الموضوع: مفهوم التسيير الإداري للمخزونات

مفهوم التسيير الإداري للمخزونات و علاقة إدارة المخازن بالإدارات الأخرى

سوف أقدم في هدا الفصل مفهوما للتسيير الإداري للمخزونات الذي هو موضوع البحث إضافة إلى توضيح علاقة إدارة المخازن بالإدارة الأخرى و ضرورة وجود هده العلاقة لإنجازالمشروع.
-1-Iمفهومه: [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
يعبر عن التسيير الإداري للمخزونات بمجموعة من الإجراءات التي يجب أن يلتزم بها المشرفون على المخازن, و تبدأ إجراءات التخزين مند اللحظة التي يتم فيها استلام المواد حتىالوقت الذي تصرف فيه.
و تطبق إجراءات التخزين على المواد الواردة إلى المخازن و هي:
· مواد تستلم من الموردين الخارجيين.
· مواد تأتي من المخازن الفرعية إلى المخازن الرئيسية و المركزية.
· إرجاع بعض المواد من إدارة الإنتاج أو من الإدارة الأخرى.
· مخلفات الإنتاج و بواقي الصناعة.
كما تطبق على المواد التي تصرف منه.
-2-Iأهميته:
لا تظهر التسيير أهمية التسيير عند القيام بملأ الإجراءات الإدارية بل ما سوف تسمح به
هده الإجراءات حيث:
· تسمح بمعرفة كميات المخزون من كل صنف في أي وقت و في حالة وصولها إلى الحد الأدنى, يتم طلب إعادة التموين من إدارة المشتريات.
· تكون حلقة اتصال بين المخزون الفعلي و بين حسابات المخازن [محاسبة الموارد].
· إعطاء تفسير للطلبيات الضخمة التي استهلكت في الإنتاج.
· اعتماد عمليات الجرد على هده الإجراءات.
· تقييم البضاعة في حالة البيع. [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
-3-Iعلاقة إدارة المخازن بالإدارات الأخرى: [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]
إن وجود المخازن في حد ذاته هو لخدمة المشروع متضمنا خدمة الإدارات الأخرى و هده تختلف حسب نوع النشاط و يمكن توضيحها في المؤسسةالصناعية.
أ- علاقتها بإدارة الإنتاج:
تقدم المخازن لإدارة الإنتاج المواد في الوقت المطلوب و بالكميات المطلوبة لمقابلة الجداول الزمنية الموضوعة و تكون على استعداد لتلقي السلع الجاهزة التامة الصنع في أي وقت من الأوقات, كما تكون مسؤولة عن استلام مخلفات الإنتاج أو بواقي الصناعة.
بالمقابل من واجب إدارة الإنتاج, الإعلام عن جميع التغيرات أو التعديلات في جداول الإنتاج وخاصة عندما يستدعي الأمر زيادة أو تخفيض الكميات المخزنة.
ب- علاقتها بإدارة التصميم:
يجب أن تتحقق إدارة التصميم قبل تغيير الإنتاج أو خصائص التصميم من المواد الأولية المتبقية في المخازن و التي كانت تناسب التصميم القديم و دلك لكي نتجنب الخسائر الناشئة عن تعديل هدا التصميم فتؤجل تطبيق التصميم الجديد لحين استهلاك أغلب المخزون من المواد القديمة.
و من ناحية أخرى تستشير المخازن إدارة التصميم قبل التخلص من مخلفات الإنتاج أو بواقي الصناعة لكي ترسم لنفسها سياسة محددة في هدا الصدد على ضوء الاتجاهات الجديدة في التصميم.
جـ - علاقتها بإدارة الصيانة:
تحتفظ المخازن بمواد الصيانة و قطع الغيار اللازمة للتجهيزات الآلية, وتزود قسم الصيانة بها كلما طلب دلك. و لتسهيل العملية يقوم قسم الصيانة بتحديد برنامج للصيانة الوقائية مقدما و الذي يلزم لصيانة كل مقومات المصنع إذ يحدد في هدا البرنامج الكميات المطلوبة من قطع الغيار و أدوات الصيانة.

د- علاقتها بإدارة المالية:
هناك تدفق معلومات بيين إدارة المخازن و المالية, و هدا لتقييد الحمايات في الفواتير و كذلك لتسديد قيمة الفواتير.
- تحديد تكلفة المواد.
- و لغرض الرقابة على نسبة رأس المال المستثمر في المواد المخزنة ترسل إدارة المالية نشرات دورية أو قوائم مالية توضح تكلفة العمل في المخازن.
هـ - علاقتها بإدارة المبيعات:
تقوم إدارة المخازن بقبول البضاعة الجاهزة و تخزينها و المحافظة عليها لحين أن تطلبها إدارة المبيعات عند تنفيذ بعض الصفقات. و حينئذ يتعين على المخازن أن تعد الوحدات و الكميات المطلوبة مع تغليفها و تعبئتها بالطريقة التي يطلبها العملاء ثم السرعة في صرف هده الكميات حتى يتم تسليم هده الشحنات في الموعد المحدد.
بينما تقوم إدارة المبيعات بتحديد حركة المبيعات القادمة أي تحديد الكميات التي ستطلبها من المنتجات الجاهزة لكي تعدها المخازن مقدما و لكي تكون معدة للشحن إلى العملاء في الوقت الذي تطلب فيه.
ملاحظة:
إن تواجد الإدارات (أي إدارة الإنتاج, التصميم, الصيانة, المالية, المبيعات...) يختلف باختلاف نوع المؤسسة و حجمها و نشاطها, فالهيكل التنظيمي ليس موحد لجميع المؤسسات.


خلاصة الفصل:
إن التسيير الإداري ذات أهمية لا يمكن الاستغناء عنها, و لا يوجد استقلالية الوظائف داخل المؤسسة بل هي تعمل في تكامل فيما بينها.






-IIإجراءات التخزين وموقع المخازن:
أتناول في هدا الفصل إجراءات التخزين بشيء من التفصيل مع كيفية اختيار موقع المخازن.
-1-IIإجراءات التخزين:تتمثل في:
أ- إجراءات الاستلام:
تقوم إدارة المخازن بإخطار جميع الموردين بساعات العمل الرسمية حتى لاتصل الشحنات في المواعيد غير المناسبة, و لتقديم التسهيلات للموردين عند استلام هده الشحنات.
عندما ترسل إدارة المشتريات بعض أوامر الشراء إلى الموردين يجب أن تخبر مسؤول المخازن بهده الطلبيات بإرسال نسخ من أوامر الشراء حتى يتمكن من معرفة البضاعة المشتراة و وقت تسليمها حسبا للاتفاق.
- أما المورد فعندما يجد أن البضاعة المطلوبة جاهزة للشحن فإنه يرسل إخطار إلى الشركة يتضمن توصيف البضاعة المرسلة, الكمية, طريقة النقل و الشحن. ويفيد هدا الإخطار في إعداد المساحات الكافية لاستقبال هده الكميات, و لا يستعمل في حالة الشحنات البسيطة و المتكررة.
- عند الاستلام الفعلي للبضاعة يقدم متعهد النقل قسيمة التعبئة, ثم يقوم عمال المخزن بالتأكد من الكمية بملء قسيمة استلام المستودع (المخزن). ثم يقوم مقارنة القائمتين إضافة إلى مقارنتها مع أمر الشراء.
( بالمرفق )

إجــراءات الاستـلام ص 478

يستحسن أن تفحص البضاعة الواردة بمجرد ورودها إلى المخازن, و لكن يصعب في بعض الأحيان فحص هده البضاعة وقت وصولها, و في حالة الشحنات الصغيرة الكمية المتكررة إد لا يكفي عدد العمال اللازمين للاستلام و المراجعة و الفحص مباشرة أعمالهم بمجرد وصول هدهالشحنات, فيوقع مسؤول المخازن على الاستلام الفعلي للشحنة دون فحص.
عند اكتشاف وجود كميات أقل أو في حالات الكسر أو التلف لبعض الوحدات أثناء الطريق يجب إخطار الناقل و يثبت مسؤول المخازن ما حدث بالتفصيل في محضر الاستلام من تلف أو تحطيم أو كسر أو نقص وحدات.

قائـــــــــمة الاستــــــــلام

( بالمرفق )

كريد جنكنز, الدليل الشامل في إدارة المخازن الحديثة ترجمة سيف عبد العزيز سيف. فهرسة مكتب الملك فهد الوطنية أثناء النشر. معهد الادارة العامة 1417 هـ. ص 477.