الموضوع: بطاقة وصف وظيفي : سكرتير تنفيذي

المسمى الوظيفى : سكرتير تنفيذى

التبعية : الإدارة العليا كودالوظيفة : GM 003

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا

الرئيس المباشر:

- أعضاء مجلس الإدارة

- المدير العام

- المدير التنفيذى

- مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر)

المهام و المسئوليات:

- ينوب عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى

- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل

- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

نطاق المسئولية و الإشراف:

السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:

1- عامل النظافة

2- عامل البوفيه

3- السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى

4- المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى

5- المندوبين بمكتب المدير العام

السلطات و الصلاحيات:

- السكرتير التنفيذى للإداراة العليا له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق طلب توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق التوصية بالمكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب المدير العام وذلك بعد موافقة رئيسه المباشر

- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالإدارة العليا

- السكرتير التنفيذى لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام أو المدير التنفيذى و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه

المؤهلات الدراسية:

السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:

- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)

- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية

الدورات التدريبية:

السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:

1- مفاهيم نظم الجودة

الخــبرات:

السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:

- خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)

- خبرة ثلاث سنوات كسكرتير مساعد (خبرة داخل الشركة)

اللـغــات:

- اللغة العربية

بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية

- اللغة الإنجليزية

جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)

المهــارات:

السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)

2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)

3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف

4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة

5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف

6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)

7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف

8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم

10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين

11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك

12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

السمات الشخصية:

يجب أن يتحلى السكرتير التنفيذى للإدارة العليا بالسمات التالية:

1- الإنضباط فى المواعيد

2- التركيز و المنطقية فى التفكير

3- معدل ذكاء عالى

4- هادىء الطباع و غير إنفعالى

5- ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى

6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

8- حسن المظهر و الأناقة

9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

10- لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة سكرتير تنفيذى لمكتب المدير العام عن 25 سنة و لا يزيد عن 30 سنة

مدة العمل فى الوظيفة:

لا تقل مدة العمل فى وظيفة السكرتير التنفيذى للإدارة العليا عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنوات

الترقـيات:

بعد إنتهاء مدة عمل السكرتير التنفيذى للإدارة العليا، فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير مكتب المدير العام.

معايير التقييم:

1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات السكرتارية التنفيذية من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها السكرتير التنفيذى لرئيسه المباشر (المدير العام أو مدير مكتب المدير العام)
4- تقرير الرئيس المباشر (المدير العام أو مدير مكتب المدير العام)




المصدر : 4shared.com

ألف شكر على هذه البطاقة الذي تحتوي وصف دقيق

[

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

نشكركم الشكر الجزيل على هذا الجهد وحبذا لوكان أيضا مترجما للغة الانجليزية حتى يعم النفع على كل من يحتاج لمثل هذه المعلومات.

بارك الله فيكم وجزاكم كل خير ودمتم سالمين

لقد غطى هذا الوصف بعض الجوانب التي لم تخطر لي عند قيامي بإعداد قائمة المهام والمهارات

شكرا جزيلا لكم

جزاك الله خيرا على المجهود الوافر والمتجدد نسأل الله ان يجعله فى ميزان حسناتك

شكرا علي وصف وظيفة سكرتير تنفيذي
كيف ابحث عن وظيفة اخري وانا داخل هذه الصفحة

تسلم اخي الفاضل على هذا الزخم الجيد من المعلومات في بطاقة الوصف هذه

ولكم جزيل الشكر