الموضوع: أهمية التخطيط والرقابة على المخزون

أهميةالتخطيط والرقابة على المخزون

التخزين
· هوالاحتفاظ بكمية معينة من سلعة أو مادة خام لفترة زمنية متحملين تكاليف التخزين.
· ويمثلالمخزون جزء من رأسمال المنظمة يجب أن يقارن مع مجالات الاستثمار الأخرى المتاحةوالممكنة وبحيث تتخذ القرارات الاقتصادية.
· قيمةالمخزون تتراوح بين 15-25% من راس المال المستثمر.
· قيمةتكلفة التخزين تتراوح بين 17-24% من متوسط قيمة المخزون.
الأخطار التى تتعرض لها الشركة نتيجة زيادةالمخزون
أ. رأسمال معطل كان يمكن استخدامه فى أوجه نشاط أخرى مربحة.
ب. التضخمفى تكاليف مناولة المواد والاحتفاظ بها كمخزون وزيادة فرص التلف والضياع والسرقةوالحريق والتقادم وزيادة الفائدة المدفوعة على رأس المال المستثمر فى هذه الموادوزيادة مصاريف التأمين.
ج. تشغلالمهمات الزائدة فى المخزون حيزا من الفراغ فى المخازن مما يعوق عمليات الصرفوالاستلام بالإضافة إلى تكلفة الصيانة والجرد.
د. أنتعطيل أموال الشركة فى المهمات والمعدات الزائدة أصبح عبئاً اقتصادياً يؤثر علىالسيولة النقدية للشركة.
هـ. خسائرالبيع والتصرف فى المخزون الزائد والراكد حيث يتم بيعه بقيمه أقل بكثير من القيمةالدفترية.
و. ظهورإدارة الشركة أمام العاملين بمظهر الإسراف مما يشكل أخطاراً جسيمة على كفاءتهموأعمالهم حيث أن الإدارة عادة هى القدوة الحسنة بالنسبة إلىالعاملين.
ملحوظة
يجب علىإدارة الشركة أن تراقب المخزون مع ملاحظة أن عملية المراقبة لا تنصب على مراقبةالكميات أو القيم للأصناف المخزونة فقط ولكنها تنصب على مراقبة مفردات الأصنافالموجودة بالمخازن حيث أنه قد يحدث أن يكون هناك تضخم فى المخزون الكلى من الموادمع وجود نقص معين فى كثير من المفرداتالنوعية.

الأسباب التى تؤدى إلى زيادةالمخزون
أ. سوءالتقدير والتخطيط لتوفير الاحتياجات وعدم استخدام الأساليب العلمية والمعادلاتالرياضية وعدم مراعاة الحدود المختلفة للمخزون حيث أن لكل صنف بالمخزون الحدودالثلاثة الآتية:
· الحدالأدنى - حد الخطر
o وهىالكمية التى يجب توافرها بالمخازن من صنف معين لمقابلة الطوارئ فى حالة عدم وصولالكميات المتعاقد عليها حسب السياسية المرسومة.
o وهى عادةتقدر بما يعادل استهلاك "3 شهور" للصنف المشترى من السوق المحلى وتعادل استهلاك 4.5شهراً للصنف المشترى من السوق الخارجى.
· حدالطلب
· وهىالكمية التى يجب توافرها فى المخازن من صنف معين وعندها يبدأ فى اتخاذ إجراءاتالطلب والشراء للوصول برصيد الصنف إلى الحد الأقصى له ويقدر على أساس استهلاك "6شهور" للصنف المشترى من السوق المحلى ويقدر على أساس استهلاك "9 شهور" للصنفالمشترى من السوق الخارجى.
· الحدالأقصى
· وهو أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها بالمخزون من الصنف الواحد.
· وأى زيادةعن هذا الحد يعتبر زيادة فى المخزون.
ج. عندما لتنسيق بين الإدارات الطالبة للمهمات والإدارة المسئولة عن الشراء حيث يجب أن تحللالبياناتالواردة من كل إدارة طالبة للمهم اتويتم دراستها جيداً على خطط وبرامج الحصول على المهمات.
د. تعنتالإدارة الطالبة فى طلب المهمات بكميات أكثر من المطلوب وذلك لعدم الثقة فى جهازتوفير المستلزمات وخوفاً من الآثار المترتبة على عدم توفرالمخزون.
هـ. عدممراجعة قوائم المهمات الزائدة عن الحاجة والراكدة والمستغنى عنها قبل عمليةالشراء.
و. التوقفعن استخدام منتج معين أو ماكينة معينة.
ز. التغيير فى التصميم أو المواصفات الفنية للأجهزة القائمةبالشركة.
ح. وضع المهمات المخزنة فى مكان غير مناسب بالمخزن مما يؤدى إلى نسيانها وبالتالى شراء بدلاً منها.

صور وأشكال زيادةالمخزون:
أ. المهمات والمعدات الزائدة عن الحاجة
وهىالمعدات والمهمات التى تزيد كمياتها عن الحد الأقصى ويمكن الاستفادة منها بالصرفخلال فترة زمنية معقولة يمكن تقديرها مع الإدارات الفنية ولا يتم تحويلها إلىالراكد والمستغنى عنه إلا وفق إجراءات تعتمد من السلطة المختصةبالشركة.
ب. المهمات والمعدات الراكدة والفائضة
وهىالكميات التى لا يمكن استخدامها على المدى القريب وكذلك غير متوقع استخدامها خلال فترة زمنية مستقبلية مع الوضع فى الاعتبار أن هذه المهمات صالحة للاستعمال وجيدةويمكن إعادة استخدامها فى غير أغراضها الأساسية بشكلاقتصادى.
ج. المهمات والمعدات التالفة
وهىالأصناف التى تتغير مواصفاتها فى التخزين بسبب طول فترة تخزينها وبشكل يقلل منمواصفاتها الفنية بشكل لا يفقدها طبيعة استخدامها بحيث يمكن الاستفادة منها فىالإنتاج الأقل جودة أو بعد تحضيرات تؤدى إلى تقليل أثارالتلف.
د. العوادم
وهىالأصناف التى تفقد مواصفاتها بسبب طول فترة تخزينها مما يؤدى إلى عدم إمكانيةالاستفادة منها فى الغرض الذى خزنت من أجله ويقتضى الأمر البحث عن عملاء لشرائهايعرفون لها استخدامات جديدة.

على أنه يجب استبعاد البنود التالية من هذهالمهمات
أ- بنودالأمان
وهىالأصناف الضرورية لاستمرار الإنتاج وعادة ما يكون عمرها الافتراضي يتناسب وعمرالمعدات ويتم الاحتفاظ بها طالما أن المعدات فى التشغيل ولا يتم الاستغناء عنها إلابعد الاستغناء عن الأصل التابعة.
ب- البنودالإستراتيجية
هىالكميات التى يتم تحديد الحد الأمثل لها بحيث تتناسب واستمرار العملية الإنتاجيةوتتوقف طبيعة تلك البنود على نشاط كل شركة.
لذا فمنالأهمية بمكان تحديد البنود الإستراتيجية بمعرفة لجنة متخصصة ولا يتم الصرف إلاوفقاً لاعتمادات وسلطاتبذاتها.

كيف يتم تشخيص زيادة المخزون والراكد والمستغنىعنه؟
يتمبتحليل ودراسة أرصدة بنود المخزون وذلك بالاسترشاد بالإحصاءات والبيانات المختلفةالتى تصدرها الإدارة المسئولة عن المخزون ومعرفة الأنماط المختلفة للاستهلاك ودراسةمعدلاتها وتحديدمستوى الحد الأقصى وحد الطلب والحد الأدنى والوقوف على البنودسريعة الحركة وكذا البنود بطيئة الحركة والبنود الإستراتيجية والعرض على المسئولينلمعرفة نقاط الضعف ومعالجتها فى الوقت المناسب لتحقيق المعدل الأمثلللمخزون.

كيف يمكن التخلص من المخزون الزائد عن الحاجة وكذا الراكدوالمستغنى عنه؟
أ. استخدامهذهالأصناف كأصناف بديلة لغيرها محاولة لتنشيطاستخدامها.
ب.إذا لميتماستخدامها كأصناف بديلة يتم عرضهابالبيع على الشركات الأخرى فى قطاع البترول.
ج. فىحالة عدم بيعها لشركات القطاع يتم عرضها على شركات القطاعات المماثلة.
د. محاولةردها للموردين إذا أمكن.
هـ. يتمبيعها عن طريق المزادات مع مراعاة تسوية الموقف الجمركىلها قبل التصرف فيها.
توصيات للحد من المخزون الزائد والراكد والمستغنىعنه:
أ. المراجعة المستمرة للأصناف المخزنة ومراقبة الحد الأدنى والحد الأقصى وفقاً للقواعدالمخزنية السليمة.
ب. وقفعملية الشراء لقطع الغيار للمعدات الجديدة إلا فى حالات معينةونادرة.
ج. فىحالة تعديل برامج التشغيل يجب أن يتم وقف توريد المهمات المتعاقد عليها لهذهالبرامج.
د. مراجعةطلبات الشراء الصادرة من الإدارات على قوائم المهمات الفائضة للتأكد من عدم وجودمهمات يعاد طلبها أو أن تحل محل المطلوب.
هـ. التعاون المستمر بين العاملين فى إدارة المخزون والإدارة الفنية ومحاولة دراسةإمكانية استخدام المهمات فى عمليات أخرى ولو بكفاءة أقل أو بتكلفةأعلى.
و. منححوافز للعاملين فى مجال تنشيط المخزون الزائد والراكد.
ز. يتمصرف حوافز للشركات المشترية للمعدات والمهمات الفائضة والمستغنىعنها.
ح. إنشاءقاعدة بيانات للمخزون الزائد والراكد والمستغنى عنه.
ط. اعتمادوظائف فى الهيكل التنظيمى للعاملين فى مجال التخطيط والرقابة علىالمخزون.
ى. خلقلغة مشتركة من كافة شركات قطاع البترول باستخدام رقم تصنيف واحد (تصنيف شركة شلال عالمية) لسهولة إجراء الإحصاءات الدقيقة وكذا ربطه بشبكة موحدة على الحاسب الآلىبين كافة شركاتالهيئة.


صعوبات متعلقة بالمخزون والمواد :
أ_ أن صعوبات الشراء وانخفاض الكفاءة الشرائية لدى المسئولين عن الصيانة وكثرة مسئولياتهم وقلة المعلومات الواردة من الأقسام الإنتاجية وصعوبة السيطرة على المخزون وغيرها من الصعوبات تؤدي بالمسئولين إلى رفع مستويات التخزين لا خفضها لضمان توفر المواد قدر الإمكان.
ب_ ضعف السيطرة المخزنية وقلة إلمامها بأنظمة وطرق السيطرة الحديثة مما يؤدي إلى ارتفاع مستويات التخزين أو تراكم المواد التي زادت الحاجة إليها وتلفها أو ضياعها أو نفادها.
ج_عدم قيام الإدارة العليا أو إدارة الصيانة بدورها في تحديد مستوى أو نسبة المخاطر بالنفاد المسموحة لكل نوع من المواد أو الأجزاء.
د_قلة التوحيد في الماكينات والأجهزة وأجزاؤها يؤدي إلى زيادة في أنواع المواد والأجزاء الواجب خزنها..ومن ثم إلى زيادة في الكميات التخزين ويعتبر التوحيد من أفضل السبل في تقليل الرصيد..من الأجزاء الاحتياطية دون تحمل مخاطر نفاد إضافية.
ه_أن صعوبة تصنيع الأجزاء الاحتياطية محليا سواء داخل المنشأة أو خارجها وانخفاض نوعيات هذه الأجزاء عن نوعيات الأجزاء الأصلية يقلل من اعتماد المسئولين على هذا الصنع كمصدر للأجزاء ويزيد الحاجة إلى الاستيراد والتخزين.
و_ كثيرا ما نلاحظ أيضا بأن الاستفادة من الأجزاء العاطبة أو التالفة قليل بينما تكون هذه الأجزاء قابلة للتصليح والترميم أو التغير.
ز_ وهناك بعض المواد والزيوت والشحوم وغيرها المصنوعة محليا أو المتوفرة بسهولة محليا إلا أن أسعارها قد تكون علية واستعمالها قد يؤدي إلى زيادة في استهلاكها وارتفاع في تكلفة الصيانة لذا يجب دراسة استعمالاتها وفوائدها بحذر.

موضوع جميل وفقكم الله لصالح الأعمال وجعله فى ميزان حسناتكم