مقدمــة المؤلف:يهدف هذا الكتاب الى مساعدة القائمين على ادارة الأنشطة الوظيفية الخاصة بالموارد البشرية في الربط فيما بين المتطلبات و المسئوليات الوظيفية المطلوبه منهم من جهة ، و متطلبات الجودة الشامله في فكر الموارد البشرية و التطلعات المرحلية لها - استنادا على أن نجاح أي شركة أو منظمة يستند في الأساس على كيفية ادارتها للموارد و القوى البشرية و نواحي الاستثمار فيها.استثمارا يدرك أن النجاح ليس قرارا بقدر ما هو مقدرات تصنعها قوى بشرية ممثلة في الأفراد العاملين في المنشأت و منظمات الأعمال.هذا الكتاب يضع بين يديك اطارا عاما يصلح في حد ذاته أن يكون بمثابة قواعد و اجراءات تفصيلية يتم تطبيقها و العمل بموجبها داخل الشركات أو منظمات الأعمال أو قد يتطلب الأمر أحيانا اجراء بعض التعديلات على النص من حيث المفردات و المصطلحات اللغوية المستخدمة و يتوقف اجراء مثل هذا التعديل من عدمه على الظروف و المتغيرات الداخلية المحيطة بكل منشأة.كما أنه تجدر الاشارة الى أنه استكمالا للفائدة المرجوه من هذا الكتاب ، فسوف يتم اصدار أجزاء أخرى تمثل الاطار التكاملي للموارد البشرية تتمثل في وضع دليل لتوصيف الوظائف و دليلا مرجعيا آخر يوفر لمستخدميه المرجعية القانونية التي يتم من خلالها نقل خبرات التعامل مع المشاكل التي قد تواجه العاملين في مجالات الموارد البشرية مع وضع بدائل الحل لها.هذا الكتاب ما كان له أن يكون بين يدي قارئه الا بفضل من الله و توفيقه ثم المساندة الدائمة من زوجتى و التي اليها أهدي هذا الجهد و الأمل.و الله الموفق
د. محمد عبد الرزاق عرفانi. معروفة لجميع مستخدميها
مـــقدمــة الكتابتعتبر النماذج الوظيفية المستخدمة داخل ادارة الموارد البشرية أحد أهم وسائل الاتصال فيما بين الادارة العليا و باقي الادارات الوظيفية النوعية داخل الشركات.و تنبع أهمية هذه النماذج أساسا من حتميه سعيها نحو تحقيق ما يلي ( على سبيل المثال ):§ الأساس المستندي لجميع المتغيرات التي تنشأ أو قد تطرأ على المسار الوظيفي لأي فرد من الأفراد الذين يعملون في خدمة الشركة.§ الأساس المستندي الذي من خلالة و بواسطتة يتم طلب بيانات أو معلومات من باقي الادارات الوظيفية النوعية داخل الهيكل التنظيمي للشركة.§ الأساس المستندي الذي يتم بناءا عليه الحصول على المعلومات في صورة تغذيه مرتدة من باقي ادارات الشركة.§ حتمية أن تكون هذه النماذج متصفة بما يلي:
ii. سهلة الاستخدام / الاستيفاء iii. معروف الغرض منها iv. مصاغة بشكل لغوي سليم بمفردات واضحة المعاني و الاستدلال v. مصنفة على أساس كودي / رقمي vi. يتم مراجعتها بصفة دورية سواء للتعديل / التغيير / الحذف / الاضافة. vii. موضحا بها قائمة التوزيع – ان وجدت –و فيما يلي سوف يتم استعراض النماذج المستخدمة تفصيليا مع شرح وافي لكل نموذج منها علما بأنه قد روعي في تسلسل هذه النماذج أن يكون ترتيب عرضها مبنيا على أساس التدرج الزمني الذي يبدأ من ظهور الحاجة الفعلية نحو تعيين موظف جديد مرورا بمراحل الاجراءات المستندية و التي في نهايتها يتم بلورة العلاقة التعاقدية فيما بين الشركة و الموظف و كما سوف يتم ايضاحة بالتفصيل في الصفحات التالية:أولا: النماذج و الاقرارات الوظيفية النموذجية:أ - عند انشاء علاقة تعاقدية مع موظف جديد:1) نموذج طلب اعتماد مسبق للتعيين: يتم استيفاء البيانات الواردة في هذا النموذج بواسطة مدير الادارة المعنية ( الطالبه ) و التي من خلال ما جاء في النموذج من بيانات يتم استيفاء / مراجعة النقاط الرئيسية التالية:- مراجعة هيكل العمالة التقديري المعتمد في الموازنة التقديرية للادارة ( موزعه على أساس ربع سنوي ) الموضح فيه الاحتياجات المستقبلية من العمالة .- مطابقة العدد الفعلي من العمالة الموجودة حاليا في الادارة مع الموازنة التقديرية المقابلة لها ضمانا لعدم حدوث أي تجاوزات فيما هو مخطط مسبقا.- مـراجعة العدد من الأفراد المطـلوب اعتماد تعيينهم و يراعى في هــذا الصـدد و كنوع من تحقيق الرقابة العددية فأن هذا النموذج لا يتم استيفاء بياناته الا لشخص واحد فقط و بحيث تنقضي صلاحية النموذج عند التعيين الفعلي منعا لحدوث أي تداخل أو لبس من أي نوع عند القيام بالمراجعة بالاضافة الى أن طلب الاعتماد هذا يتم حفظه ضمن مسوغات التعيين و التي هي بطبيعتها تختص فقط بالموظف نفسة - أي ذات صفة شخصية منفردة -. - مراجعة المسمى / المسميات الوظيفية التي سوف يتم تسكين هؤلاء الأفراد عليها في الهيكل التنظيمي و ذلك بهدف التأكد من وجود درجــات وظيفية لهم و ما يستتبع ذلك بالضرورة من وجود توصيف وظيفي يحدد أبعاد و حدود المهام و المسئوليات الوظيفية المطلوبة و في ذات الوقت ايجاد المبرر الذي من خلالة يتم التحقق من مدى الالتزام بالجدوى الاقتصادية للتعيين ضمانا لتحقيق مبدأ " الأجر مقابل الأداء ".- مراجعة الدرجة المالية المطلوب تسكين الدرجة الوظيفية ( و بالتالي الشخص المرشح للعمل بالشركة عليها ) بهدف التأكد من أن المسمى الوظيفي يقع ضمن نطاق الهيكل المعتمد للأجور و للدرجات المالية المعمول بها.- مراجعة الأجر الاجمالي الشهري المقترح من حيث وقوعة ضمن حدود الدرجة الماليه السابق تحديدها.- مراجعة الكود الوظيفي المقترح من ناحية وجودة / أو عدم وجوده ضمن هيكل العمالة الموضح في الموازنة التقديرية السابق اعتمادها و بحيث أنه لو كان هذا الكود الوظيفي غير معتمد في الموازنة التقديرية يتم ايضاح مبررات طلب التعيين في البند التالي في تسلسل النموذج.- مراجعة مبررات طلب التعيين للتأكد من أن هذه المبررات لا غنى عنها لتحقيق صـــالح و مصلحة العمل و أنها لا تشكل عبئا على الأجور و المرتبات.- مراجعة التاريخ المتوقع عنده / أو خلاله أن يتم استلام العمل بواسطة الشخص المطلوب.- التأكد من قيام مدير الادارة المعنية بالتوقيع على النموذج .- في حالة وجود أي ملاحظات / تحفظات / ايضاحات على أي من البيانات السابق استيفاؤها وفقا لما جاء بعالية ، يتم تدوين ذلك في الخانة الخاصة بملاحظات ادارة الموارد البشرية توطئة لرفعها بعد ذلك الى سلطة الاعتماد.- اعتماد طلب التعيين: و يتم من خلال السلطة الادارية المعنية و تجدر الاشارة في هذا الشأن الى أن الاعتماد يكون من سلطة مـدير عـام الشـركة أو من يفوضه كتابيا بذلك. علما بأن تاريخ صلاحية اعتماد طلب التعيين محددة بحد أقصى ثلاثون يوما محسوبه من تاريخ اعتماد السلطة الادارية التي لها حق الاعتماد و بحيث يسقط هذا الاعتماد عند انقضاء هذه الفترة الزمنية و يلزم الأمر اعادة استيفاء نموذج آخر جديد كبديل للنموذج المنقضية صلاحيه استخدامة و ذلك حفاظا على مصداقية اجراءات اعتماد التعيين.و تجدر الاشارة الى أن سياسة التعيين تقضي بألا يتم عقد أو اجراء أي مقابلات شخصية بهدف الاختيار فيما بين الأشخاص الراغبين في الالتحاق بالعمل في خدمة الشركة الا بعد استيفاء نموذج طلب الاعتماد المسبق للتعيين و اعتماد هذا النموذج من السلطة الادارية المعنية.بعد اتمام الحصول على الاعتماد المسبق للتعيين تتولى ادارة الموارد البشرية ما يلي:1. الاحتفاظ بأصل طلب الاعتماد المســبق للتعيين في ادارة المــوارد البشــرية في مــلف ( اعتمادات تعيين تحت التنفيذ) لحين قيام الادارة المعنية باختيار و من ثم ترشيح من سوف يتم تعيينه للعمل. 2. تقوم ادارة الموارد البشرية بارسال صورة ضوئية من أصل طلب الاعتماد المسبق للتعيين بعد استيفاء توقيع السلطة الادارية المعنية – الى الادارة الطالبة لابلاغها بموقف اعتماد الطلب من عدمة للتصرف بناءا على ما جاء فيه اما بالمضي قدما في اجراء مقابلات شخصية مع المرشحين للوظيفة أو صرف النظر عن اتمام باقي الاجراءات.النموذج التالي – نموذج رقم ( 1 ) هو النموذج الواجب الاستخدام كنموذج لطلب الحصول على اعتماد مسبق للتعيين :
رد مع اقتباس