الموضوع: الادارة فى سطور.(2) كيف يدير المدير وقته(2)
الادارة فى سطور.(2) كيف يدير المدير وقته(2)
ا
تحدثنا في المقال السابق عن طبيعة الوقت وأهميته في حياة المؤسسات ونجاح المديرين، وذكرنا اللص الأول من اللصوص الست التي تُضيِّع الأوقات دون فائدة، وكان اللص الأول هو المقاطعات التي وضعناها تحت عنوان (فاصل ولا نواصل)، وفي هذا المقال نُكمل اللصوص الخمس الباقين، وهي:
اللص الثاني: المائدة المستديرة:
ونعني بها مائدة الاجتماعات، فكثيرٌ ما تضيع أوقات المدراء في تلك الاجتماعات إن لم يكن مُحضِّرًا لها بشكل جيد، فقد (قدرت بعض الدراسات والأبحاث أن المدراء يقضون في المتوسط حوالي 28% من وقتهم في اجتماعات مع السكرتارية، أو مدير آخر، أو موظف، أو رؤساء الأقسام، أو اللجان التنفيذية، ... إلخ).
ü روشتة سريعة:
سل نفسك قبل الاجتماع: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الاجتماع؟ ثم افعل الآتي:
أ*. إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا، فلا تذهب إلى ذلك الاجتماع.
ب*. إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا بل من المهم أن أعرف ماذا حدث فيه، فيمكنك أن تُرسِل شخصًا آخر لينوب عنك.
ت*. إذا كانت الإجابة: من الواجب عليَّ حضور الاجتماع، فهو اجتماع هام، فعليك أن تضع جدول أعمال واضح، وأن تُوزِّعه على المجتمعين، وأن تبدأ الاجتماع في الموعد المحدد.
اللص الثالث: سوف وأخواتها:
إنها عصابة سوف وأخواتها، عناصر تلك العصابة هم: التأجيل، والمماطلة، والتسويف، وهؤلاء هم أخطر لصوص الوقت، يأتي الواحد منهم كأنه ناصح خائف عليك، فينصحك بتأجيل عمل اليوم إلى الغد، فاحذر من تلك العصابة أن تقترب منك.
ü روشتة سريعة:
إن دعتك نفسك لتأجيل عمل ما، فاسألها: ماذا سيحدث إن لم أفعل هذا العمل؟ وما هي درجة أهميته؟
أ*. إذا أجبت بأنه أمر هام، فقم بإنجاز هذا العمل فورًا.
ب*. إذا أجبت بأنه أمر هام، ولكن يمكن أن يقوم به شخص آخر، فيمكنك أن تقوم بتفويضه.
ت*. إذاأجبت بأنه ليس بأمر هام، ولن يحدث شيئًا، فقم بإهمال هذا العمل، أو إنجازه في وقت آخر.
اللص الرابع: فيضان الأوراق:
ونعني به فيضان البريد اليومي، والأعمال المكتبية والورقية، فإن كنت من المدراء الذين يُفضِّلون فتح البريد الخاص بهم وقراءة كل ما يصل إليهم من الخطابات، فإنك تُضيِّع كثيرًا من الوقت الثمين، خاصة وأن كثيرًا من المدراء يُضيِّعون في سبيل ذلك أثمن الأوقات في أول ساعات العمل.
ويلحق بذلك الفيضان رافد آخر، وهو تلك التقارير على اختلاف أنواعها سواءً أكانت تقرير أداء الموظفين، أو تقارير يومية عن سير العمل، أو تقارير خاصة بالحسابات، وليس معنى ذلك التوقف عن كتابة التقارير، ولكن المهم كيف ومتى تقوم بأدائها.
ü روشتة سريعة:
أ*. قم بتدريب سكرتيرك على تلقي البريد والأعمال الورقية، وفرزها وعرض المهم منها عليك.
ب*. ضع البريد في ملف خاص، وقم بقراءته في نهاية يوم العمل.
ت*. قم بتفويض الرد على البريد أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
ث*. إن كانت تقارير غير هامة فقم بتفويضها إلى شخص آخر، واكتفِ بإنجاز الهام منها فقط.
اللص الخامس: عدم القدرة على قول (لا):
فقد يمر بك أحد زملائك من المدراء الآخرين، أو يتصل بك أحد أصدقائك من خارج العمل؛ ليدعوك لتناول الغذاء دون موعد سابق، فتذهب معه فورًا دون أن تسأله إذا ما كان يمكنه الانتظار حتى تنتهي مما تقوم به من عمل، ولذا؛ فعدم قدرتك على قول (لا) ستغرقك في بحر من المهام غير الضرورية، والتي تستنزف وقتك وجهدك.
ü روشتة سريعة:
سل نفسك قبل كل دعوة من أصدقائك: ماذا لو قلت لا؟ فإن كان الجواب لا شيء، إذًا ارسم ابتسامة على وجهك، واعتذر بلطف.
اللص السادس: زحام الملفات:
إنه ليس زحامًا مروريًّا، ولكنه تراكم لملفات العمل؛ نتيجة عدم وجود نظام جيد لحفظ الملفات، ومن ثم تضيع بعض الأوراق الهامة في ذلك الزحام، وتفقد الكثير من الوقت في سبيل البحث عن ملف هنا أو ورقة هناك، ثم تستشيط غضبًا وتفقد تركيزك، وتضيع مجهودك في أشياء لا طائل من ورائها.
ü روشتة سريعة:
أ*. ضع نظامًا لحفظ الملفات مرتبًا أبجديًّا، واجعل سكرتيرك يضع قائمة بكل الملفات؛ حتى تتمكن من إيجاد أي ملف بسهولة.
ب*. تخلص من الملفات غير الهامة؛ لأنها تزحم مكان العمل دون جدوى.
وماذا بعد الكلام؟
1. قم بإعداد قائمة تتضمن كل ما تريد إنجازه في اليوم، ثم رتبها وفقًا للأولويات، ومن الأفضل أن تعد هذه القائمة في المساء؛ حتى لا تُضيِّع وقتك وأنت في قمة النشاط والطاقة.
2. احرص على الخلود إلى النوم مبكرًا، والاستيقاظ 15 دقيقة مبكرًا عن المعتاد، واجعل ذلك الوقت في أول اليوم للتفكير؛ حيث يكون ذهنك أكثر تفتحًا وأعمق تركيزًا.
3. احرص على الذهاب إلى العمل قبل الآخرين؛ فبهذه الطريقة لن يقاطعك أحد، واستثمر وصولك مبكرًا في إنجاز الأعمال الهامة والتي تحتاج إلى تركيز.
4. قبل أن تشرع في إنجاز مهمة ما، جهز كل الأشياء التي قد تحتاجها، من المعدات أو الآلات والأوراق وغيرها؛ حتى لا تشتت ذهنك وتضيع وقتك.
5. قم بالانتهاء من الأعمال الورقية مرة واحدة، ولا تَعد إليها مرة أخرى إلا في نهاية ساعات العمل؛ حين تكون أقل نشاطًا وحيوية.
6. قم بتقسيم المشاريع والأهداف الكبيرة إلى مراحل صغيرة، وحدد وقتًا للانتهاء من كل مرحلة صغيرة.
أهم المراجع:
1. أسرار قادة التميز، د.إبراهيم الفقي.
2. إدارة الوقت، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال.
3. سيطر على حياتك، د.إبراهيم الفقي.
الادارة ......... المدير الناجح
المقدمه
ولما كانت الادارة علما عاما للعلاقات فى كل مجالات الدراسة والبحث والاستقصاء وذلك لما يتوفر فى هذا المفهوم من قدرة على الوصف والتفسير .. ولما يوفره... (مشاركات: 7)
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/5688.imgcache (مشاركات: 1)
يمكن تصنيف الناس حسب نهج تعاملهم مع الوقت وترتيب الأولويات إلى أربعة، صنف مماطل وآخر إمعة وثالث متراخ في تحديد الأولويات والرابع من يرتب الأولويات "المنظم".
المماطل
هو شخص مهمل في العموم، فهو... (مشاركات: 1)
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/5690.imgcache
ا (مشاركات: 0)
الناس أجناس حسب تعاملهم مع الوقت
يمكن تصنيف الناس حسب نهج تعاملهم مع الوقت وترتيب الأولويات إلى أربعة، صنف مماطل وآخر إمعة وثالث متراخ في تحديد الأولويات والرابع من يرتب الأولويات "المنظم".
... (مشاركات: 0)
اذا كنت تريد التخصص في مجال السكرتارية الطبية، فإن حصولك على هذا الدبلوم التدريبي امر حتمي، حيث يهدف الى تأهيلك الى شغل أي وظيفة في مجال السكرتارية الطبية وهو التخصص الذي يتم العمل من خلاله في المؤسسات الطبية او في المستشفيات او مراكز الاشعة وفي العيادات الخاصة، حيث يقوم القائم على هذه الوظيفة بالقيام بالمهام الادارية والتنظيمية والتعامل مع الملفات والسجلات الطبية.
برنامج تدريبي يهدف الى تعريف المشاركين على حوكمة الشركات المساهمة، حيث التعرف على مجمعة من الآليات النظامية والمالية لتي تهدف الى تخفيض حدة تعارض المصالح بين الادارة واصحاب رأس المال المستثمر في الشركات
اذا كنت من العاملين في قسم الوثائق او الارشيف او احد مديري الادارات او الاقسام في الشركات والمؤسسات الكبرى او في المؤسسات الحكومية، فأنت امام واحد من اهم البرامج التدريبية الموجهة خصيصا لك، حيث يتم تأهيلك في هذه الدورة التدريبية للتعرف على المبادئ والاجراءات اللازمة لتنظيم عمليات حفظ وتداول الوثائق داخل المؤسسات بكافة انواعها، كذلك التعرف على العمليات الفنية المتمثلة في التصنيف والترتيب وانواع الفهارس ووسائل الايجاد المختلفة التي تساعد العاملين على سرعة استرجاع الوثائق.
برنامج تدريبي يؤهلك على استيعاب اهمية التسويق للخدمات التدريبية وما هو التوقيت المثالي لاعداد خطة التسويق وما هي مراحل الخطة التسويقية للخدمات التدريبية بداية من مرحلة تحليل السوق التدريبي وحتى مرحلة تصميم الخطة المناسبة للخدمات التي تقدمها
برنامج يتناول موضوعات لتأهيل المتدربين من الناحية المحاسبية والتدريب العملي على القيد الدفتري واستعراض جميع أشكال الدفاتر كذلك الدورة المستندية في الشركات الصناعية والتجارية بالتطبيق علي برنامج الاكسل Excel واخيرا ورشة العمل التطبيقية في المحاسبة