمليات تخطيط القوى العاملة وعملية
الاختيار والتعيين وهيكلة الأجور وادارة البرامج التدريبية وتقيم
الاداء...الخ
كيف تنطلق عمليات ادارة الموارد البشرية من بطاقة الوصف الوظيفي ؟
يعتبر تحليل الوظائف بمثابة الركيزة الأساسية التي تعتمد عليها إدارة الأفراد
في الممارسة السلمية لمختلف وظائفها الأساسية ويتضح ذلك من الاستخدامات
الآتية:
(1) تخطيط القوى العاملة .. فوجود نظام متكامل لتحليل الوظائف يساعد في
التحديد السليم لعدد ونوعيات الوظائف المطلوبة لتحقيق الأهداف الحالية
والمتوقعة وما هي الشروط والمؤهلات المطلوبة لشغل تلك الوظائف حتى يمكن اتخاذ
التدابير اللازمة بتوفير الاحتياجات من قوة العمل سواء من داخل المنظمة أو من
خارجها.
(2) الاختيار والتعيين.. إن عملية الاختيار تستهدف انتقاء أفضل العناصر لشغل
الوظائف الشاغرة بالمنظمة، وحتى يتحقق ذلك فان الأمر يتطلب مقارنة مؤهلات
ومهارات وقدرات وميول الشخص المتقدم بالشروط الموجودة في كشوف تحليل الوظائف
حتى يمكن الحكم بشكل سليم على مدى صلاحيته لشغل الوظيفة. فعنوان أو اسم
الوظيفة وحده لا يكفي عند الحكم على مدى صلاحية المتقدم ولابد من المعلومات
التفصيلية التي تتضمنها كشوف التحليل.
(3)وضع هيكل عادل للأجور.. يتطلب وضع نظام عادل للأجور داخل المنظمة تحديد
القيمة النسبية لكل وظيفة بالمقارنة مع الوظائف الأخرى من خلال ما يسمى
بتقويم الوظائف، وحتى تتم عملية التقويم بشكل سليم فلابد من وزن كل العناصر
المتعلقة بكل وظيفة (الواجبات، المسئوليات، ظروف العمل، المؤهلات، الخبرة،
القدرات والاستعدادات اللازمة، الجهد البدني والعقلي.. الخ). وبالطبع فأن
كشوف تحليل الوظائف هي المصدر الأساسي لكل تلك المعلومات التفصيلية.
(4) التدريب والتنمية .. فسواء كان الأمر بالنسبة للموظفين الجدد أو القدامى
أو الهيئة الإدارية فان كشوف تحليل الوظائف توفر المعلومات التي يمكن
الاعتماد عليها في تحديد المجالات أو الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب
في ضوء الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء ما تسفر عنه نتائج
الاختبارات والمقابلات للموظفين الجدد، وفي ضوء ما تسفر عنه نتائج تقارير
الأداء وخطط تنمية المسار ا لمهني بالنسبة للموظفين القدامى حيث تكشف هذه
المصادر عن نواحي الاحتياجات التي ينبغي أن يلبيها التدريب.
(5) تنمية المسار المهني ..ينبغي أن تكون الفرص الوظيفية المتاحة داخل
المنظمة والتي يستطيع الأفراد من خلالها إشباع طموحاتهم الوظيفية مقترنة
بوجود كشف تحليل لكل فرصة من تلك الفرص يوضح الشروط والمؤهلات المطلوبة لأنه
في ضوء ذلك يستطيع الفرد أن يخطط مساره المهني على أساس سليم.
(6) تقويم الأداء .. فالبيانات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف يمكن في ضوئها
وضع معايير دقيقة للأداء تستطيع الإدارة من خلال مقارنتها بالأداء الفعلي
الحكم على مستوى أداء الأفراد في العمل.
(7) إعادة تصميم العمل ..توفير كشوف تحليل الوظائف المعلومات الأساسية التي
يمكن الاعتماد عليها في إعادة تصميم العمل لتحقيق بعض الأغراض مثل تحسين
وتطوير طرق وأساليب العمل.
(8) النقل والترقية .. فالمعلومات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف تساعد الى
حد كبير في تحديد مدى صلاحية من هو مطلوب نقلهم أو ترقيتهم لوظائف معينة.
(9) وضع برامج السلامة والأمن .. تبين كشوف تحليل الوظائف الظروف الطبيعية
لأداء العمل، والمخاطر والأضرار التي يمكن أن يتعرض لها الأفراد أثناء الأداء
( كالحرارة العالية والضوضاء والرطوبة والأتربة .. الخ). ويمكن الاستفادة
بتلك المعلومات في وضع البرامج المناسبة للسلامة والأمن بالشكل الذي يقلل من
آثار تلك الأضرار على العنصر البشري بقدر المستطاع
مكونات بطاقة الوصف الوظيفي:
المجمـوعة الأولى :
البيانات الأسـاسـية عن الوظيفة وهي التي تميزها عن الوظائف الأخـرى ، وتشمل : -
1. مسمى الوظيفة
2. رقم الوظيفة
3. الوحدة الإدارية.
المجمـوعة الثانيـة
البيانات المتعلقة بالعلاقات الإدارية الرأسية كما تظهر على هيكل التنظيم
الإداري للشركة ، وتشـمل : -
1. مســئول تجاه
2. المســئولون تجاهه.
المجمــوعة الثالثـة :
المهام والوجبات التفصيلية للوظيفة , وتشــمل : -
1. هدف الوظيفة
2. المهام والمسئوليات التفصيلية.
المجموعة الرابعــة :
البيانات المتعلقة بالعلاقات الوظيفية والمهام والمسئوليات الاستثنائية
والمشتركة للوظيفـة , وتشــمل :
1. العلاقات الوظيفية ( يصعب إظهارها وتعرض العلاقات المهنية والفنية للوظيفة
مع البند 2 أعلاه
2. المهام الخاصة ( اللجـان , فـرق العمـل (
المجموعة الخامسـة :
المواصفات المطلوبة من الشخص المناسب لشغل هذه الوظيفة, وتشمل: -
1. الدراسة
2. التدريب
3. الخبـرة
4. المهارات
5. اللغات.
المجموعة السادسة :
البيانات اللازمة عمّن أعد وصف الوظيفة ومن اعتمدها وتاريخ اعتمادها.
معايير أخرى :
حدود الصلاحيات الممنوحة لشاغل الوظيفة.
1. حدود مسئولية الوظيفة.
2. تحدد حجم الاستثمار والإيرادات والنفقات + عدد العاملين تحت إشرافه
3. ظروف العمل
4. معايير تقييم الأداء.
ما الطرق المعتمدة في اعداد الوصف الوظيفي :
يتطلب اعداد بطاقات الوصف الوظيفي استخدام أحدى هذه الطرق الثلاث التالية:
الاستبيان Questionnaire):
حيث يعتمد القائم بالتوصيف على استبيان خاص يقدمه الى الموظفين ويطلب الاجابة
عما يحتويه من اسئلة يقوم هو بعدها بتحليل الاجابات الواردة واعداد بطاقة
الوصف.
الملاحظة Observation
وهنا يعتمد القائم بالتوصيف على اسلوب المراقبة أو الملاحظة لأدوار الموظفين
ومهامهم وطريقة اداءهم ويقوم من ثم بإعداد بطاقة الوصف
المقابلة الشخصيةInterview:
يجري القائم بالتوصيف عدد من المقابلات الشخصية مع شاغلي الوظائف للاستفسار
منهم عن طبيعة ادوارهم ومهامهم وطريقة انجازها ومن ثم يقوم بإعداد بطاقة
الوصف الوظيفي .
وقد يحتاج القائم بالتوصيف الى دمج طريقتين معا للحصول على معلومات اكثر دقة
من يقوم بإعداد بطاقات الوصف الوظيفي ؟
يقع مسئولية اعداد بطاقات الوصف الوظيفي على مدير ادارة الموارد البشرية الذي
يكلف أحد مسئولي الادارة أو أكثر من شخص بإعداد بطاقات الوصف الوظيفي بالشركة
وأحيانا ما يتطلب الأمر مشاركة جميع افراد الادارة في توصيف الوظائف اذا كان
عدد الوظائف كبير نسبيا أو الخطة الزمنية لانجاز الوصيف محدودة.
التحديث من أهم عوامل نحاج التوصيف الوظيفي :
لا يقف الأمر عند اعداد بطاقات الوصف والاحتفاظ بها في ملفات خاصة للرجوع
اليها عند كل عملية من عمليات ادارة الموارد البشرية.
فهذه البطاقات يجب تحديثها لتلائم الواقع عند كل تغيير أو تعديل يطرأ على
احدى الوظائف وبدون هذا التحديث ستصبح الفجوة كبيرة بين ما هو فعلي وما
تحتويه بطاقات الوصف وبالتالي تنعدم فائدتها وتصبح عديمة الأثر"
رد مع اقتباس
