إنه من الأهمية بمكان أن ندرك حقيقة أن كتابة التوصيف الوظيفي لا يمكن فصلها عن جوانب أخرى من عملية تقييم الوظيفة / العمل الشاملة. وبتعبير آخر ، لن يكون لتوصيف الوظيفة / العمل هدف ولا صلاحية (صدق) مالم ننظر إليه بهذه النظرة الشاملة . وإذا ما ركزَّنا انتباهنا على جوانب محدَّدة في عملية تحليل الوظيفة / العمل ومخارجها فإن توصيف الوظيفة / العمل والتفسيرات المذكورة في الوحدات السابقة قد يُخفي جزئياً العلاقة مع إطار العمل الشامل. ولكي نتغلب على هذا الاحتمال ، فإن هذه الوحدة ستقوم بتلخيص الاعتبارات الأساسية التي يجب أخذها فى الحسبان عند كتابة توصيف الوظيفة / العمل وأيضاً تلخيص الروابط مع عملية التقييم الشاملة .

ويتضح من الوحدات السابقة أنه يوجد طريقة واحدة إما لتنفيذ عملية التقييم ، وجمع البيانات الأساسية المطلوبة ، أو كتابة التوصيف الوظيفي. وهكذا لايوجد أسلوب معد مسبقاً قابل للتطبيق في جميع الظروف . وبافتراض إمكانية تنوع الأساليب ، يصبح من الأفضل عمل مخطَّط تمهيدي بالإعتبارات الأساسية التي يجب أخذها في الحسبان وأن نشير إلى بعض الإختبارات الرئيسية . وباتباع هذه النظرة ، يتم صياغة ملخص إطار العمل الشامل في هذه الوحدة كمجموعة من الأسئلة . وستحدِّد إجابتك عن هذه الأسئلة ما إذا كانت أسئلة لاحقة مطلوبة أم لا .

فعلى سبيل المثال إذا قرَّرت إستخدام خبراء من الخارج لجميع البيانات الأساسية وتوصيف الأعمال / الوظائف ، فإن السؤال عن تركيب أو تكوين مجموعة محلِّلي الوظيفة / العمل يصبح غير ذي أهمية. كما أنه من المهم أيضاً أن نلاحظ أن الأسئلة الأَّولية . تشير إلى قرارات ليست من مسئولية محلِّل الوظيفة / العمل . مثل تستخدم أو لا تستخدم خطة عوامل مسبقة وبالرغم من ذلك فإن هذه الأسئلة سيكون لها تأثير جوهري على كيفية تنفيذ محلِّلو الوظيفة / العمل لمهمتهم ، وعلى كلٍ من محتوى وهيكل توصيف الوظيفة / العمل .



قرارات أساسيـــة BASIC DECISIONS

قرارات تمهيدية Preliminary Decisions

هل تنوي استخدام مخططاً تحليلياً قائماً على العوامل والعوامل الفرعية ، أو أسلوب غير تحليلي يجسِّد جميع الوظائف / الأعمال المتشابهة ، أو خليط من الاثنيْن معاً .

هل تنوي أن تبتكر مخططاً لتقييم الوظائف / الأعمال خاص بك ، أو تستخدم أحد المخططات المناسبة التي يروِّج لها مختلف استشاريي الإدارة ، أو تتبنى مخططاً مستخدماً في مؤسسات أخرى؟

هل تفضل أسلوباً تحليلياً أو خليطاً ، هل تحتاج إلى مخطط يتم فيه تحديد العوامل و/أو معدل النقاط مسبقاً ، أو هل تفضل مخططاً مفصَّلاً حسب ظروفك واحتياجاتك الفردية ؟

وإذا تم إقرار استخدام مخططاً مفصلاً تبعاً لظروف واحتياجات مؤسستك ، فهل يجب تحديد العوامل و/ العوامل المساعدة المناسبة قبل تنفيذ تحليل العمل ؟

كيف يتم إعلام شاغلي الوظائف ، ممثلي الإدارة واتحاد العمال الملائم بالغرض من عملية التقييم ومدى تقدمها ؟

هل يجب تطبيق المخطط على جميع الوظائف / الأعمال ، أو على عينة ممثِّلة للوظائف / الأعمال الدليلية ؟

إذا كان المخطط قائم على عينة من الوظائف / الأعمال الدليلية ، فما هي الخطوات التي يجب تنفيذها للتأكد من أنها تمثِّل الأنواع المختلفة لمطلب الوظيفة / العمل ، الموقع ، الموظفين الإناث / الذكور، الخ …؟

إلى أي مدى تحدِّد تشريعات الأجر العادلة نوع المخطَّط المستخدم ؟

تنفيذ تحليل الوظيفة / العمل Conduct of the Job Analysis

هل من الضروري عمل توصيفات وظيفة / عمل جديدة ؟
هل توصيفات الوظيفة / العمل الحالية مناسبة لأغراض التقييم ؟

إذا لم يتم عمل تصنيفات وظيفة / عمل جديدة ، هل يمكن تبرير هذا أو هل ستضعف إمكانية تنفيذ التقييم ؟

إذا كان المطلوب عمل توصيف وظيفي من سيقوم بإعداده ؟ محلِّل الوظيفة ، شاغل الوظيفة ؟ أم الإدارة ؟

هل يجب كتابة توصيف وظيفي لجميع الوظائف / الأعمال أم لعَّينة ممَّثلة للوظائف الأساسية ؟

ماهي الوثائق الحالية المناسبة لأغراض التقييم والتي يجب توفيرها لمحلِّلي الوظيفة / العمل ؟

هل من الضروري مقابلة شاغلي الوظائف لجميع بيانات أساسية عن مطالب الوظيفة / العمل ؟

بالإضافة إلى شاغلي الوظيفة ، هل من الضروري مقابلة الموظفين الآخرين مثل رؤسائهم المباشرين؟

إذا كان من المقرَّر مقابلة الرؤساء المباشرين لشاغلي الوظيفة ، هل يجب أن يحدث ذلك قبل أو بعد مقابلة شاغل الوظيفة ؟

إذا كان من المقرَّر مقابلة شاغلي الوظائف ، هل يجب أن نسألهم أن يكملوا إستطلاعاً للرأي عن أنشطتهم ؟

هل يجب تقديم استطلاعات رأي شاغلي الوظيفة إلى من يقوم بالتقييم بدون تغيير أو تبديل ، بعد التحقق بواسطة محلِّل وظيفة/ عمل ذو خبرة ، أو يتم إعادة صياغتها كتوصيف وظيفة / عمل بواسطة محلِّل الوظيفة / العمل ؟
إذا لم يتم اعتبار صحة لا مقابلات ولا استطلاعات رأي شاغلي الوظائف ، هل يجب على شاغلي الوظائف ، أو مع رؤسائهم المباشرين صياغة توصيفات وظائفهم الخاصة بالرجوع إلى ملاحظات إرشادية .

إلى أي مدى يجب أن تتعرض توصيفات الوظائف التي تم جمعها بواسطة شاغل الوظيفة إلى المراجعة للتخلص من الأخطاء وعدم التناسق قبل تسليمها إلى من يقوم بالتقييم ؟

هل يتم اعتبار توصيف الوظائف التي تمت صياغتها بواسطة إدارة الأفراد أو أي إدارات أخرى مقبولاً ؟

إذا لم يكن شاغل الوظيفة مشاركاً في جميع البيانات الأساسية ، هل سيحدث ذلك إحساساً بعدم صحة توصيفات الوظائف وتشويهاً لمصداقية عملية التقييم كاملة ؟

هل تم إتخاذ ترتيبات كافية للتحقق من صحة توصيفات الوظيفة / العمل حتى التي تم جمعها عن طريق شاغل الوظيفة وإن لزم الأمر عن طريق رؤسائهم المباشرين ؟

إلى أي مدى يجب أن يتعرض محتوى توصيف الوظيفة / العمل إلى التحقيق والمراجعة من المستويات العليا للإدارة و/ أو ممثلي الإتحادات المعنيَّة ؟

إختيار محلِّلي الوظائف/ الأعمال SELECTING JOB ANALYSTS

ماهو العدد المطلوب من محلِّلي الوظائف / الأعمال ؟
هل يجب أن يكون محلِّلي الوظائف / الأعمال موظفين بالمؤسسة أو خبراء من الخارج يتم استخدامهم لهذا الغرض ؟

إذا تم إقرار اختيار محلِّلي الوظائف / الأعمال من موظفي المؤسسة ، هل يجب أن يكونوا :

- شاغلي وظائف / أعمال ؟
- مديرين ؟
- ممثلي اتحادات / نقابات عمال ؟
- تركيبة من اثنين أو أكثر مما سبق؟

واذا ما تم اختيار شاغلي الوظائف هل هم يمثِّلون أنواع الوظائف / الأعمال المراد تقييمها ؟

هل جدول محلِّلي الوظائف / الأعمال يمثِّل على نحو كافٍ نسبة الذكور / الإناث للوظائف المراد تقييمها ؟

هل يتم إعداد الأفراد الذين تم اختيارهم بحيث يكونوا موضوعيين (غير منحازين) وقريبين من المهمة بدون تصوِّر أفكار مقدَّماً؟

هل يتضمن جدول محلِّلي الوظائف/ الأعمال ممثلي الإدارة أو نقابات العمال ؟

التدريــــــب TRAINING

ماهو التدريب المطلوب في مجال تقنيات (طرق) تحليل الوظيفة / العمل ؟

هل الخبرة الضرورية موجودة داخل المؤسسة أو من الأفضل إستقدامها من الخارج لتدريب محلِّلي الوظائف / الأعمال؟

هل التدريب المتوفِّر يركِّز على الحاجة إلى تجنب التحيز إلى ما تتطلبه الوظيفة / العمل أو نوع خاص من الوظيفة / العمل ؟

هل التدريب يركِّز الإنتباه على الحاجة إلى تأكيد أن توصيف الوظائف / الأعمال لا ينبغي أن يتم إفساده بالتحيُّز المباشر و / أو غير المباشر للجنس ؟

هل لدى محلِّلي الوظائف / الأعمال فرصة كافية لممارسة تقنيات المقابلة ؟

هل يركِّز التدريب المتوفِّر على الحاجة لجميع محلِّلي الوظائف / الأعمال لتبنِّي أسلوب متناسق وأن يجهِّز توصيف وظيفة / عمل طبقاً لتصميم عام ؟

هل يوافق محلِّلو الوظائف / الأعمال على تصميم عام لجميع توصيفات الوظائف / الأعمال ؟

هل من الضروري توفير بعض التدريب الأوَّلي من تقنيات تسجيل الملاحظات ؟

هل يركِّز التدريب على أهمية جمع المعلومات الواقعية عن محتوى الوظيفة / العمل ومراجعة صحتها مع شاغلي الوظائف / الأعمال؟

هل يوافق محلِّلو الوظائف / الأعمال على تصميم عام لجميع توصيفات الوظائف / الأعمال ؟

هل من الضروري توفير بعض التدريب الأوَّلي في تقنيات تسجيل الملاحظات ؟

هل يركِّز التدريب على أهمية جمع المعلومات الواقعية عن محتوى الوظيفة / العمل ومراجعة صحتها مع شاغلي الوظائف / الأعمال؟

تحليل الوظيفة / العمل JOB ANALYSIS

العمل التمهيدي Preparatory Work

هل تسلِّم شاغلو الوظائف الأعمال المواد التفسيرية للأهداف الخاصة بعملية التقييم وكيف يتم إنجاز ذلك ؟

هل تم إعلام شاغلي الوظائف / الأعمال ورؤسائهم المباشرين ومديريهم وممثلي الإتحادات النقابية بالتاريخ والزمن ومكان المقابلات ؟

هل من المفيد إعداد ملاحظات إضافية لمن سيتم مقابلتهم يوضِّح فيها الغرض من المقابلة ؟

تحقَّق مما إذا كان شاغل الوظيفة / العمل يريد أن تقابله بمفرده أو يفضل أن يحضر المقابلة ممثل نقابة العمال الخاصة به .

تحقق من أن جميع الأطراف المعنيَّة بالمقابلة قد تسلموا إشعاراً وافياً (على الأقل قبل الموعد باسبوع) .

هل تم إعلام المطلوبين للمطلوبين بأن يحضروا أية وثائق يعتقدون في أهميتها وصلتها بالموضوع؟

هل تحتاج إلى بعض العمل المنزلي الأساسي عن وظائف الإدارات المختلفة وسريان العمل بينها ، وبخاصة الإدارات التي تتعامل معها لأول مرة ؟

هل من المفيد أن تقوم بجولة إسترشادية تمهيدية لمكان العمل بشكل عام ؟

هل تم اعداد ترتيبات لمكتب مناسب حيث يمكن أن تنعقد المقابلات بدون مقاطعة ؟

هل ترتيبات المقابلة غير رسمية كالقيود الطبيعية التي يسمح بها المكتب ؟

هل توجد إمكانية تناول الشاي ، القهوة ، الخ وهل طفاية السجائر متاحة؟

هل تغطي قائمة المراجعة التي أعددتها جميع البنود في القائمة السابق تحديدها للعوامل والعوامل الفرعية ؟

مقابلة شاغلي الوظيفة / العمل (المراحل الأوَّلية)
JOB HOLDER INTERVIEW (INITIAL STAGES)

هل حاولت أن تهيئ مناخاً غير رسمي ؟

إلى أي مدى تم إقامة علاقة مع شاغل الوظيفة / العمل ؟

ماهي الأسئلة المباشرة الملائمة التي تتطلب إجابات مباشرة ؟
ماهي تقنيات الإجابة المناسبة ؟

هل تبنيِّت أسلوباً تحليلياً يقدِّم ناتجاً نهائياً لكل مهمة أو نشاط ؟ هل تبنيِّت أسلوباً حيادياً مناسباً ؟

هل نجحت في الحصول على صورة واضحة عن مسئوليات شاغلي الوظائف / الأعمال ومجال إتخاذ القرار المستقل؟

عند استخدام العوامل المحدَّدة مسبقاً لأغراض التقييم هل تغطي المقابلة جميع المجالات المناسبة للطلب ؟

هل توجد أية مطالب لم يتم تغطيتها بدرجة كافية بواسطة العوامل المحدَّدة مسبقاً ؟

هل قمت بعمل ترتيبات تضمن لك إستمرارية المقابلة وتغطية جميع النقاط في قائمة المراجعة ؟

مقابلة شاغلي الوظيفة / العمل (المراحل النهائية)
JOB HOLDER INTERVIEW (CLOSING STAGES)

هل قمت بتوضيح أن المقابلة أوشكت على الإنتهاء ؟

هل تم إعلام شاغل الوظيفة / العمل بأنواع المطالب التي تؤخذ عادة في الإعتبار لأغراض التقييم والتي تُعطي الفرصة لتوفير معلومات إضافية ؟

هل قمت مراراً بمراجعة قائمتك لتتأكد من أن جميع النقاط ذات الصلة بالموضوع قد تم تغطيتها ؟

هل كررت النقاط التي ذكرتها في بداية المقابلة وركَّزت على أن توصيف الوظيفة / العمل سيوافق عليها ؟


مقابلات أخرى (الرؤساء المباشرون) OTHER INTERVIEWS

هل توجد أية فروق بين المعلومات التي ذكرها شاغل الوظيفة ورؤساؤهم المباشرون ، وماهي ؟

هل قمت بتحليل آية فروق في البيانات التي حصلت عليها من شاغل الوظيفة ورئيسه المباشر ؟

هل حصلت على صورة واضحة لمسئوليات كلٍ من شاغل الوظيفة ورئيسه المباشر ؟

هل تجنبت إستعمال العبارات أو الأسئلة التي قد تُحدِث توتراً بين شاغل الوظيفة ورئيسه المباشر؟

الملاحظة المباشرة DIRECT OBSERVATION

هل توجد أية جوانب للوظيفة / العمل تحتاج إلى مزيد من التصنيف ؟

هل لديك الفرصة لتوضيح نقاط مع شاغل الوظيفة / العمل و/أو رئيسه المباشر ؟

هل يتم استخدام وظائف / أعمال مرجعية (دليلية) كأساس لتوصيف الوظائف / الأعمال ، وهل من الضروري ملاحظة الوظائف / الأعمال لشاغلي وظائف آخرين وهل من المناسب مناقشة أية قضايا تتطلب مزيداً من التحليل ؟

هل حصلت على فكرة جيدة عن بيئة العمل العادية لشاغلي الوظائف / الأعمال؟

توصيف الوظائف / الأعمال JOB DESCRIPTIONS

الجزء الأول : معلومات خلفية Part I: Background Information

هل حصلت على جميع المعلومات التي تحتاج إليها ؟

ماهي البنود الملائمة التي يجب أن يتضمنها تحديد نوع الوظيفة / العمل؟

هل حدَّدت بوضوح تلك البنود المفيدة لأغراض تحليل الوظيفة / العمل وتلك التي لها صلة بمن يقوم بالتقييم ؟

هل من الضروري أن تتضمن المسوَّدة النهائية المسميَّات الوظيفية ؟

إذا كانت المسميَّات الوظيفية متضمنَّة هل راجعتها لتستبعد مؤشرات جنس شاغلي الوظائف؟

هل قمت باستبعاد اسم شاغل الوظيفة من المسوَّدة النهائية؟

هل تم استعباد جميع المؤشرات الأخرى بجنس شاغل الوظيفة : العمل؟

هل قمت بتوفير عبارة مختصرة عن غرض الوظيفة العام موضحاً لماذا توجد هذه الوظيفة / العمل ؟

هل تحققت من أن عبارة الغرض العام منسجمة مع محتويات بقية التوصيف الوظيفي ؟

هل من الضروري توفير ملخصاً بخلفية البيئة التي توجد فيها الوظائف / الأعمال ، وإذا كانت الإجابة بنعم ماذا يجب أن يغطي هذا الملخص ؟

هل قمت بتوضيح مدخلات ومخرجات كل وظيفة / عمل ، وهل من المفيد وجود خريطة إنسيابية للعمل ؟

هل قمت بتحديد وتسجيل الأنواع الأساسية للعدد والأجهزة المستخدمة ؟

هل قمت بتوفير خريطة تنظيم توضح شاغل الوظيفة ورئيسه المباشر وزملائه ومساعديه ؟

هل من الضروري توسيع نطاق خريطة التنظيم لتشمل نطاق الوظائف / الأعمال في هيكل المؤسسة ككل.
هل قمت بتحديد الأنشطة / المهام الرئيسية التي يجب على شاغل الوظيفة / العمل أن يؤديها ؟

لكل نوع رئيسي من النشاط هل قمتا بتلخيص العملية المتضمنة ؟

هل من الممكن توضيح مقدار الوقت المستغرق لكل مجال رئيسي من النشاط ، و / أو تكرار حدوثه؟

الجزء الثاني : تحليل العوامل PART II: FACTOR ANALYSIS

هل عملية التقييم قائمة على عوامل وعوامل فرعية سبق تحديدها ؟

عند استخدام العوامل المحدَّدة مسبقاً هل تأكدت من أن قسم تحليل العوامل للتوصيف الوظيفي أخذ في إعتباره هذه العوامل ؟

عند استخدام العوامل المحدَّدة مسبقاً هل يحتوي توصيف العمل على قسم نهائي لتسجيل مطالب الوظيفة / العمل الإضافية ، إن وجدت ؟

إذا لم تستخدم العوامل المحدَّدة مسبقاً هل يوافق جميع محلَّلي الوظائف / الأعمال على إطار عمل لتوصيف الوظائف / الأعمال ؟

هل أخذت في اعتبارك المهارات المطلوبة قبل بدء الوظيفة / العمل ، والمهارات الإضافية المطلوبة من الموظف الجديد والتدريب المستمر فى موقع العمل ؟

هل أنت متأكد من أنك قمت بتحديد – المهارات المطلوبة لكل مجال رئيسي من النشاط والعملية التي تستلزمها – في محتوى الوظيفة / العمل ؟

هل تأكدت من أن المؤهلات وطول مدة الخبرة / التدريب يوفران مقاييس معقولة للمهارات المطلوبة ودرجات صعوبتها ؟

إذا ما تم مواصفة المؤهلات هل أنت متأكد من أنها تمثِّل المستوى المطلوب من المهارة وأنها ليست حوافز للالتحاق بالوظيفة / العمل ؟

عند استخدام المقاييس القائمة على الزمن مثل طول مدة الخبرة / التدريب هل أنت متأكد أن النسبة الملائمة فقط – للحصول على مستوى المهارات المطلوبة – قد تم أخذها في الاعتبار؟

أية أنواع من المسئولية متضمنة لكل مجال رئيسي للنشاط ؟

أية قرارات يتخذها شاغل الوظيفة لكل مجال رئيسي للنشاط وإلى أي مدى يتم تقييدها بالحاجة إلى تصعيدها ؟

عند توصيف قيماً مالية هل أنت متأكد من أن المقاييس المستخدمة منسجمة عبر جميع الوظائف / الأعمال ؟

هل استخدمت تقريبات أو المدى وأعطيت تواريخ عند تسجيلك للقيم المالية ؟

هل أنت متأكد من أن جميع المسئولية واتخاذ القرار قد تم تغطيتها ؟

هل ملخصك عن الأنواع المختلفة للمسئولية واتخاذ القرار يتضمن النتائج النهائية أو الحسابات ؟

أية أنواع من المجهود العقلي والبدني مطلوبة لكلْ من المجالات الرئيسية للنشاط ؟

ماهي شدة و/أو تكرار المتطلبات للأنواع الخيارية للمجهود العقلي والبدني فيما يختص بكل مجال من مجالات النشاط الرئيسية ؟

هل تجنبت التركيز على الإهتمام المفرط بالمطالب البدنية والتي تميل إلى تأييد سيطرة الوظائف / الأعمال النسائية ؟

ما هي أنواع ظروف العمل غير السادة والمخاطر التي لا يمكن تجنبها وأمراض الصناعة التي يمكن أن يتعرض لها شاغل الوظيفة ؟


إذا كان كشف أو إظهار المخاطر أمراً هاماً هل أنت متأكد من أن هذه المخاطر لايمكن تجنبها ، وأنها لا تنتج عن ممارسات وإجراءات عمل غير آمنة ؟

هل تجنبت إستخدام التعميمات التي لا معنى لها ؟

خاتمــــة FINALISING

هل أنت واثق من أنه إذا كان لديك معرفة محدودة بالوظائف / الأعمال ، فإن توصيف الوظائف / الأعمال التي أعددته سيعطيك فهماً مرضياً عن مطالب الوظيفة / العمل التي ذكرها كل شاغل وظيفة / عمل؟

هل راجعت محتويات توصيف الوظائف / الأعمال مع شاغلي الوظائف / الأعمال وعدَّلتها آخذاً في اعتبارك أية نقاط جوهرية أثاروها.

هل وافق شاغل الوظيفة / العمل ووقَّع النسخة النهائية لتوصيف العمل / الوظيفة؟

هل من الضروري الحصول على موافقة الرئيس المباشر لشاغل الوظيفة ؟ وإذا كانت الإجابة بنعم هل يحدث هذا فعلاً ؟

هل من الضروري الحصول على موافقة آخرين مثل مستويات عليا من الإدارة و / أو ممثلي اتحادات ونقابات العمال ، واذا كانت الإجابة بنعم ، هل يحدث هذا فعلاً ؟

هل تحس أن توصيف الوظيفة / العمل الذي أعددته يتم عرضه بطريقة واضحة ومنسجمة ومفهومة؟

هل محتوى وتصميم توصيف الوظائف / الأعمال مكتوباً بطريقة منسجمة مع التوصيفات الأخرى المستخدمة بواسطة محلِّلين وظيفة / عمل آخرين؟

في حالة وجود مستوى عالٍ من الفصل المهني بالنسبة للجنس ، تحقق من أنك لم تركِّز على مطالب هي تلميح لأحد أنواع الوظيفة / العمل ، وأنك لم تركز على تلك الأنواع التي هي تلميح للأنواع الأخرى .

هل قمت بمراجعة نهائية لتتأكد من أن جنس شاغلي الوظيفة / العمل غير ظاهر مباشرة ، أو يمكن الإستدلال عليه من محتويات توصيف الوظيفة / العمل ؟

هل أنت واثق من أن جميع شاغلي الوظائف / الأعمال يحسِّون أنك أديت عملك بحياد تام وأن الطريقة التي نفذت بها مهمتك لم تضعف الإتفاق الجماعي المطلوب لعملية تقييم ناجحة ؟

هل أنت واثق من أن من يقوم بالتقييم يمكنه استخدام توصيفك للوظيفة / العمل بدون الحاجة إلى طلب معلومات إضافية ، أو القيام بمزيد من التحليل ؟