الموضوع: السكرتارية الناجحة في دوائر الأعمال
السكرتارية الناجحة في دوائر الأعمال
السكرتارية الناجحة في دوائر الأعمال
تمهيد:-
دور السكرتارية في المنشآت الرسمية:
تطورت أعمال السكرتارية في الأونة الخيرة بشكل ملموس واتسعت نطاقاتها وتشعبت مهامها وتعددت وظائفها وأدوار القائمين عليها ومن هنا اكتسبت خصوصية معينة وسمات محددة.
إن هذه الخصوصية وتلك السمات تنبع من ذلك التعريف بأنها جهاز أو إدارة مساعده لجميع الإدارات والرؤساء في مجمل العمال المكتبية والإدارية.
ومن خلال التعريف السابق يبدو لنا هدف السكرتارية واضحا ومحددا في معاونة جميع الإدارات التي يتكون منها الهيكل التنظيمي للمنشأة على إنجاز أعمالها بأقصى كفاية واقل تكلفة في انسياب يتناغم مع إيقاع العمل اليومي.
وللسكرتارية صور وأشكال متعددة… بيد أن معظم الباحثين في هذا المجال اتفقوا على تقسيمها غلى ثلاثة أشكال هي:
1. السكرتارية الخاصة.
2. السكرتارية العامة.
3. السكرتارية المتخصصة.
وسنعرض لك منها بشيء من التفصيل…
أولا: السكرتارية الخاصة:
تعريف السكرتارية الخاصة:
هي القسم الذي يختص بأعمال الاستقبال والاتصال والمراسلات والاختزال والمحفوضات ومعالجة المعلومات والأمور التي تتسم بالسرية وتهدف في جملتها إلى معاونة الرئيس الإداري في عمله.
السكرتير الخاص:
يعرف السكرتير الخاص بأنه أحد الأفراد الذين يتمتعون بثقة الرئيس أو المدير ويتميز بصفات شخصية وعلمية معينة يختاره لمعاونته في تأدية عمله وتنظيم وقته.
ومن هنا يتوقف إلى حد كبير نجاح الرئيس على شخصية سكرتيره أو مدير مكتبه في حالة المنشأت الرسمية ذات الحجم الكبير والنشاط الواسع.
مدير المكتب:
السكرتارية الخاصة لرئيس ما قد يتولاها موظف واحد أو أكثر وذلك حسب حجم العمل ومركز الرئيس وكثرة مسؤولياته وأعبائه.
ففي مكتب مدير عام مثلا لا يتطلب الحال أكثر من سكرتير واحد أو أثنين…أما في مكاتب أحد الوزراء أو نوابهم أو وكلائهم أو كبار المسؤولين حيث أتساع نطاق العمل وتشعب أطرافه يتكون من:
أ*. مدير مكتب ويتولى إشراف على العاملين بالمكتب إلى جانب قيامه بالأعمال المهمة ذات العلاقة المباشرة بالرئيس.
ب*. عدد من السكرتاريين تسند إليهم المهام الأتية حسب العملية التنظيمية فيما يتعلق بعمل الرئيس:
الاستقبال الاجتماعات
الطباعة المحفوظات
على أن يضطلع مدير المكتب كما أسلفنا بالأمور المهمة والحساسة والتي تتصل مباشرة بالرئيس.
وينبغي أن تتوافر في مدير المكتب الناجح صفات أكثر من المطلوب توافرها في السكرتير الخاص حيث أنه من الوارد والمفروض أن الأول أكثر خبرة ودراية وتمرسا وكياسة واغنى علما بمجريات الأمور وأغزر معرفة وإلماما باللوائح التنظيمية وكل أولئك بلا شك ينعكس مع المواقف المتجددة ومع رئيسه في تناغم وانسجام تام يخدم سير العمل ويغنيها.
وخلاصة القول أنه يجب أن يتوفر لمدير المكتب كي ينجح في عمله ويتفوق في أدائه نواحي علمية ونواحي شخصية.
وزيادة في الإيضاح نذكرها بشي من التفصيل والتركيز في نفس الوقت كما يلي:
الصفات والقرارات الواجب توافرها وتنميتها في مدير المكتب الناجح:
أولا : الصفات والقدرات العلمية:
1. المعرفة الكاملة بإدارة وتنظيم المكاتب
2. المقدرة اللغوية على التعبير كتابة وحديثا
3. العلم التام بطبيعة العمل وظروفه الموضوعية وخطوط السلطة
التنظيمية
4. الإلمام بقدر من علم النفس والعلاقات العامة.
5. الدراية الكاملة بأساليب كتابة الرسائل والتقارير والحفظ والتصنيف
6. إجادة الطباعة على الألة الكاتبة.
7. الإلمام بقدر من اللغات الحية
8. الفهم الكامل لأهم اللوائح التنظيمية للعمل.
ثانيا: الصفات والقدرات الشخصية:
1. الأمانة التامة والمحافظة على أسرار العمل
2. الإخلاص والتفاني والعمل
3. حضور البديهة وسرعة التصرف في المواقف الحرجة
4. حسن الهندام والمظهر
5. قوة الذاكرة وسعة الأفق والذكاء الاجتماعي
6. الحلم والصبر والبشاشة والهدوء
7. تجنب الوصولية أو استغلال الوظيفة في قرية من مركز اتخاذ
القرارات
8. النزاهة الكاملة والضمير الحي وأمانة الكلمة.
وعموما فإن هذه الصفات في جملتها تجد فيمن تتوافر فيه قبولا واستحسانا لدى الرؤساء والقادة الإداريين وربما لا توجد كلها لدى البعض من العاملين في هذا المجال ولهذا فإننا ننصح دائما كل من يعمل في هذا الحقل ذات الطبيعة الخاصة العمل قدر المستطاع على تنمية تلك الصفات والملامح وصقلها ومحاولة تجنب نقيضها من صفات غير مستحبة تسئ إليه قبل أن تسئ إلى رئيسه أو إلى المنشاة الني يعمل بها.
أعمال وواجبات مدير المكتب:-
يقوم مدير المكتب بالكثير من الأعمال الهامة ويتحمل العديد من الأعمال الهامة ويتحمل العديد من الواجبات وعلى قدر دقة أدائه وعن عمق تفهمه لموقعه الوظيفي يتهيأ لرئيسه المناخ المناسب للإبداع الإداري من خلال الاستفادة من كل مفردات الوقت بأسلوب منظم ومثمر وبناء
ويمكن تفصيل هذه الأعمال وتلك الواجبات فيما يلي:
1. مقابلة الزوار
2. معالجة الاتصالات الهاتفية
3. تنظيم الاجتماعات
4. إعداد وتنظيم السفريات الخاصة بعمل الرئيس ونوابه
5. الإشراف على المراسلات الخاصة بمكتب الرئيس
6. طباعة الرسائل والمذكرات والتقارير ومحاضر الاجتماعات التي
لها صفة السرية
7. حفظ المستندات والأوراق والاتفاقيات الخاصة بمكتب الرئيس
8. حفظ البيانات المتعلقة بمواعيد الرئيس المهمة وتنبيهه قبل حلول كل
منها بوقت كاف
9. دراسة الموضوعات التي يكلفه بها الرئيس وإعداد التقارير الخاص
بها
10. الإشراف على أعمال موظفي المكتب في حالة المكاتب الواسعة
النشاط والملحقة بمكاتب كبار المسؤولين.
ومن بين هذه الأعمال ما يطفو على سطح النشاط والفعاليات اليومية للعمل لأهميتها من جهة ولحساسيتها ودقتها من جهة أخرى ومن المناسب أن نلقي عليها فيما يلي مزيدا من الضوء والمناقشة.
بسم الله الرحمن الرحيم
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/2832.imgcache
أبدأ بعون الله معكم بدورة للسكرتارية من الألف إلى الياء
الفصل الاول : المفهوم العام للسكرتارية (مشاركات: 24)
دورة أسس إدارة الأعمال
الهدف العام : -
يهدف البرنامج إلى معرفة أساليب الأعمال بمفهومها الحديث ، ومعرفة الخصائص والعمليات المتعلقة بالأعمال ومعرفة الوظائف الإدارية التي تؤدي إلى نجاح الشركات... (مشاركات: 0)
بسم الله الرحمن الرحيم
العمل فنى صيانة هارد وير وسوفت وير وتجميع اجهزة وشبكات اعمل فى صيانة جميع اعطال الحاسب الالى من الالف الى الياء اقوم بتصميم دوائر الكترونية مثل الباور سبلاى دوائر الصوت و اى... (مشاركات: 1)
كيف تترك أثرا طيبا
1- انتبه للآخرين (كلام، ملبس، صوت..)، واجذب انتباههم
2- أظهر الاهتمام بالآخرين، وقدم لهم يد العون
3- استعد للقاء الأول (الأرواح جنود …، الاستعداد النفسي... (مشاركات: 0)
اذا كنت تعمل في مجال تنظيم الفعاليات والاحداث الرياضية، فلابد أنك تحتاج الى تطوير نفسك للعمل باحترافية في هذا المجال، نحن نقدم لك حصريا اقوى برنامج تدريبي للمتخصصين في ادارة الفعاليات والاحداث الرياضية، حيث يتم في هذا البرنامج التدريبي تأهيلك التأهيل العلمي والتطبيقي لاستخدام ادوات ادارة العمليات لتنظيم الاحداث الرياضية بصورة احترافية، والتي تساعدك للنجاح في وظيفة مدير حدث رياضي
ستتعلم في دورة التسويق الالكتروني كافة أساسيات التسويق الرقمي بداية من تعلم مبادئ السيو SEO لإظهار موقعك في الصفحات الأولى لمحركات البحث، كما ستتعلم كيفية عمل حملات اعلانية على مواقع التواصل الاجتماعي لجذب أكبر قدر ممكن من العملاء. كما تغطي دورة التسويق الالكتروني شرح نظام تحليلات جوجل Google Analytics بشكل متكامل، وكيفية إدارة كل منصة من منصات التواصل الاجتماعي لتحقيق أفضل نتيجة. وفي نهاية هذا الكورس ستصبح قادرًا على وضع خطة تسويق إلكتروني متكاملة، وتنفيذها بشكل عملي واحترافي بما يضمن لك تحقيق النتائج المطلوبة.
برنامج تدريبي يتناول التشريعات المنظمة للاندية الرياضية والمتعلقة بطبيعة عمل المؤسسات الرياضية المختلفة والتطوير والاصلاح الادارى بشركات أندية كرة القدم المحترفة والطبيعة القانونية لشركات أندية كرة القدم المحترفة ولوائح تراخيص الاندية فى اندية كرة القدم المحترفة والادارة الاقتصادية لشركات أندية كرة القدم المحترفة ومؤشرات الاداء تقيييم الاعمال ( BSC ) للعاملين فى شركات أندية كرة القدم المحترفة وادارة الازمات والمخاطر بشركات أندية كرة القدم المحترفة والادارة المالية ودراسات الجدوى الاقتصادية بشركات أندية كرة القدم المحترفة ومهارات القيادة والحوكمة بشركات أندية كرة القدم المحترفة .
معايير المحاسبة الدولية هي مجموعة من المبادئ والإجراءات المتفق عليها دوليًا والمتعلقة بالطريقة التي تعرض بها الشركات حساباتها، يطلب المستثمرون بيانات مالية معدة باستخدام معايير المحاسبية الدولية، تم تكوين لجنة معايير المحاسبة الدولية عام 1973 وتتكون من ممثلى الهيئات المحاسبية فى العالم. ويتولى إدارة لجنة معايير المحاسبة الدولية مجلس مكون من مندوبى ما يقرب من ثلاثة عشر دولة بالاضافة الى بعض المنظمات التى لديها إهتمامات فى إعداد التقارير المالية، وقد تم تصميم هذا البرنامج التدريبي بهدف تعريف المشاركين بمفاهيم وأسس اعداد القوائم المالية وفقا لمعايير المحاسبة الدولية وتزويدهم بطرق واساليب إدارة الربحية في اعداد القوائم المالية بما يتوافق مع معايير المحاسبة الدولية.
هذا البرنامج التدريبي المتميز مصمم خصيصا للسادة اصحاب مكاتب المحاسبة والمراجعة، والعاملين في هذه المكاتب، حيث يؤهلك هذا البرنامج التدريبي على تعلم كيفية تسجيل حسابات المكتب من عملاء ومصروفات وانشطة خدمية للشركات وتسجيل حسابات العملاء باسلوب الكتروني وباستخدام اشهر البرامج المحاسبية كالإكسيل والكويك بوكس والبيتش تري.