• تعريف بالنظام:يُعنَى نظام الاتصالات الإدارية (حلول ) بتسجيل المعاملات الواردة من الجهات الخارجية (الوارد العام) بجميع أنواعه (العادي وَالبرقي, ...الخ) وَكذلك تسجيل المعاملات التي تشنؤها جهات الداخلية (المنشأ الداخلي), وَمتابعة حركات الإحالة وَالاستعلام وَالتصدير لتلك المعاملات إلى أن يتم إنهاؤها سواءً بالحفظ أو كصادر عام. كما يتيح النظام مجموعة من الاستعلامات وَالتقارير وَالإحصائيات التي تساعد في تسريع وَتسهيل وَمتابعة إنجاز العمل على كافة المستويات.• مميزات النظام التشغيلية:• إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي آلي للمنشأة مثلاً (الجهة و فروعها و إداراتها و أقسامها).• إمكانية إنشاء رقم تسلسلي وحيد آلي يعتمد على (الهيكل تنظيمي/السنة الهجرية).• إمكانية تعامل النظام مع المعاملات ذات الطابع السري.• إنشاء معاملات الوارد العام القادم من جهات خارجية.• استلام الوارد العام القادم من الفروع إلى الوزارة و العكس.• إمكانية تصنيف المعاملات تصنيفات عامة أو مفصلة.• إمكانية تسجيل بيانات وافية عن الأشخاص أصحاب العلاقة بالمعاملة.• إرسال رسائل جوَّال أو رسائل إلكترونية بوضع المعاملة إلى المراجعين تلقائيا.• إمكانية إضافة مرفقات للمعاملة بطريقة تفصيلية توضح مرفقات كل إدارة أو موظف على حده.• إمكانية إضافة إجراءات على المعاملة بطريقة تفصيلية توضح الإجراءات الخاصة بكل إدارة أو موظف على حده.• إمكانية تصدير معاملات الصادر العام .• إمكانية إنشاء معاملات الصادر الداخلي.• إمكانية إحالة المعاملات إلى إدارات داخلية .• إمكانية إحالة المعاملات إلى موظف داخل الإدارة.• إمكانية ربط المعاملات ذات الصلة مع سهولة استعراض المعاملات ذات الصلة.• إمكانية إدخال إجابة واحدة لأكثر من معاملة صادرة.• إمكانية إنهاء معاملة أو إعادة فتح معاملة منتهية.• إمكانية تمييز معاملات الصادر الخارجي برموز التقسيم الخاصة بمركز الوثائق و المحفوظات الوطني.• يوفر النظام خدمة تنبيه الموظفين آلياً بعدد الرسائل الواردة.• إمكانية رد المعاملة إلى مصدرها من دون استلامها.• إمكانية البحث و عن المعاملات وحركاتها بمفاتيح بحث عدة.• توفير شاشات مساعد فورية لجميع حركات النظام(Flash Movie).• إمكانية التعامل مع التاريخ الهجري وفقاَ لتقويم أم القرى.• التكامل مع نظام الأرشفة الإلكتروني لاستعراض صور المرفقات مع إمكانية عمل تكامل مع أي نظام أرشفة آخر.• التكامل مع نظام سير العمل (Workflow) فيما يخص المعاملات النمطية مع إمكانية عمل تكامل مع أي نظام سير إجراءات آخر.• إمكانية اختيار المستخدم ألوان واجهة النظام من مجموعة من الألوان الخاصة بذلك• إمكانية استخراج الإحصائيات المختلفة وَعرضها على شكل رسومات بيانية.تقارير وَإحصائيات النظام:تعتمد جميع التقارير وَالاستعلامات وَالإحصائيات على الهيكل التنظيمي الموجود، وَغالباً ما تحتوي التقارير وَالاستعلامات والإحصائيات على نموذج متغيرات خاص، حيث تتم طباعة البيانات بناءاً على المتغيرات التي يحددها المستخدم، وَفيما يلي سرد لنماذج التقارير وَالإحصائيات:• استعلام عام عن المعاملة.• استعلام عن مجموعة معاملات خلال فترة زمنية محددة.• استعلام عن حركة معاملة.• استعلام عن الوقت المستغرق في إنجاز المعاملات.• استعلام عن تسديد المعاملات.• كشف تسليم المعاملات.• كشف تسليم معاملات الصادر الخارجي.• كشف تسليم معاملات الصادر الداخلي.• المعاملات الواردة من جهة معينة.• المعاملات الصادرة إلى جهة معينة.• أماكن تواجد المعاملات.• مسار معاملة معينة.• إحصائية عدد المعاملات الواردة وَالصادرة حسب الجهة.• كشف المعاملات غير المسددة.• كشف المعاملات المسددة.• بيان بالمعاملات المدخلة حسب مدخلي البيانات.• بيان بإجمالي عدد المعاملات حسب مدخلي البيانات.• إحصائية قياس أداء انجاز الموظفين خلال فترة.• المعاملات الواردة وَالتي لم يتم استلامها خلال فترة زمنية محددة.• المعاملات الواردة والتي لم يتم إحالتها خلال فترة زمنية محددة.• إحصائية بعدد المعاملات الواردة وَالصادرة خلال فترة زمنية محددة حسب الهيكل التنظيمي.• التحليل الإحصائي لجميع المعاملات والحركات.• كشف بالمعاملات المتأخرة لدى (جهة أو قسم أو موظف).• كشف بحركات المستخدمين على النظام خلال فترة زمنية.· يفضل ارسال ايميل يحتوي على متطلباتكم او ستفسارتكم ليصلكم مندوبينا على Mh.saf©hotmail.com· أو اتصل على 0.56.51.76.62.3
رد مع اقتباس
