الموضوع: تحليل وتوصيف الوظائف ( ملخص )

اخواني الكرام
تحدث الكثير وقرانا الكثير عن تحليل توصيف الوظائف ولكن اود ان اقدم لكم موجز ومفصل عن تحليل وتوصيف الوظائف بعد قرائتي لعدة كتب
اتمنى الاستفادة .
ولا تنسونا من الدعاء . . والله الموفق .

تحليل وتوصيف الوظائف

ما هي تحليل وتوصيف الوظائف ؟
تحليل الوظائفJob Analysis
هي عملية جمع وتسجيل وتنظيم كافة المعلومات والبيانات عن الوظيفة والمتمثلة في 00
- الواجبات والمهام والأنشطة التي تحتوي عليها ( توصيف الوظيفة – الوصف الوظيفي )
- متطلبات الوظيفة التي تحدد الشروط اللازم توفيرها في شاغل الوظيفة
الوصف الوظيفي ( توصيف الوظائف ) Job Description
هي الأعمال والمهام والواجبات التي تشمل عليها الوظيفة وأهداف ومعايير الأداء لهذه الوظيفة 0
(1)

خصائص الوظيفة

العمل : الأعمال والمهام التي تحتوي عليها
الوظيفة 0
المعارف : هي المعارف المختلفة المطلوبة
لأداء الأعمال والمهام كالمعرفة
الفنية والمعرفة الإدارية 0
المهارات : هي المهارات الأساسية لتحقيق
مستوى الأداء المطلوب لكل
عمل أو مهمة تشتمل علية
الوظيفة 0
الاتجاهات : هي الاتجاهات الاجتماعية


عناصر توصيف الوظائف ( قبل البحث عن شاغل الوظيفة ) : -
- الإدارة أو القسم التابع لها الوظيفة
- مسمى الوظيفة
- مسؤول اتجاه
- خصائص شاغل الوظيفة
- الهدف من الوظيفة
- الإعمال والواجبات ( الرئيسية والثانوية )
- المسؤوليات ( أفراد - أموال - المواد - الآلات )
- الظروف المادية والاجتماعية
- التدريب والتطوير والتعليم
- شروط الاستخدام
- فرص الترقية والسلم الوظيفي
-

(2) عناصر الوصف الوظيفي ( لشاغل الوظيفة بعد التعيين ) : -
-

خصائص شاغل الوظيفة

المتطلبات الجسمانية : الصحة – العمر – المظهر العام 0
المؤهلات : المؤهلات العلمية – التدريب – المعرفة 0
مستوى الذكاء 0
الاستعدادات والقدرات الخاصة : قدرات فنية – يدوية 0
الاهتمامات : اجتماعية – عملية – بدنية ورياضية 0
الميول والنزعات : الاستقلالية - الاتزان – الدوافع
الظروف الشخصية والاجتماعية : العائلية – الشخصية 0


الإدارة أو القسم التابع لها الوظيفة
- مسمى الوظيفة
- مسؤول اتجاه
- المسؤول عنهم ( المسؤولين اتجاهه )
- خصائص شاغل الوظيفة
- الهدف من الوظيفة
- الأعمال والواجبات ( الرئيسية والثانوية )
- المسؤوليات التي يجب إتباعها
أهمية تحليل وتوصيف الوظائف
هي حجر الزاوية لجميع السياسات والاستراتيجيات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية كالتالي : -
§ تحديد النوعيات المطلوبة من العمالة من خلال تحديد الأعباء والمسؤوليات الوظيفية والمؤهلات والخبرات والمهارات اللازم توفرها فيمن يشغل هذه الوظيفة ( تخطيط الموارد البشرية ) 0
§ توضيح طبيعة العمل ومسؤولياته وتحديد متطلبات الوظائف والشروط الواجب توفيرها فيمن يشغل هذه الوظيفة ( اختيار الأفراد ) 0
§ اكتشاف مستويات المهارات لدى العاملين الجدد واكتشاف نقاط القوة والضعف من اجل تطويرهم أو الاستغناء عنهم ( توجيه العاملين الجدد ) 0
§ التعرف على طبيعة الأعمال المسندة إلى العاملين وخصائصها ومسؤولياتها ومتطلباتها من اجل التخطيط للتدريب ( إعداد وتقييم برامج التدريب ) 0
§ يساهم في إعداد معدلات الأداء لكل عمل بناءاً على الأعمال المطلوبة من العامل وطريقة أدائه لها لمعرفة زمن تنفيذ كل عمل ( تحديد معدلات الأداء ) 0
§ المعايير والأسس الموضوعة لتقييم أداء العاملين من خلال مقارنة ما هو المفترض أداؤه بالأداء الفعلي للموظف ( تقييم أداء العاملين ) 0
§ تحديد الأجر العادل والمناسب لكل وظيفة حسب أهميتها والمعرفة الدقيقة بالأعمال المطلوبة والظروف التي تؤدى فيها والخبرة والمهارة المطلوبة لتنفيذها ( سياسات الأجور والمرتبات ) 0
§ أساس وضع سلم الترقية والنقل من خلال تحليل توصيف الوظائف عن طريق كشف لمواصفات وخصائص الوظائف وعلاقتها ببعضها البعض ( سياسات النقل والترقية ) 0
§ التعرف على المشكلات التنظيمية وهذا يعطي فرص للمسؤولين لاتخاذ الإجراءات التصحيحية لمعالجة هذه المشاكل والحد من أثارها ( التطوير الفعال للتنظيم ) 0
الخطوات الرئيسية لتحليل وتوصيف الوظائف : -
1 - اختيار فريق الباحثين 0
اختيار باحثين ذوي خبرة سابقة بنوع النشاط ، والتزام الإدارة بتقديم جميع الدعم وتوفير البيانات
والمعلومات اللازمة للحصول على نتائج مرضية ومتوقعة 0
2 – تحديد أنواع الوظائف 0
عند إجراء عملية التحليل والتوصيف يتم الحصول على المعلومات من الهيكل التنظيمي للمنظمة
وبالتالي يتم تحديد أنواع الوظائف المطلوبة والمدة الزمنية لذلك 0
3 – تحديد أنواع البيانات المطلوب جمعها 0
ü بيانات عن الموظفين - مسمى الوظيفي- مسمى الإدارة أو القسم- مكان العمل 0
ü بيانات عن الواجبات والمسؤوليات – الواجبات التي يلتزم بها شاغل الوظيفة 0
ü بيانات تشمل المواد - الآلات - الأدوات – المواد المستخدمة 0
ü بيانات الظروف المحيطة بالعمل – درجة الحرارة – التهوية – النظافة – الإضاءة 0
ü بيانات عن العلاقات - العلاقات الوظيفية داخل المنظمة 0
عملية جمع البيانات والمعلومات عن الوظائف
1- الاستبيان
2- الملاحظات المباشرة
3- المقابلة الشخصية
4- المذكرات والمتابعات اليومية

جمع البيانات ومراجعتها
بعد جمع البيانات الفعلية والنماذج اللازمة يتم مراجعة القوائم بدقة من اجل صحة المحتويات لهذه البيانات 0
إعداد كشوف حصر الوظائف
يتم حصر الوظائف والاتفاق على مسمياتها وطبيعة عملها لكل وحدة إدارية 0
تحليل الوظائف
بعد الانتهاء من إعداد الكشوف تبدأ عملية تحليل الوظائف كالتالي :
v مقدار الجهد المطلوب لانجاز الأعمال المطلوبة 0
v حجم المسؤوليات المترتبة على هذه الأعمال 0
v ظروف العمل 0
v الخبرات والتجارب السابقة المطلوبة للقيام بالوظيفة 0