إن الخطوات التالية ستساعد مالك المشروع الصغير على رفع كفاءة وفاعلية العاملين لديه . كما أنها تحفز العاملين على الأداء فى وظائفهم وتبنى رابطة بين مصلحتهم الشخصية ومصلحة العمل .
الخطوة الأولى : ساعد موظفيك على الإجتهاد :
إرتفع بالعاملين لديك عن مستواهم الطبيعى الذى به يؤدوا عملهم فى حدود المطلوب منهم فقط . إجعلهم يروا الصورة الأكبر ودور كل منهم فيها . إن الكل يريد أن يكون أفضل وذو قدرات أعلى, ولكن يرفض أن يفرض عليه ذلك. إجعل العاملين لديك يشعروا أنك تساعدهم على الترقى للمستوى الأعلى بإجادة وبذل أقصى طاقاتهم فى العمل . يتم ذلك إذا حددت أهداف للأداء الفردى تفوق المطالبات المحددة لوظيفة كل منهم .والأكثر من ذلك إذا شرحت لهم كيف يؤدى ما يقوموا به من عمل لإضافه قيمة للمنشأة وكيف يؤثر على عمل الآخرين . هذا يشعرهم بأهمية ما يقوموا به من عمل ويحاول كل منهم بذل المزيد من الجهد بل وإبتكارالطرق والوسائل للتحسين والزيادة فى إنتاجهم.
الخطوة الثانية : ضع معايير واضحة :
ما هى معايير الأداء لوظيفة معينة ؟ وضح وعرفها وكن محددا فيما يخص النتائج التى تميز الأداء المتميز والنتائج التى تشير الى الأداء الغير مقبول . الكثير من الأشخاص لا يهمها ذلك ولكن كيف يمكن التحكم فى شيئ غير محدد ؟ ولكن هذا هو التحدى الذى يواجهه مالك المشروع أو المدير . لتحسين الأداء عليك أن تكون قادرا على تحديد المعيار لعمل ذلك.
الأفضل أن تعقد جلسة مناقشة مع العاملين وتستمع بانتباه لما يقولوه . شجع كل موظف أن يضع بنفسه المعايير التى يراها مناسبة لقياس الأداء والتى يراها واقعية وضع ذلك مكتوبا على ورق.
الخطوة الثالثة : حدد نطاق المسئولية لكل موظف :
تأكد أن كل فرد يفهم جيدا من المسئول عن كل نشاط للوظيفة . وعندما يعرف كل موظف دوره فى علاقته بالأدوار الأخرى ليقلل الإرتباك ويعطى كل منهم إحساس أفضل بكيفية التعامل مع زملاؤه لتغطية أهدافهم الفردية أيضا.
الخطوة الرابعة : شجع العاملين لديك على مستوى الأداء الأفضل :
إن كل موظف يريد أن يكون له دور فى رفع التوقعات من أدائه . كلما استطاع الموظف المشاركة فى مدخلات الأداء المتوقع كلما تعامل مع المعايير الجديدة.
الخطوة الخامسة : سجل مقترحات العاملين التى اتفقتم عليه :
ضع قائمة مكتوبة لمعايير الأداء لتغطية المطلوب وتغطية ما يزيد عن المطلوب الذى إتفقتم عليه فى الإجتماع التى تمت فيه المناقشة . تذكر : أن الهدف هو تنمية العاملين أكثر والإرتفاع بمستواهم ولكن تأكد من قدرتهم على الوصول لهذا الهدف . سجل أيضا التوقعات من كل أداء دون مغالاه. إعطى نسخة من هذا المستند لكل موظف واحتفظ بواحدة لك.
الخطوة السادسة : قرر ما هى الإجراءات :
بمجرد أن وضعت المعايير ، راجع المهمات لكل وظيفة .عرف وناقش كل منطقة تكون لدى الموظف المهارات والمؤهلات التى تناسبها . ضع خطة للتفويض على أساس كفاءة وخبرة كل موظف ثم دع كل موظف يعرف أن مجرد البدأ فى المشروع وإكتساب الخبرة فى معرفة تعقيدات الوظيفة ، ستتم مراجعة التوقعات الضرورية والتى إتفقتم عليها, بذلك تخلق بيئة آمنة يصبح كل موظف أمينا معك فيما يخص النجاح والجهد المبذول لتحقيقه. بمعنى آخر أنت ترسل رسالة مفادها " يمكنك أن تكون إنسانا ".
الخطوة السابعة : لاحظ وتابع :
خذ وقتك فى ملاحظة كيف تسير الأمور على الطريق المحدد . لا تنتظر لنهاية المشروع لتراجع ما نفذه موظفيك . يجب أن تتابع الخطوات التى تنفذ أثناء تقدم العمل لإتخاذ ما يلزم.
الخطوة الثامنة : كن واضحا بخصوص المكافآت :
دع الموظفين يعرفوا ما الذى يتوقع عندما ينجز المطلوب فقط أو ما يزيد عليه طبقا للمعايير التى تحددت سابقا . كن واضحا لنظام المكافآت والحوافز. إن المدير الذكى يعرف أن النجاح حتى لوكلفه بعض المصاريف سيكون كبيرا لو تحفز الموظفين وبذلوا أقصى مالديهم .
المصدر : د. نبيهه جابر
رد مع اقتباس
