الموضوع: القواعد العامة لمعالجة الاتصالات الهاتفية في العمل
القواعد العامة لمعالجة الاتصالات الهاتفية في العمل
معالجة الاتصالات الهاتفية:-
يلعب الاتصال الهاتفي دورا كبيرا في تسهيل الاتصال السريع بين الجهات الرسمية وإداراتها وفروعها وبينها وبين المواطنين ، ويغني في كثير من الأحيان عن الاستفسارات الكتابية والمراجعات الشخصية المتكررة كما أنه يعتبر قناة حيوية من قنوات الاتصال التي تنساب من خلالها المعلومات والبيانات … مما يساعد على سرعة إنجاز الأعمال في وقت محدود وجهد أقل وتكلفة أوفر ، إضافة إلى أن الاتصال الهاتفي يتميز إلى حد ما بما يتيحه للمتصل من فرصة لشرح وجهة نظره ومناقشتها مع المتصل به بشكل لا يتوفر في الاتصال المكتوب وحتى يحقق الاتصال الهاتفي كل أولئك لابد من الاهتمام بالأتي:-
أولا: قواعد الاستخدام الأمثل للاتصال الهاتفي:-
1. وضع الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب
2. وضع سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز
3. الاحتفاظ بأحدث الأدلة الهاتفية
4. المعرفة بكيفية إجراء المكالمات الخارجية والدولية
5. المعرفة بكيفية تدوين الرسائل الهاتفية
6. الإلمام بكيفية العناية بالأجهزة الهاتفية
7. الإلمام بكيفية تدوين الرسائل الهاتفية
8. عدم تشجيع الأصدقاء على الاتصال أثناء العمل.
ثانيا: القواعد العامة في الاتصال الهاتفي:-
1. التحدث في السماعة لا حولها بحيث لا يكون الفم قريبا أو بعيدا
2. الاختصار في التحايا وعدم المبالغة فيها مع استخدام تعبيرات مهذبة
3. تجنب الغضب أثناء الحديث مهما كانت الأسباب وإضفاء نوعا من
المرح عليه
4. الاستماع والمتابعة الجيدة للمتحدث على الطرف الأخر
5. عدم إعادة السماعة إلى مكانها بطريقة تدل على الغضب
6. التأكد من وضع السماعة في مكانها الصحيح حتى لا يتعثر تلبية أي
نداء فيما بعد.
ثالثا: القواعد العامة في تلقي المكالمات الهاتفية:-
1. الرد فورا على الاتصالات الهاتفية بروح مرحه
2. ذكر أسم المكتب الذي يمثله بمجرد رفع السماعة، إذا أن ذلك
سيحمل المتحدث على الإجابة بالمثل… ويؤكد له أنه فعل طلب
الرقم الصحيح
3. الإجابة على ما يطلب منه بوضوح ودقة وحذر
4. عدم تحويل المكالمات إلى الرئيس مباشرة إلا إذا كان ذلك ضروريا
محافظة على وقته وعمله.
5. في حالة وجود أكثر من جهاز للهاتف وطلب لمحادثتين في وقت
واحد فيراعى الاعتذار بلباقة وكياسة لأحدهما ريثما ينتهي من الرد
على الأخرى مع أخذ شخصية المتحدث بعين الاعتبار.
6. يجب ترك أمر إنهاء المكالمة لطالبها.. مع الأخذ بعين الاعتبار ألا
تقل عبارة الانتهاء في رقتها ولطفها عن عبارة الابتداء.
ولا يفوتنا أن نذكر أنه في حالة عدم وجود الرئيس في مكتبه وكان الأمر يقتضي عرض الرسالة موضوع الاتصال عليه قام مدير المكتب الذي يتلقى جميع المكالمات الهاتفية الخاصة برئيسه بتدوين المكالمة… ولا يكفي الاعتماد فقط على الذاكرة ومن المستحسن أن تسجل بيانات المكالمة على الاستمارة أو النموذج المقترح التالي:-
نموذج إثبات مكالمة
مؤسسة / شركة :
إدارة:
رسالة هاتفية رقم ( )
اليوم: التاريخ: الساعة:
الجهة المتصلة: اسم المتصل:
وظيفة المتصل: رقم الهاتف الخاص به:
نص الرسالة
توقيع مستقبل الرسالة
رابعا: القواعد الواجب مراعاتها عند طلب الغير:
1. التأكد من صحة الرقم وفي حالة الخطأ فيجب المبادرة بالاعتذار
2. إعطاء المتصل به مهلة حتى يصل إلى الهاتف فلا تعاد السماعة
إلى مكانها إلى بعد أن يدق الجرس ثمان مرات
3. الاختصار في الحديث ولكن بطريقة مهذبة.
4. إنهاء المكالمة إذا طالت عن الحد المعقول بكياسة ولطف
5. تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة مكتوبة متى يحتاج الأمر إلى ذلك.
أكد مسؤولو الموارد البشرية وسوق العمل في دول الخليج خلال لقاء لهم اليوم في الشارقة على أهمية دور القرار السياسي والقرارات الحكومية في إنجاح استراتيجيات التوطين في دول مجلس التعاون، لافتين إلى ضرورة... (مشاركات: 2)
أصدر خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز أمراً ملكياً يقضي بالموافقة على الخطة التفصيلية والجدول الزمني المتضمنين الحلول العاجلة قصيرة المدى والحلول المستقبلية لمعاجلة تزايد أعداد خريجي... (مشاركات: 0)
اطلق في روما مشروع لعلاج حالات الادمان على الانترنت المنتشرة بشكل متزايد بين الشباب الذين يغوصون في عالم افتراضي لالعاب الفيديو و"التحادث الالكتروني" الى درجة يفقدون معها اي اتصال بالواقع.... (مشاركات: 2)
هذا مختصر لبعض القواعد والأساليب النبوية في معالجة الأخطاء ، وتعود أهمية الموضوع إلى التسليم بأننا لا نسلم من هذه الأخطاء .. فكلٌ معرّض للخطأ .. ولكن .. يختلف الناس في معاملة هذه الأخطاء .. وكيفية... (مشاركات: 3)
أحكام عامة
مادة (1) : تسري أحكام هذه اللائحة علي جميع العاملين بالمنشأة .
مادة (2) : يقصد بالعبارات والألفاظ التالية أينما وردت في هذه اللائحة المعاني الموضحة أمام كل منها على النحو التالي... (مشاركات: 0)
دبلوم تدريبي يتناول موضوعات أساسيات المشتريات والمراحل العملية لادارة المشتريات وتأهيل وتقييم الموردين (Sourcing ) ومهارت التفاوض وأوامر الإسناد ( شراء – خدمات) Purchasing Orders والجمارك وأهم القوانين في التجارة الخارجية وأخيرا منظومة التسجيل المسبق للشحنات
برنامج تدريبي متخصص في ادارة وتنظيم الاجتماعات يتناول شرح قواعد الاجتماعات وانواع الاجتماعات والاخطاء الشائعة في ادارة وتنظيم الاجتماعات وطريقة قياس فعالية الاجتماع و اعداد جدول أعمال الاجتماع
كورس تدريبي لتأهيل المشاركين للعمل في وظائف ادارة مكاتب الاستقبال في الفنادق يتناول التعريف بالمكاتب الامامية والاجهزة والمعدات المستخدمة في المكاتب الامامية والبرامج والتطبيقات المستخدمة في ادارة المكاتب الامامية
برنامج تدريبي يتناول تمكين القيادات الادارية في المؤسسات الرياضية ويشرح منظومة التمكين الاداري وتطوير فرق العمل بالمؤسسات الرياضية وقيادة منظومة حوكمة الاعمال الادارية والمالية وادارة الازمات والمخاطر وعملية التحول الرقمي وقيادة الادارة المالية لغير الماليين في المؤسسات الرياضية
برنامج تدريبي متخصص في تحليل البيانات يزود المشاركين بالمهارات والمعرفة اللازمة لفهم وتحليل البيانات وكيفية استخدام نتائج تحليل البيانات لاتخاذ قرارات استراتيجية وتحسين الأداء في مجموعة متنوعة من المجالات.