الموضوع: "التفويض الفعال للسلطة"

"التفويض الفعال للسلطة"

طبيعة التفويض Delegation :

يقصد بتفويض السلطة Delegation of Authority أن يمنح المدير المرؤوس سلطة اتخاذ القرار بخصوص موضوع

معين يقع تحت مسئولية المدير، والغرض الأساسي من التفويض هو جعل التنظيم ممكناً، فليس هناك شخص يستطيع أن

يؤدي كافة الأعمال الضرورية لتحقيق أهداف المجموعة، كما أن كبر حجم المنظمات لن يمكن شخص واحد أن يمارس

كافة السلطات لاتخاذ القرارات، لذا فالتفويض أمر ضروري، ولا يعني تفويض السلطة إلى المرؤوس أن الرئيس قد فوض معها مسئوليته عن أداء العمل أمام رئيسه هو، فالمسئولية لا تفوض .
الخطوات الأساسية لعملية تفويض السلطة :

تتضمن عملية تفويض السلطة ثلاث خطوات أساسية، هي :
§ تكليف المرؤوس بواجبات معينة .
§ إعطاء المرؤوس السلطة الكافية لأداء هذه الواجبات .
§ جعل المرؤوس مسئولاً أمام رئيسة عن هذا الأداء .
وهذ يوضح أن عملية تفويض السلطة ينتج عنها ثلاث خطوات مسلسلة، هي :
§ التكليف .
§ المنح .
§ المسئولية .
مزايا التفويض :

إن عملية تفويض السلطة تحقق عدة مزايا، يمكن إجمال بعضها فيما يلي :
أ- تركيز المدير في المسائل والموضوعات الهامة .
ب- توفير وقت المدير لعملية الإبتكار والإبداع .
ج- تكوين صف ثان .
د- إحساس المرؤوسين بثقة رؤسائهم .
ه- فعالية التدريب الواقعي والتأهيل للمناصب الأعلى .
و- الكفاية والفعالية في التنظيم والإدارة .



عوائق تفويض السلطة :
هناك مجموعة عوائق أمام عملية تفويض السلطة وتساهم أيضاً في عدم قيام المديرين بها، ويمكن تقسيم هذه العوائق إلى مايلي :
1. عوائق تتعلق بالمفوض (المدير) .
أ- الشعور بالأهمية والقيمة .
ب- الثقة في النفس وفقدانها في الغير .
ج- الخوف من عدم السرية .
د- الفشل في وضع أساليب فعالة للمتابعة .
ه- عدم الرغبة في تكوين صف ثاني .

2. عوائق تتعلق بالمفوض إليه (المرؤوس) .
أ- افتقاد الخبرة .
ب- تحاشي المسئولية .
ج- الانغماس في التفاهات .
د- الانقياد للغير .

3. عوائق تتعلق بظروف التفويض .
أ- حساسية القرارات .
ب- سياسة إظهار الرجل الواحد .
ج- ضيق الوقت والإدارة بالأزمات .
د- التداخل بين السلطات .

توقيت التفويض :
الكثيرون لا يلجأون للتفويض للأسباب السابق ذكرها والعوائق المشار إليها، والقليل منهم يقصر التفويض عند غيابه فقط، ولكن نريد أن نقرر حقيقة هامة، وهي :

التفويض يتم في حالة

الغياب والتواجد معاً

وليكن معلوماً أن التفويض أساسي وضروري، ويتم في غياب ومرض وإجازة وتواجد المديرين في العمل0

المشكلة الأساسية في التفويض :
إن المشكلة الأساسية في التفويض ليست في التفويض ذاته، فهو كما قلنا ضروري وأساسي، وإنما المشكلة تكمن في درجة التفويض، أي ما هي المهام التي يجب أن يفوضها المدير؟ وما هي المهام التي يجب أن يحتفظ بها المدير لنفسه؟



العوامل المؤثرة في درجة تفويض السلطة :

طالما أن المشكلة الأساسية في التفويض ليس في التفويض ذاته، وإنما في درجته، فيجب أن ندرس العوامل المؤثرة في درجة تفويض السلطة، وهي كالتالي :
1- طبيعة القرار .
2- مدى توافر وسائل للرقابة .
3- مهارات المستويات الأقل .
4- مهارات المدير .
5- الرغبة في التركيز على المهام .
6- الرغبة في الإبتكار .
7- مدى حداثة المنظمة .
8- نمط القيادة السائد .
9- مدى انتشار فروع المنظمة .
10- إرتباط القرار بعلاقات مالية .

مبادئ التفويض :
هناك عدد من المبادئ الهامة التي تمثل إرشادات لعملية تفويض السلطة وعدم إتباع هذه المبادئ في الوقع العلمي يترتب عليه عدم فعالية التفويض، ومن هذه المبادئ :
أ- التفويض بالنتائج المتوقعة Delegation by End Results :
يعني هذا المبدأ أن الأهداف قد حددت والخطط قد وضعت، وأن الأهداف والخطط تم إيصالها للمعنيين بتحقيقها، وأنهم قد فهموها، وأن المهام والأعمال التي تكفل تحقيق هذه الخطط قد حددت، وأن السلطات اللازمة لتنفيذ هذه المهام وتحقيق النتائج المتوقعة قد فوضت .
ب- مبدأ حدود الرقابة :
يعني هذا المبدأ أنه إذا توافر نظام فعال للرقابة فإن ذلك يساعد على التفويض بدرجة أكبر لشمول هذا النظام على أساليب للمتابعة ووضوح معايير التقييم .
ج- مبدأ تناسب السلطة والمسئولية :
لنجاح عملية التفويض لابد أن تتناسب السلطة مع المسئولية، فلو زادت إحداهما على الأخرى فسوف تظهر مشكلات عديدة .
د- مبدأ وحدة الأمر :
وهذا يعني أن يكون المرؤوس مسئول أمام رئيس واحد منعاً للازدواجية في الأوامر وتداخل الاختصاصات.
ه- مبدأ وضوح سلسة تدرج السلطة :
هذا المبدأ يعني ضرورة أن يكون خط السلطة بين الرئيس والمرؤوس واضحاً ومحدداً بحيث يعلم المرؤوسين من يفوض لهم السلطة، ومن يتم الرجوع إليه في المسائل الخارجة عن نطاق السلطة المفوضة لهم .
و- مبدأ المسئولية المطلقة Absolute Responsibility :
كلما كانت المسئولية كاملة كلما أمكن إحكام الرقابة، إذ تقوم عملية الرقابة على أساس جعل الأفراد مسئولين عن تنفيذ واجبات معينة، وبالتالي فإن كل مدير يجب أن يكون مسئولاً عن كل العمل الذي يؤدى في الوحدة التنظيمية التي يرأسها، فإذا وقع خطأ في أي جزء منها أو في أي مستوى فيها فإنه يظل مسئولاً عنه .

مشعان الشاطري