الموضوع: كيف تنجز عملك فى اقل وقت؟ السر الثالث

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ][مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
























تعرفنا في المقال السابق على أهمية تنظيم الأوراق المكتبية لإنجاز الأعمال في أوقات أقل، وتحدثنا عن نقاط أربع:
أولًا ـ نظام حفظ الملفات ونقاط السيطرة على الورق.
ثانيًا ـ إعداد ملفات العمل.
ثالثًا ـ الملفات المرجعية.
رابعًا ـ ملفات الأرشيف.
ونتابع حديثنا اليوم مع الملفات الإلكترونية، ونقدم بعض النصائح الخاصة بترتيب الملفات.
خامسًا ـ الملفات الإلكترونية
نقترح ما يلي لتنظيم الحاسب الآلي والملفات الإلكترونية:
1. استحدث نظام ملفات لملفات الوثائق في الحاسب الآلي.
2. استحدث نظاماً لتخزين رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني التي ستحتفظ بها.
3. اجعل نظامك يعكس تنظيم معلوماتك الأخرى المتبقية (الورقية منها والإلكترونية).
4. استحدث سطح مكتب (Desktop) يسهل عليك الوصول إلى الملفات والبرامج.
من أين تبدأ نظام تشغيل الحاسب الآلي؟
1. قبل أن تباشر التعامل مع ملفات الحاسب الآلي، عليك أن تعرف ما تقوم به وإلا فاطلب المساعدة ممن يعرف.
2. أعد نسخة احتياطية للقرص الصلب: مهما كانت مهارتك في إدارة الملفات، فمن الحكمة أن تعد نسخاً إضافية كاملة من القرص الصلب قبل البدء في مسح وإعادة تنظيم ملفاتك، وإذا كنت لا تفعل ذلك بانتظام فلا بد أن تتوقع مشاكل في المستقبل.
3. تسمية الملفات الإلكترونية بطريقة تمكنك من الوصول إليها ومعرفتها بسهولة.
4. تنظيم رسائل البريد الإلكتروني والتعامل معها: يتلقى بعض الأشخاص من 150 إلى 200 رسالة إلكترونية يومياً وهذا كم كبير، وحتى تتمكن من تنظيم هذا الكم الهائل من الرسائل الإلكترونية، فأنت بحاجة إلى تطبيق معظم المبادئ المتعلقة بالملفات الورقية كما هو الحال في السلال الورقية، يمكن للبريد الإلكتروني أن يمتليء بسرعة.
5. أجب على رسائلك فور قراءتها: لا تتخم نظام البريد الإلكتروني الخاص بك بالرسائل التي قرأتها – استخدم مفتاح الحذف في غالب الأحيان! أما الرسائل التي يجب عليك الاحتفاظ بها فضعها في الدليل أو المجلد الإلكتروني الصحيح.
6. تنظيم البريد الإلكتروني ووثائق الفاكس:
أ*- ابدأ بالتعرف على خصائص نظامي الفاكس والبريد الإلكتروني.
ب*- إذا كانت هذه البرامج تسمح لك بنقل رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني إلى أدلة 1- ملفات عمل، 2-ملفات مرجعية، 3- أرشيف، فحدد رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني هذه للحفظ واسحبها إلى الدليل الفرعي المناسب لها، أو احذفها.
ت*- إذا كان البرنامج لا يسمح بنقل رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني، فاستحدث ضمن برنامج الفاكس والبريد الإلكتروني مجلداً موازياً حسب الفئات المستحدثة في نظام العمل الورقي.
7. استحداث وتنظيم دليل عناوين البريد الإلكتروني:
أ*- إن تنظيم عناوين البريد الإلكتروني في مجموعات لا يسهل العثور على العناوين التي أريدها فقط، وإنما يمكنني أيضاً من إرسال رسائل معينة إلى أفراد المجموعة بسهولة أكبر.
ب*- تنظيم سطح المكتب لتسهيل الوصول إلى البرامج والملفات: إن دراسة كيفية تنظيم سطح المكتب وتبويبه لتسهيل الوصول إلى البرامج والوثائق أمر يستحق الجهد.
وماذا بعد الكلام؟
1. نظِّف المعلقات ونظم مكان عملك: من المحتمل أن تستغرق هذه العملية يوماً أو بعض يوم، ضع جدولاً زمنياً لتنفيذ هذا العمل إن أمكن حتى تتجنب المقاطعة.
2. احصل على ثلاث سلال ورقية على الأقل وسمها ("وارد"، و"معلق" و"صادر") ضع في سلة "الوارد" جميع البنود الجديدة، أما سلة "معلق" فهي للأشياء التي لا تستطيع تنفيذها الآن، والأشياء التي خارج نطاق سيطرتك. أما سلة "الصادر" فهي للأشياء التي اكتملت.
3. ضع على سطح المكتب كل ورقة أو وثيقة موجودة في أدراج مكتبك، وفي السلال الورقية وشنطة المكتب، انظر في كل مكان، حتى خلف الستارة وتحت المكتب.
4. التقط أول ورقة في أعلى الكومة وتعامل معها الآن بإحدى الطرق التالية:
أ*- نفذها حتى تنجزها بالكامل.
ب*- نفذ ما تستطيعه منها، ثم ضعها في سلة المعلقات إذا كان انتظارها قصيراً جداً، أو دوِّنها في ملف المذكرات في التاريخ المناسب خلال انتظارها للجواب الخاص بها.
ت*- حوِّلها لموظف آخر.
ث*- استحدث كومة على الأرض للأوراق المطلوبة الخاصة بالأعمال أو المشاريع الجارية حتى تحفظها في ملف العمل.
ج*- استحدث كومة أخرى على الأرض للأوراق التي ستحفظ في الملفات المرجعية إذا كنت بحاجة لها، ولكنها لا تطلب منك أي فعل الآن.
ح*- استحدث كومة أخرى على الأرض للأوراق التي ستحفظها في ملف الأرشيف.
خ*- ألقها فوراً! إذا كانت تافهة، عديمة الفائدة وتعاملت معها من قبل، أو كانت موجودة في مكان آخر.
5. عامل الأمور المعلقة الموجودة على الحاسب الآلي (كالبريد الإلكتروني مثلاً) بالأسلوب نفسه.
6. بهذا تكون قد نظمت ملفاتك. استحدث ملفات علاقي وسمِّها، - لكل مشروع ملف، ولكل فئة مجموعة ملفات- كذلك استحدث ملفات (مرجعية) و(أرشيف) وسمِّها.
7. استحدث ملفات (متابعة شخصية) لكل واحد من مساعديك، ورئيسك في العمل وغيرهم ممن تتصل بهم. ضع اسم كل شخص في الملف الخاص به، ودوِّن فيه ملاحظات تتعلق بالأشياء التي تود التأكد منها حول المشاريع الجارية وطويلة الأجل.
8. استحدث ملف مذكرات. هذا الملف هو جزء من ملفات العمل. إذا كان لديك سكرتير، فيجب أن يكون هذا الملف على مكتبه.
9. امنح نفسك وقتاً كافياً لفهم إمكانات نظام تشغيل الحاسب الآلي من أجل تنظيم ملفاتك: القرص الثابت (فئات عامة؛ مثل قواعد البيانات وأوراق العمل)، وسطح المكتب (أشكال أو أيقونات مشابهة لمجموعات الملفات الموجودة على القرص الثابت)، والملفات الموجودة ضمن البرامج التشغيلية مبوبة إلى أدلة وأدلة فرعية وهكذا. نظم معلومات الحاسب بحيث تكون أقرب ما يكون من التنظيم المتبع في تنظيم الورق.
10. تجنب مسببات الفوضى والإرباك عند استحداث ملفات معالجة الكلمات، وخذ وقتاً كافياً لتنظيم مخزون الملفات الإلكترونية وتقسيمها إلى أدلة وأدلة فرعية تسمح بتبويب كل الملفات.
11. قسم ملفاتك إلى مجموعات مماثلة بصورة فعالة، مستخدماً في ذلك أسماءً حسبما تسمح به إمكانات النظام. أعدَّ قائمة بالتموينات والأدوات المفقودة والضرورية لأداء عملك: مثل أقلام الحبر، الأشرطة اللاصقة، الدبابيس، المقصات، والأختام ومجلدات إضافية لحفظ الملفات، وملصقات الأسماء، والأقراص المجهزة وكل شيء يمكن أن تحتاجه. تأكد من توفر كل شيء ومن أنها جميعاً صالحة للاستخدام.
12. الآن، أعدَّ قائمة بجميع الأشياء التي تجول في خلدك وتحتاج إلى تنفيذ: الأجزاء الصغيرة التي تعذب ضميرك، والبنود غير المستعجلة، والأشياء الصغيرة التي كنت تؤجلها. أخرجها كل من عقلك وضعها على الورق. بعد وضعها على الورق كلها، ابدأ في تنفيذها واحدة بعد الأخرى مستهلاً بأعلى القائمة. لا تتوقف حتى تنتهي من كل بند من البنود الموجودة على الورق. هكذا ستعرف أنك أنهيت العمل.
أهم المراجع:
1. كيف تعمل أكثر في وقت أقل، كيري جلايسون.
2. أسرار قادة