الموضوع: الادارة فى سطور.(2) كيف يدير المدير وقته(2)
الادارة فى سطور.(2) كيف يدير المدير وقته(2)
ا
تحدثنا في المقال السابق عن طبيعة الوقت وأهميته في حياة المؤسسات ونجاح المديرين، وذكرنا اللص الأول من اللصوص الست التي تُضيِّع الأوقات دون فائدة، وكان اللص الأول هو المقاطعات التي وضعناها تحت عنوان (فاصل ولا نواصل)، وفي هذا المقال نُكمل اللصوص الخمس الباقين، وهي:
اللص الثاني: المائدة المستديرة:
ونعني بها مائدة الاجتماعات، فكثيرٌ ما تضيع أوقات المدراء في تلك الاجتماعات إن لم يكن مُحضِّرًا لها بشكل جيد، فقد (قدرت بعض الدراسات والأبحاث أن المدراء يقضون في المتوسط حوالي 28% من وقتهم في اجتماعات مع السكرتارية، أو مدير آخر، أو موظف، أو رؤساء الأقسام، أو اللجان التنفيذية، ... إلخ).
ü روشتة سريعة:
سل نفسك قبل الاجتماع: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الاجتماع؟ ثم افعل الآتي:
أ*. إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا، فلا تذهب إلى ذلك الاجتماع.
ب*. إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا بل من المهم أن أعرف ماذا حدث فيه، فيمكنك أن تُرسِل شخصًا آخر لينوب عنك.
ت*. إذا كانت الإجابة: من الواجب عليَّ حضور الاجتماع، فهو اجتماع هام، فعليك أن تضع جدول أعمال واضح، وأن تُوزِّعه على المجتمعين، وأن تبدأ الاجتماع في الموعد المحدد.
اللص الثالث: سوف وأخواتها:
إنها عصابة سوف وأخواتها، عناصر تلك العصابة هم: التأجيل، والمماطلة، والتسويف، وهؤلاء هم أخطر لصوص الوقت، يأتي الواحد منهم كأنه ناصح خائف عليك، فينصحك بتأجيل عمل اليوم إلى الغد، فاحذر من تلك العصابة أن تقترب منك.
ü روشتة سريعة:
إن دعتك نفسك لتأجيل عمل ما، فاسألها: ماذا سيحدث إن لم أفعل هذا العمل؟ وما هي درجة أهميته؟
أ*. إذا أجبت بأنه أمر هام، فقم بإنجاز هذا العمل فورًا.
ب*. إذا أجبت بأنه أمر هام، ولكن يمكن أن يقوم به شخص آخر، فيمكنك أن تقوم بتفويضه.
ت*. إذاأجبت بأنه ليس بأمر هام، ولن يحدث شيئًا، فقم بإهمال هذا العمل، أو إنجازه في وقت آخر.
اللص الرابع: فيضان الأوراق:
ونعني به فيضان البريد اليومي، والأعمال المكتبية والورقية، فإن كنت من المدراء الذين يُفضِّلون فتح البريد الخاص بهم وقراءة كل ما يصل إليهم من الخطابات، فإنك تُضيِّع كثيرًا من الوقت الثمين، خاصة وأن كثيرًا من المدراء يُضيِّعون في سبيل ذلك أثمن الأوقات في أول ساعات العمل.
ويلحق بذلك الفيضان رافد آخر، وهو تلك التقارير على اختلاف أنواعها سواءً أكانت تقرير أداء الموظفين، أو تقارير يومية عن سير العمل، أو تقارير خاصة بالحسابات، وليس معنى ذلك التوقف عن كتابة التقارير، ولكن المهم كيف ومتى تقوم بأدائها.
ü روشتة سريعة:
أ*. قم بتدريب سكرتيرك على تلقي البريد والأعمال الورقية، وفرزها وعرض المهم منها عليك.
ب*. ضع البريد في ملف خاص، وقم بقراءته في نهاية يوم العمل.
ت*. قم بتفويض الرد على البريد أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
ث*. إن كانت تقارير غير هامة فقم بتفويضها إلى شخص آخر، واكتفِ بإنجاز الهام منها فقط.
اللص الخامس: عدم القدرة على قول (لا):
فقد يمر بك أحد زملائك من المدراء الآخرين، أو يتصل بك أحد أصدقائك من خارج العمل؛ ليدعوك لتناول الغذاء دون موعد سابق، فتذهب معه فورًا دون أن تسأله إذا ما كان يمكنه الانتظار حتى تنتهي مما تقوم به من عمل، ولذا؛ فعدم قدرتك على قول (لا) ستغرقك في بحر من المهام غير الضرورية، والتي تستنزف وقتك وجهدك.
ü روشتة سريعة:
سل نفسك قبل كل دعوة من أصدقائك: ماذا لو قلت لا؟ فإن كان الجواب لا شيء، إذًا ارسم ابتسامة على وجهك، واعتذر بلطف.
اللص السادس: زحام الملفات:
إنه ليس زحامًا مروريًّا، ولكنه تراكم لملفات العمل؛ نتيجة عدم وجود نظام جيد لحفظ الملفات، ومن ثم تضيع بعض الأوراق الهامة في ذلك الزحام، وتفقد الكثير من الوقت في سبيل البحث عن ملف هنا أو ورقة هناك، ثم تستشيط غضبًا وتفقد تركيزك، وتضيع مجهودك في أشياء لا طائل من ورائها.
ü روشتة سريعة:
أ*. ضع نظامًا لحفظ الملفات مرتبًا أبجديًّا، واجعل سكرتيرك يضع قائمة بكل الملفات؛ حتى تتمكن من إيجاد أي ملف بسهولة.
ب*. تخلص من الملفات غير الهامة؛ لأنها تزحم مكان العمل دون جدوى.
وماذا بعد الكلام؟
1. قم بإعداد قائمة تتضمن كل ما تريد إنجازه في اليوم، ثم رتبها وفقًا للأولويات، ومن الأفضل أن تعد هذه القائمة في المساء؛ حتى لا تُضيِّع وقتك وأنت في قمة النشاط والطاقة.
2. احرص على الخلود إلى النوم مبكرًا، والاستيقاظ 15 دقيقة مبكرًا عن المعتاد، واجعل ذلك الوقت في أول اليوم للتفكير؛ حيث يكون ذهنك أكثر تفتحًا وأعمق تركيزًا.
3. احرص على الذهاب إلى العمل قبل الآخرين؛ فبهذه الطريقة لن يقاطعك أحد، واستثمر وصولك مبكرًا في إنجاز الأعمال الهامة والتي تحتاج إلى تركيز.
4. قبل أن تشرع في إنجاز مهمة ما، جهز كل الأشياء التي قد تحتاجها، من المعدات أو الآلات والأوراق وغيرها؛ حتى لا تشتت ذهنك وتضيع وقتك.
5. قم بالانتهاء من الأعمال الورقية مرة واحدة، ولا تَعد إليها مرة أخرى إلا في نهاية ساعات العمل؛ حين تكون أقل نشاطًا وحيوية.
6. قم بتقسيم المشاريع والأهداف الكبيرة إلى مراحل صغيرة، وحدد وقتًا للانتهاء من كل مرحلة صغيرة.
أهم المراجع:
1. أسرار قادة التميز، د.إبراهيم الفقي.
2. إدارة الوقت، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال.
3. سيطر على حياتك، د.إبراهيم الفقي.
الادارة ......... المدير الناجح
المقدمه
ولما كانت الادارة علما عاما للعلاقات فى كل مجالات الدراسة والبحث والاستقصاء وذلك لما يتوفر فى هذا المفهوم من قدرة على الوصف والتفسير .. ولما يوفره... (مشاركات: 7)
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/5688.imgcache (مشاركات: 1)
يمكن تصنيف الناس حسب نهج تعاملهم مع الوقت وترتيب الأولويات إلى أربعة، صنف مماطل وآخر إمعة وثالث متراخ في تحديد الأولويات والرابع من يرتب الأولويات "المنظم".
المماطل
هو شخص مهمل في العموم، فهو... (مشاركات: 1)
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/5690.imgcache
ا (مشاركات: 0)
الناس أجناس حسب تعاملهم مع الوقت
يمكن تصنيف الناس حسب نهج تعاملهم مع الوقت وترتيب الأولويات إلى أربعة، صنف مماطل وآخر إمعة وثالث متراخ في تحديد الأولويات والرابع من يرتب الأولويات "المنظم".
... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي متخصص ينمي مهاراتك في مجال تجهيز وادارة وتشغيل مراكز اللياقة البدنية والاندية الصحية الجيم، حيث ستتعلم من خلاله المهارات الادارية والمالية والتسويقية التي تلزمك لادارة وتشغيل هذا المشروع المتميز
هذه الدورة التدريبية مناسبة لجميع العاملين في عمليات الرعاية الصحية و المستشفيات الذين يحتاجون إلى معرفة أساسية وفهم أفضل لإدارة تكاليف الرعاية الصحية بصورة تمكنهم من حساب الانتاجية للوحدات الطبية والرقابة على التكاليف لزيادة الربحية، وسيتمكن المشاركون في هذه الدورة التدريبية من معرفة كيفية تحديد المجالات الأساسية التي تحدث فيها النفقات الزائدة عادًة في الرعاية الصحية. بالإضافة إلى ذلك، سيكونوا قادرين على تصميم طريقة لتحديد أسباب الهدر ومعالجته في مؤسساتهم مما يؤدي إلى تحسين الجودة وخفض التكاليف.
أول برنامج تدريبي معني بتدريب المشاركين على تطبيق معايير إدارة الجودة الشاملة في الجامعات ومؤسسات التعليم العالي وانعكاس ذلك على جودة العمليات الإدارية والتعليمية بها. ويستعرض المحاضر خلال الدراسة تجارب ودراسات حالة للدول التي سبقت في تطبيق مفاهيم الجودة الشاملة على الجامعات ومؤسسات التعليم العالي
برنامج تدريبي حول الاستدامة في مجال ادارة العقارات يشرح معنى الاستدامة وتطبيقاتها في المجال العقاري وما هو البناء الاخضر والبناء الذكي وأنواع الطاقة والطاقة البديلة والطاقة الخضراء مع ورش عمل ونماذج تطبيقية
شهادة تدريبية متخصصة تهدف لتأهيل المشاركين على تطبيق الضوابط في العمليات المحاسبية، والتعرف على ادوار ووظائف قسم المحاسبة، كذلك تصميم الدورات المهنية للأعمال المؤسسية لتحقيق ضوابط افضل، وتطبيق تقسيم المهام والضوابط الداخلية في قسم المحاسبة والعمليات المتعلقة بها، بالاضافة الى تدريب المشاركين على تقليل احتمالية التعرض للاحتيال في المؤسسة والامتثال لمتطلبات اعداد التقارير الخارجية للسلطات الحكومية وشبه الحكومية.