الموضوع: مراقبة الوثائق

السلام عليكم؛؛؛
انا عضو جديد وتم ترشيحى لوظيفة مراقب وثائق ولا اعرف عنها شيئا . اريد من الزملاء الاعزاء ذوى الخبرة توضيحها لى باختصار مع الدقة .

وشكرآ؛؛؛؛؛؛

اريد من الاخوة الأفاضل توضيح مهام وظيفة مراقب وثائق باختصار لأننى فى حيرة
وشكرآ.

إجــــراء : مراقبـة الوثائق

1- الغـرض : Purpose :
ضمـان إنشـاء وحفظ وثائق نظام الجـودة بما فيها الوثائق خارجية المصدر وذلك من خلال :
• تمييز كل وثيقة برقم كودي وحيد لا يتكرر.
• ترخيص واعتماد الوثيقة بواسطة الأشخاص ذوي الصلاحية لذلك .
• آخر إصدار/تعديل للوثيقة هو المتاح لدى المتعاملين بها.
• إنشاء سجل لحصر وتسليم وثائق نظام الجودة للمتعاملين بها.
2- مجـال التطبيق : Scope :
يتم تطبيق هذا الإجراء على جميع الوثائق والتسجيلات والبيانات الخاصة بنظام إدارة الجودة
‏بالشركة كما يتم تطبيقه على الوثائق الخارجية المصدر التي ترد إلى الشركة.‏

3- المسـئوليات : Responsibilities :
‏3-1 مسئول الوثائق (مراقب الوثائق ) هو مسئول هذا الإجراء ( Process owner ) وكفاءة تطبيقه ويكون مسئولا" عن :
 تسجيل ومتابعة وتداول ‏وفهرسة وتوزيع جميع وثائق نظام إدارة الجودة.
 حفظ أصول هذه الوثائق والتحفظ ‏على أصول الوثائق الملغاة لمدة عام من تاريخ إلغائها.
 التحقق من إعدام/ التخلص من الوثائق الملغاة.

3-2 مدير الجودة مسئول عن :
 مراقبة إصدارات / تعديلات / إلغاء الوثائق الخاصة بنظام ‏إدارة الجودة .
 مراجعة جميع وثائق نظام الجودة قبل ‏إصدارها‏.
 التحقق من إعدام الوثائق الملغاة.

3-3 الجهة المصدرة للوثيقة هي المسئولة عن إعداد الإجراءات ويكون المدير المسئول في كل جهة هو
القائم إعداد تعليمات العمل الخاصة.
‏3-4 ممثل الإدارة هو المسئول عن اعتماد جميع الإجراءات.
‏3-5 ممثل الإدارة هو المسئول عن اعتماد دليل الجودة.
‏3-6 مسئولي الإدارات/ العمليات / الأنشطة مسئولون عن :
 عمل حصر بالوثائق خارجية المصدر الموجودة .
 طلب التعديل /الإصدار /الإلغاء للوثائق في حالة الاحتياج .
 التحقق من أن الوثائق الخاصة بنظام إدارة الجودة متوفرة في جميع أماكن استخدامها وأن
الوثائق الملغاة قد تم سحبها والتخلص منها.
4- السجـلات المستخدمة : Records :
م الســجل رقم كودي مدة الاحتفاظ
4-1 طلب إصدار/تعديل/إلغاء وثيقة DDC:01/F 01 1 سنة
4-2 قائمـة حصـر الوثــائق DDC:01/F 02 يتم تحديثها دوريا
4-3 سجـل توزيـع الوثــائق DDC:01/F 03 يتم تحديثها دوريا
4-4 قائمــة حصـر نمـاذج DDC:01/F 04 يتم تحديثها دوريا
5- تعريفــات : : Definitions
‏5-1 وثيقة خاضعة للمراقبة (‏‎Controlled Document ) :
هي الوثائق التي يتم ختمها بخاتم (‏‎Document Control ‎‏ ) ويتم إصدارها طبقاً ‏لمعدل توزيع الوثائق ويتم مراقبتها والمحافظة ‏عليها طبقاً لما هو وارد بهذا الإجراء.

‏5-2 وثيقة غير خاضعة للمراقبة (‏‎Uncontrolled Document ) :
هي الوثائق الغير خاضعة لأسلوب ضبط ومراقبة الوثائق والبيانات والتي لا تحمل خاتم ‏المراقبة ولا يوجد لها سجل توزيع الوثائق.

5-3 معد / مصدر الوثيقة :
هو الشخص المسئول فنيا عن الأشراف على إعداد الوثائق والتأكد من ملاءمتها للنظام وهو ‏مسئول أيضا عن اعتماد التعديلات التي تتم على هذه الوثيقة كما أعدها.
‏5-4 إجـراء (‏‎Procedure ) :
وثيقة تصف أسلوب تنفيذ عملية من عمليات نظام الجودة تحدد تتابع الأنشطة للعملية ومسئولية تنفيذها للتأكد من أن التنفيذ يتم طبقا للمطلوب ‏وبالكفاءة اللازمة وتوضح السجلات التي يتم حفظها كدليل على تنفيذ النشاط كما يوضح ‏الإجراء العلاقات العرضية بين الإدارات المختلفة لتنظيم العمل
فيما بينها‏.
5-5 تعليمات العمل (‏Work Instructions ) :
وثيقة تحدد تفاصيل المهام المطلوبة من أحد الأفراد /نشاط محدد على وجه الخصوص طبقا لأسلوب العمل وذلك بالدقة المطلوبة لتنفيذ هذه المهام.‏


6- الإجــراءات : : Procedure

6-1 إصـــدار الوثائق:
6-1-1 يحتفظ مراقب الوثائق بكشف معتمد من ممثل الإدارة بوظائف وأسماء المسئولين الذين لهم الحق في إعداد / إصدار الوثائق الخاصة بنظام إدارة الجودة.
6-1-2 يقوم الشخص معد الوثيقة بعمل مقترح للوثيقة بعد التأكد من أنها تشتمل على التالي :
عنوان الوثيقة – الغرض – مجال التطبيق – المسئوليات – السجلات المستخدمة – التعريفات (إن وجدت)– الإجـراءات – الوثائق المرجعية .
6-1-3 يقوم الشخص معد / مصدر الوثيقة بالتنسيق مع الجهات التي لها علاقة بالوثيقة لإبداء الرأي وتوفيق الآراء.
6-1-4 يقوم الشخص معد / مصدر الوثيقة بالتقدم بالاقتراح إلى إدارة الجودة لمراجعتها والتأكد من أنها لا تتعارض مع نظام إدارة الجودة.
6-1-5 يقوم مدير الجودة بمراجعة الوثيقة للتأكد من ملاءمتها للمواصفات ولنظام ولسياسة الشركة وفى حالة الموافقة عليها يتم كتابتها وأخذ الموافقات عليها من إعداد ومراجعة ويتم اعتمادها من ممثل الإدارة وترسل لمراقب الوثائق لاتخاذ خطوات إصدارها كما هو مبين فيما بعد.




6-2 تعـديلات الوثائق:
6-2-1 يمكن لأي شخص بالشركة التقدم بطلب ( تعديل / إصدار / إلغاء ) أي وثيقة وذلك على نموذج طلب إصدار/تعديل/إلغاء وثيقة وتقديمها إلى المدير المسئول المعتمد بإدارته لدراسته وفى حالة الموافقة يتم إرساله إلى مدير الجودة على أن يرفق بالنموذج مقترح تعديل الوثيقة (إن وجد).
6-2-2 يقوم مدير الجودة بمراجعة التعديل والتأكد من أنه لا يتعارض مع نظام إدارة الجودة و مناقشة التعديل مع المعنيين ( إذا تطلب الأمر ذلك ).
6-2-3 في حالة الموافقة على التعديل يتولى مراقب الوثائق اتخاذ خطوات إصدار التعديل كما هو وارد بهذا الإجراء أما في حالة تأجيل تنفيذ التعديل لأسباب تتعلق بالشركة فيتم حفظ أصل المقترح لدى مراقب الوثائق والبيانات لحين التنفيذ في التوقيت الذي تم تحديده .
6-2-4 في حالة رفض مقترح التعديل يقوم مدير الجودة بإبلاغ الجهة الطالبة بأسباب الرفض ويحفظ نموذج طلب التعديل في الملف الخاص به لمدة سنة من تاريخ الموافقة عليه.


6-3 الإعـداد لتنفيذ الإصـدار / التعـديل للوثيقـة :
6-3-1 في حالة الموافقة على المقترح يقوم مراقب الوثائق بإعطاء الوثيقة الرقم الكودي الخاص بالوثيقة الجديدة أو إعطاء رقم التعديل الجديد والتاريخ للوثائق التي لها كود من قبل.
6-3-2 يقوم مراقب الوثائق والبيانات بالإشراف على كتابة الإصدار / التعديل وتحديث الوثائق على الحاسب الآلي.
6-3-3 يقوم مدير الجودة بمراجعة الوثيقة بعد كتابتها وإرسالها للجهة المصدرة لاعتماد الإعداد واخذ اعتماد ممثل الادارة عليها وذلك بالنسبة للإجراءات أما التعليمات فيتم اعتمادها من المدير المسئول طبقا لما ورد بالبند 3-3 من هذا الإجراء.
6-3-4 ينشئ مراقب الوثائق قائمة حصر الوثائق وذلك للدليل / الإجراءات /التعليمات المستخدمة بالنظام كما ينشئ معدل التوزيع للوثيقة ويحفظ سجل التوزيع مع أصل كل وثيقة ويتم عمل قائمة حصر للنماذج.
6-3-5 يقوم مراقب الوثائق بتحديث قائمة حصر الوثائق ومعدل التوزيع للوثيقة عند حدوث أي تعديل أو إصدار جديد على أن يشمل هذا التحديث أخر موقف للوثائق وتحفظ أحدث طبعة لقائمة الحصر بأخر موقف للوثائق حتى التحديث التالي.
6-3-6 يتم تمييز التعديل بوضع خط رأسي ( ) على يمين السطور المعدلة, ويسجل أرقام الصفحات التي بها تغير وتاريخ التغيير في خانة التعديلات في ورقة الغلاف الخاصة بالوثيقة التي تم تعديلها بخط اليد ولا تحدَث التوقيعات بها إلا في حالة الإصدار الجديد فقط وفى حالة النماذج يتم تغيير التاريخ فقط لكل تعديل ولا يتم تمييز التعديل بالنماذج بالعلامة الراسية( ).


6-4 إصـدار / تحديث أصـل الوثيقـة :
يقوم مراقب الوثائق والبيانات بمراجعة توقيعات الوثيقة المصدرة وختم جميع صفحاتها الأصل من الخلف بخاتم ( Document Control ) وتضاف الوثيقة إلى ملف أصل الوثائق بعد سحب أصل الوثيقة الملغاة وختمها بخاتم (Cancelled ) الأحمر أو تعليمها باللون الأحمر ووضعها في ملف الوثائق الملغاة لمدة عام قبل إعدامها.

6-5 مراقبـة البيـانات بالحاسـب الآلي:
6-4-1 يقوم مسئول مراقبة الوثائق بتحديث بيانات الحاسب الآلي الخاصة بنظام إدارة الجودة ومراقبة هذه البيانات كل ستة شهور كما يلي:
• إعداد جميع وثائق نظام إدارة الجودة على الحاسب الآلي قبل طباعتها.
• يقوم مراقب الوثائق بحفظ الوثائق وتحديثها فور التعديل بالحاسب الآلي.
• يقوم مسئول مراقبة الوثائق بعمل نسخة ( Backup ) على أقراص ممغنطة/ (CD,S) أو أي وسائط حفظ مناسبة ويتم تحديثها عند حدوث تعديل.
• يقوم المسئول عن البيانات بعمل نسخة ( Backup ) على أقراص ممغنطة (CD,S ) أو أي وسائط حفظ مناسبة ويتم تحديثها كل اسبوعين.
• يتم التعامل مع البيانات على الحاسب الآلي طبقا لتعليمات مراقبة بيانات الحاسب الآلي
• يتم الاحتفاظ بهذه الأقراص لدى المختص بالحاسب الآلي وفي مكان آمن ضد التلف.

6-6 إعداد نسخ الوثـائق الخاضعـة للمراقبـة (Controlled Documents) :
6-4-2 يقوم مراقب الوثائق بالإشراف على تصوير النسخ المطلوبة من الوثيقة طبقا لمعدل توزيع الوثائق المعتمد ويتأكد من جودة النسخ التي تم تصويرها ويراجع صفحاتها ويتم تصوير جميع وثائق النظام على ورق A4.
6-4-3 يقوم مراقب الوثائق بتعديل قائمة حصر الوثائق طبقا لأخر تحديث.
6-4-4 يتم ختم النسخ المعدة للتوزيع بخاتم (Document Control ) في المكان المخصص لذلك على الصفحة الأولي للوثيقة فقط ويوضح بها أيضا رقم النسخة وحائز النسخة.
6-7 قواعـد التعـديل / الإصـدار للوثيقـة :
6-7-1 عند إصدار الوثيقة لأول مرة تأخذ رقم إصدار (1) و رقم تعديل (صفر) والتاريخ.
6-7-2 عند الحاجة إلى تعديل أي وثيقة أو صفحة بها ، بعد الموافقة على التعديل ، يتم إعطاء رقم مسلسل التعديل يبدأ من (1) وتاريخ جديد لهذه الصفحة / الصفحات التي بها تعديل فقط.
6-7-3 النماذج يتم تغيير التاريخ فقط ليكون التاريخ الجديد هو تاريخ بدء العمل بالنموذج المعدل أما الإجراءات و التعليمات فيتم إعادة إصدارها بعد التعديل الرابع لها أو في حالة تغييرات جوهرية وذلك طبقا لقرار مدير الجودة.
6-8 توزيـــع الوثائق:
6-8-1 يقوم مراقب الوثائق بتسليم الوثائق المصدرة / المعدلة إلى الجهات المعنية طبقا لسجل التوزيع للوثائق (نموذج رقم DDC:01/ F03 ) .
6-8-2 مسئول الإدارة / القسم هو المسئول عن التحقق من أن الوثائق الخاصة بنظام إدارة الجودة متوفرة في جميع أماكن استخدامها وأن الوثائق الملغاة قد تم سحبها والتخلص منها ويقوم المراجع الداخلي بالتحقق من ذلك أثناء المراجعات الداخلية لنظام إدارة الجودة.
6-9 الوثـائق الملغــاة :
6-9-1 في حالة إلغاء العمل بالوثيقة يقوم مسئول الوثائق بالإدارة / القسم بسحب الوثائق الملغاة وإعدامها ويستبدل مكانها الوثيقة المعدلة وعلى ان يتم الإحتفاظ بنسخة واحدة من الوثائق الملغاه لمدة سنة واحدة فقط لوثائق النظام أما بالنسبة للمنتجات فيتم الإحتفاظ بوثائق المنتج لمدة لا تقل عن خمس سنوات وهذا العمر الإفتراضى لصلاحية المنتج أو طبقا لأى قوانين أو تشريعات أخرى

6-10 مراقبــة الوثـائق خارجيـة المصــدر :
6-10-1 تقوم كل إدارة بعمل قائمة حصر بالوثائق الخارجية المصدر الموجودة لديها بعمل قائمة حصر خاصة بها وتحديثها دوريا في حالة حدوث تغييرات.
6-10-2 يتم التحفظ على الوثائق الخارجية المصدر (التي تحدد بواسطة المدير المختص ) بأسلوب مناسب لطبيعتها وفى حالة ورود تعديلات بها يتم تمييز القديم منها باستخدام " ماركر " ويحدد مسئول القسم مدة الاحتفاظ بالنسخ القديمة كمرجع وأغراض الاستفادة منها ، علما بأن جميع الوثائق الخارجية المصدر بدون تمييز " بالماركر " تعتبر وثائق صالحة للاستخدام ويمكن الرجوع إليها.
6-10-3 يتم تحديث قائمة الحصر للوثائق الخارجية المصدر عند ورود أي تعديلات بها ويكتب في القائمة تاريخ ورود هذه التعديلات.
6-10-4 يقوم مدير الجودة والمدير العام بمتابعة أحدث الاصدارات للمواصفات العالمية من خلال متابعة هيئة التوحيد القياسى / بوزارة الصناعة للحصول على أحدث الاصدارات / من خلال شبكة الإنترنت العالمية.

7- المرجعيات: : References
7-1 المواصفات ISO 9001:2008.

(ربنا معاك )وأي استفسار تحت أمرك ولا تتردد أبدا
أخوك هاني

بالنسبة للكتالوجات والرسومات الهندسية والمراجع تقدر تشرح طريقة تكويد ليها واية فورمة النموذج الىى فى تصورك وازارى نراقبها و هنا التعديل بيكون بتغير الرسمة ولا ما ينفعش التعديل

تاريخ كتابة الرسالة دى 27/7/2011
ياعالم حتردو امتى وانا حشوف الرد امتى

النموذج الخاص بالرسوم الهندسية Submittal وبيقدم فيه شرح كامل عن المحتوى ويتكون من Description لكل لوحه ورقمها والتاريخ والريفيجن
اما الكتلوجات بتتقدم بـMaterial Submittal. وبنفس طريقة التقديم, التعديل بيكون على حسب التوجيه المهم انك تكون ديماً عندك كل اصدار او Rev لوحده ؟ ويكون الريفيجن ورا بعده ويستحسن مترميش حاجة علشان هتتسأل عليها حتى لو عده عليها سنه ؟ عن تجربة
Mohamed Ibrahim
Document Controller

جزاكم الله خيرا جزيلا وكل الخير

مشكور جدا وجزاكم الله كل الخير