الموضوع: مهام ادارة الشئون الادارية

عذراً على الخطأ
لقد قمت بكتابة المقال مرة أخرى من بدايته حتى لا أقطع حبل أفكار القاريء الكريم
إن وظائف ومهام إدارة الشئون الإدارية لا تقل أهميتها عن الموارد البشرية أو شئون الموظفين ، لكن لأسف الشديد من النادر جداً أن نجد من يهتم بهذه الوظيفة وبعطي حقها المنهجي في شرح ونشر عناصرها وبنودها التفصيلية ، وأنا هنا أنتهز هذه الفرصة لمحاولة تعريف هذه الوظيفة المهمة جداً في مساعدة الشركة لتحقيق أهدافها وبسم الله نبدأ
الشئون الإدارية: سابقاً كانت تطلق هذه الوظيفة على كل من يعمل في المجال الإداري وشئون الموظفين بدون التفريق بين هذه الوظائف ةتصنيفاتها ، ولكن بعدها بفترة من الزمن بدأ يطلق على من يقوم بتقديم الخدمات الموظفين ومرافق الشركة بإدارة الخدمات الإدارية أو الخدمات المساندة ولكن حالياً إستقر المسمى المهني لهذه الوظيفة بالشئون الإدارية
ماهي الشئون الإدارية: وظيفتها الأساسية هي تقديم وتوفير أدوات العمل المناسبة إلى الموظفين مع القيام بالرعاية الكاملة لمرافق ومباني الشركة ، وممكن تعريفها بصياغة أخرى : هي توفير بيئة عمل صحية ومناسبة لموظفي الشركة
عناصر الشئون الإدارية (أقسامها):
1- الخدمات المكتبية: تهتم بتقديم جميع الخدمات المكتبية التي يحتاجها موظفي الشركة للقيام بأعمالهم على أفضل وجه ممكن ومنها ما يلي:
* الطباعة والتصوير والتغليف: المسئولية الكاملة عن تقديم خدمات الطباعة والتصوير والتغليف لجميع المستندات والتقارير والدراسات والبحوث الخاصة بالعمل داخل مرافق الشركة
* الأدوات القرطاسية والمكتبية: المسئولية الكاملة عن تحديد نمط ونوع الأدوات المكتبية المتداولة داخل الشركة من أقلام وأحبار وقرطاسيات وأدوات مكتبية بحيث تكون مناسبة في الجودة والسعر مع توفيرها حين الطلب
* المطبوعات: طباعة جميع مطبوعات الشركة تحت نمط وتصميم واحد مثل الفواتير والسندات وأوراق خطابات الشركة الرسمية وغيرها من المطبوعات
* الملفات والأرشفة: المسئولية عن وضع نظام أرشفة ملفات الأقسام وحفظها وتقسيمها ومسئوليتها
* الأخباروالإعلانات : توفير جميع وسائل الإعلام المقرءوة من جرائد ومجلات ومواقع إلكترونية عبر الإنرنت إلى الإدارة العليا بالشركة أو ممن تحتاج طبيعة عمله الإطلاع على هذه الأخبار وتحديثها بشكل دائم وذلك عن طريق الإشتراك والمتابعة وخاصة التي تعتاد الشركة عمل إعلانات فيها ، مع تنفيذ إعلانات الشركة الخاصة بالموظفين أو مرافق الشركة أو كيانها القانوني لدى الجرائد أو المجلات المناسبة
* مكتبة الشركة: هناك شركات لا تهتم بهذا الجانب ولا توجد لديه أي مكتبة بينما هناك شركات تعتبر مكتبة الشركة من أساسيات خدمة الموظفين في تأهيلهم وتدريبهم وتثقيفهم ويعتبر مشروع كبير يتشارك فيه جميع إدارات وأقسام الشركة لتحديد نوعية الكتب والملازم والبحوث المطلوب توفيرها في المكتبة
* المراسلات الداخلية: هذه مسئولية في غاية الأهمية لدى الشركات التي لديها دورة مستندية عالية بين أقسامها وإدارتها المختلفة وهي تعنى بتوصيل وتسليم جميع المراسلات الداخلية بالشركات وإرسال الفاكسات وإستلامها وتوزيعها على الموظفين المعنيين تحت نظام رسمي يحدد ضوابط ومسئولية ومواعيد المراسلات الداخلية بين الموظفين بالشركة ومرافقها
2- خدمات الإتصالات: تهتم هذه الخدمة بتقديم وتوفير كافة وسائل الإتصال المسموع والمرئي إن أمكنت عبر وسائل الإتصال الحديثة والتي تتميز بالسرعة والجودة والتكلفة وتكون هذه الخدمة لجميع موظفي الشركة ومرافقها وفورعها إن وجدت ولهذا وهي تنقسم لعدة مناطق كالتالي:
* خدمات الهاتف والفاكس : توفير جميع خدمات الهاتف والفاكس في كل مرفق من مرافق الشركة والتأكد من سداد فواتيرها في وقتها لضمان إستمراريتها بدون إنقطاع مع تحديد نوعية وخدمات الإتصال المقدمة من من مزودي الخدمة
* خدمات الصادر والوارد: تهتم بالتحكم على جميع الصدار والوارد عبر صندوق البريد للشركة وعبر جميع وسائل الشحن مثل البريد المسجل والسريع والعادي والتاكد من وجود نظام يضمن متابعة وصول جميع الصادر والوارد إلى الجهات المعنية بتوثيق واستلام وسرعة
* خدمات الإتصال عبر الحاسب الآلي: تعنى بتقديم خدمات البريد الإلكتروني والماسنجر وجميع وسائل الإتصال للموظفين المكتبيين عبر الإنترنت وموقع الشركة سواءً داخل الشركة أو خارجها
* خدمات البدالة (السنترال): توفير خدمات التحويلات والتوصيلات الداخلية لتسهيل الإتصال بين الموظفين في الداخل والخارج والتحكم بتوزيع الأصفار المحلية والدولية بين الموظفين حسب طبيعة عمل كل موظف وفق سياسة ونظام يضبط هذه العملية
* خدمات مواقع الشركة ومرافقها وفروعها: تهتم هذه الخدمة بتوفير تفاصيل عناوين الشركة ومرافقها وفروعها كتابياً ورسماً بالكروكي أو بالتصوير الفضائي أو بأي طريقة تسهل للجميع (سواءً موظفين أو عملاء أو ضيوف أو زوار أو شركاء) الوصول إلى أي مرفق أو فرع من فروع الشركة بيسر وسهولة مع تزويدهم بأرقام الإتصال الخاصة بالمرفق المعني
3- خدمات الأصول الثابتة: هذه وظيفة مهمة جداً وهي تعتبر المهام الأولى في الشئون الإدارية والتي تراعي وتحافظ على ممتلكات وأصول الشركة ، وهي تقدم ما يلي:
* تحديد مخصصات الأصول الثابتة (الموازنة السنوية): تحديد نمط وأنواع وموديل كل أصل ثابت يتم إستخدامه داخل الشركة حسب سلم الدرجات الوظيفية وأنواعها وجودتها مع تحديد الكميات المراد توفيرها خلال السنة المالية الجديدة مع التاكد من توفيرها في وقتها بدون تأخير
* حركة الأصول الثابتة : التحكم والمتابعة في نقل وتسليم وسحب أي أصل من أصول الشركة بين الموظفين ومرافقها حسب إحتياج الشركة مثل المركبات والمكاتب والأجهزة الكهربائية وغيرها
* جرد وحصر الأصول الثابتة: جرد وحصر الأصول الثابتة ضمن برنامج الجرد المالي للأصول الثابتة إما شهري أو ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي حسب سياسة الشركة ، والتاكد من مطابقة الأصول المذكورة بالشئون الإدارية مع المسجلة حسابياً في حسابات الشركة وتحديد المستفاد منها وغير المستفاد منها والتاكد من أن جميع الصول الثابتة مسجلة في عهدة الموظفين داخل الشركة
* صيانة الأصول الثابتة: تهتم بصيانة جميع الأصول الثابتنة حسب نوعيتها ومتابعة صيانتها وعمل سجل لمتابعة الصيانة الدورية أو الطارئة عبر تاريخ الأصل الثابت داخل الشركة
* التأمين على الأصول الثابتة: مثل التامين الشامل على المركبات وعمل المطالبات أثناء الحوادث ومتابعة وثائق التامين وصلاحيتها والتأكد من عدم غياب الغطاء التأميني لجميع مركبات الشركة والحصول على التعويضات
* إخلاء طرف الموظفين من عهدة الأصول الثابتة: تهتم هذه الخدمة بالتاكد من إخلاء طرف أي موظف من عهدة أي أصل من أصول الشركة مع سلامة هذا الأصل وصلاحيته سواءً للموظفين المنتهية خدماتهم أو المجازين أو المنقولين من مركز تكلفة إلى مركز تكلفة آخر
* التخلص من الأصول: تهتم بالتخلص من الأصول الثابتة الغير مستفاد منها أو التالف والعطلان منها ليتم إخراجها من سجلات الشركة وذلك عن طريق إما بيعها أو عن طريق إتلافها بموجب أنظمة البيع والإتلاف المحددة لذلك
* العلاقات الحكومية للأصول الثابتة: مثل العلامات التجارية الخاصة بمنتجات الشركة وإدارتها وتسجيلها محلياً وإقليمياً ودولياً حسب سياسة الشركة بالإضافة إلى متابعة صلاحية رخص وتسجيل مركبات الشركة لدى إدارات المرور ووزارة النقل بالإضافة إلى متابعة عقود الإيجار لمرافق الشركة وفروعها ومتابعة استحقاقاتها وصلاحيتها أو متابعة لصكوك الملكية لأراضي أو مباني الشركة والإحتفاظ بها في أماكن خاصة تضمن سلامتها من السرقة أو الإتلاف أو الحريق
4- خدمات المرافق: تهتم بتوفير جميع الخدمات الحياتية والضيافة للموظفين داخل الشركة ومنها ما يلي:
* الخدمات الحياتية: توفير الماء والكهرباء والصرف الصحي لجميع مرافق الشركة وفروعها
* النظافة والصيانة: نظافة وصيانة مرافق الشركة ومبانيها
* الضيافة: البوفيه والمطعم
* السكن: توفير سكن مناسب للعمالة ومراقبة تشغيله
* الإستقبال والمكاتب والمصلى: الإهتمام بتقسيم مساحة المكاتب وتوزيعها وفق الهيكل الإدارية وتوفير خدمة الإستقبال المناسبة للشركة مع التاكد من وجود مصلى مناسب لأداء الصلاة فيه في أوقاتها
* الأمن والحراسة : توفير الحراسة المناسبة والدائمة لجميع مرافق الشركة وفروعها
* العلاقات الحكومية لمرافق الشركة: متابعة وإدارة جميع التراخيص وسجلات الشركة وفروعها ومرافقها لدى جميع الدوائر الحكومية المعنية مثل مكاتب العمل ووزارة التجارة والصناعة والغرفة التجارية والبلديات والدفاع المدني ومصلحة الزكاة والدخل
5- خدمات النقل والحجز والسفر: تهتم هذه المهمة في توفير خدمات نقل الموظفين والعمالة من السكن إلى مقر أعمالهم بالشركة والعكس أيضاً في أوقات محددة بدون تعطيل أو تأخير مع توفير جميع خدمات الحجز والتذاكر للمسافرين من الموظفين سواءً للعمل أو الإجازة أو لغير ذلك ومن ذلك مهام مختلفة نذكرها كالتالي:
* خدمات النقل: توفير خدمة النقل والمواصلات للموظفين والعمالة من السكن إلى الشركة والعكس
* خدمات الحجز والتذاكر: عمل حجوزات السفر الجوية والبرية والبحرية داخل وخارج البلد سواءً للزيارة أو للعمل أو للإجازة
* خدمات الفنادق: توفير الحجز على الفنادق لموظفي الشركة في حالة العمل خارج مقر الشركة أو الحجز للضيوف والزوار إلى مقر الشركة
* خدمات تأشيرات السفر والسفارات: توفير خدمات التاشيرات من السفارات للبلدان المراد زيارتها لموظفي الشركة في حالة العمل
* إستقبال الضيوف والزوار : استقبال الضيوف والزوار من المطارات ونقلهم داخل البلد
طبعاً هناك بعض المهام تختلف موقعها لدى الأقسام حسب ثقافة الشركات فمن الشركات يجعل العلاقات الحكومية للموظفين تحت الشئون الإدارية والبعض الآخر يبقيها تحت إدارة الموارد البشرية ، وأيضاً كذلك التامين على المخازن والمستودعات ضد السرقة والحريق فالبعض يجعل هذه المهمة من مسئولية الشئون الإدارية والبعض الآخر يجعلها تحت إدارة المخازن وأيضاً هناك إدارة العلاقات العامة فبعض الشركات تجعلها إدارة مستقلة حسب حجمها وطبيعة عملها والبعض منها يجعلها مع إدارة الشئون الإدارية وهكذا ، وفي الأخير هذا ما أستطع أن أفيدكم به من خلال تجربتي الطويلة في إدارة الشئون الإدارية لدى مجموعة من الشركات الدولية والمحلية
وأرجو أن لا تنسونا من صالح دعائكم وصلى الله وسلم على نبينا محمد وعلى آله وصحبه وسلم والحمد لله رب العالمين

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
شرفنى كثيراً أن أكون مشترك جديد معكم وأكثر ما جذبنى هنا هو توفير المعلومات المفيده والحرص على المعرفة ونشر المعلومات الهامه دون حدود .. جزاكم الله كل خير واتمنى أن تتقبلونى صديقاً جديداً لديكم ..