مقدمة:
إن المهمة الأساسية لإدارة الموارد البشرية هي التعامل مع الأفراد الذين يشغلون وظائف متعددة يقومون من خلالها بأداء مهام محددة ويلعبون أدوارا محددة، حيث لا تستطيع أي منظمة ان تستثمر مواردها البشرية بالشكل الأفضل إن لم يكن هناك وضوح في طبيعة الوظائف التي يشغلها كافة العاملين، أي وضع وصف لها و تحديد مواصفاتها من خلال تحليلها، حيث يساعد هذا التحليل في التأكد من عدم وجود تداخل بين تلك الوظائف.
تعريف الوظيفة: هي الواجبات المطلوب إنجازها من قبل الموظف خلال فترة زمنية محددة.
تعريف تحليل الوظائف:
تعرف بأنها العمل النظامي الذي تقوم به الإدارة بانتظام من أجل تحديد واجبات ومسؤوليات الوظائف، تحديد مستوى اتخاذ القرار في وظيفة معينة، مستوى المهارات المطلوبة للوظيفة، درجة الاستقلالية في الوظيفة، المجهود الذهني لأداء الوظيفة، والأدوات والآلات المستخدمة في أداء العمل المطلوب.
كما يمكن تعريف تحليل الوظائف بأنه عملية جمع معلومات عن كل وظيفة بغرض التعرف على وصف الوظيفة و متطلباتها، مواصفاتها، خصائصها و طبيعتها، و الغاية الأساسية من جمع المعلومات عن كل وظيفة هو محاولة الإجابة على الأسئلة التالية:
ماهي الأعمال التي يقوم بها الفرد في الوظيفة؟
كيف يقوم بتأدية تلك الأعمال؟
ماهي الوسائل أو الأدوات التي يستخدمها لتأدية تلك الأعمال؟
ماهي المؤهلات و القدرات المطلوبة للقيام بتلك الأعمال؟
بعد جمع المعلومات و الإجابة على الأسئلة يتوفر لدينا جانبان أساسيان في تحليل الوظائف هما:
الوصف الوظيفي: و الذي يتمثل في إعداد وصف عن متطلبات الوظيفة كالواجبات، المسؤوليات، ظروف العمل و الأدوات المستخدمة.
المواصفات الوظيفية: تتمثل في تحديد المهارات، الخبرات، و القدرات التي يجب توافرها في شاغل الوظيفة.
طرق تحليل الوظائف: توجد عدة طرق يمكن استخدامها في الحصول على المعلومات اللازمة لتحليل الوظائف، إلا أن هناك أربع طرق رئيسية وهي:
1. المقابلة: تشير هذه الطريقة إلى قيام المسؤول عن تحليل الوظائف بمقابلة كل من الشخص الذي يشغل الوظيفة ورئيسه المباشر معا أو كل على حدى بغرض الحصول على المعلومات الأولية الخاصة بالوظيفة، كما يقوم المحلل في بعض الأحيان بملاحظة شاغل الوظيفة أثناء تأدية مهامه للتأكد من صحة المعلومات التي جمعت عن طريق المقابلة، و بعد تسجيل كافة المعلومات يقوم المحلل بدراستها ليتأكد من عدم وجود فجوات أو نقص فيما جمعه عن الوظيفة، و تستخدم هاته الطريقة خاصة في المؤسسات الصغيرة التي يكون فيها عدد الوظائف محدود.
ويستخدم في المقابلة نموذجان للتحليل:
الأول: نموذج يستخدم كدليل للمحلل كي يضمن حسن سير إجراءات المقابلة بحيث يعطي كل معلومة من المعلومات التي يحصل عليها وزنها الحقيقي و أهميتها الفعلية.
الثاني: نموذج يدعى بيانات تحليل الوظيفة، و هو عبارة عن نموذج يعد مسبقا يدون فيه المحلل ما يشاهده أثناء مراقبة تأدية شاغل الوظيفة لعمله و ما يحصل عليه من معلومات خلال المقابلة، كما تختلف هذه النماذج من مؤسسة إلى أخرى و ذلك حسب طبيعة التحليل و حسب طبيعة الوظائف في المؤسسة.
2. الاستبيان: تقوم هذه الطريقة على ملء استبيان معد مسبقا من طرف شاغل الوظيفة، ثم تراجع إجاباته من طرف محلل الوظائف بعد الموافقة عليها من قبل رئيسه المباشر، و الهدف الأساسي من الاستبيان هو الحصول على الحقائق الوظيفية لكل وظيفة مما يتطلب مراعاة الموضوعية في المعلومات المقدمة، من هنا تبرز أهمية تصميم الاستبيان بشكل مبسط يساعد شاغل الوظيفة على ملأه مما يساهم في الحصول على معلومات تتطابق مع الواقع الفعلي للوظيفة.
3. الملاحظة: يعتمد هذا الأسلوب في تحليل الوظائف في الأساس على الملاحظة المباشرة لشاغل الوظيفة و كيف يقوم بتأدية المهام المنوطة به و الأدوات التي يستخدمها و المهارات التي يمتلكها.
4. الجمع بين المقابلة و الاستبيان.
الشروط الواجب توافرها في طرق تحليل الوظائف:
الصدق
الثبات
الشمولية
الموضوعية
التركيز على الوظيفة و ليس على شاغل الوظيفة
خطوات تحليل الوظائف:
1. تحديد الغرض من القيام بتحليل الوظائف الذي يكون سببه النمو السريع و الكبير للمؤسسة او العكس، الامر الذي يتطلب اضافة، الغاء، ادماج او استحداث بعض الوظائف.
2. تحديد عدد الوظائف التي يجب تحليلها و ليس كافة الوظائف في المؤسسة، و ذلك توفيرا للوقت و الجهد و عدم الازدواجية في العمل.
3. تحديد نوعية المعلومات و البيانات المطلوبة و جمعها اما باستخدام المقابلة، الاستبيان او الملاحظة استنادا الى طبيعة الوظائف المراد تحليلها.
4. اعداد مسودة لتحليل الوظائف بعد التاكد من تغطية كافة المجالات الاساسية المرتبطة بالوظيفة، ثم مراجعة تلك المسودات التي يتم التوصل اليها مع شاغل كل وظيفة و مع رئيسه المباشر للتاكد من صدق البيانات و المعلومات المجمعة.
5. اعداد كشوف نهائية لتحليل الوظائف بحيث يشمل ذلك تجميع الوظائف المتشابهة في مجموعات تشمل كل مجموعة عددا من الوظائف، و بعد اعداد نظام التحليل في شكله النهائي يرفع الى الجهات العليا في المؤسسة لاقراره.
أسئلة التطبيق:
1. اختر وظيفة من الوظائف الإدارية في مؤسسة ما وقم بتحليلها مبينا وصف ومواصفات تلك الوظيفة؟
2. اذكر ايجابيات و سلبيات كل طريقة من طرق تحليل الوظائف؟
3. أيا من طرق تحليل الوظائف السابقة تفضل، ولماذا؟
4. ماذا يقصد بتصنيف الوظائف؟
رد مع اقتباس
