الخطوات العملية لتقييم الأداء الداخلي للمشروع، وفيما يلي هذه الخطوات:
أولًا: حدد المعلومات الخاصة بالأداء الداخلي واجمعها:
إن هدفك في هذه الخطوات مزدوج، فأنت تريد تحديد المعلومات التي تمس الأداء الداخلي للمشروع، ثم يتم جمعها بعد ذلك، ولو أنك مدير التخطيط فيجب أن تعلم أنك المسئول الرئيسي عن هذه الخطوة، وعليك القيام بالخطوات التالية:
  1. سل كل مدير في موقعه، أن يحدد أهم البيانات ذات الصلة بأداء إدارته أو قسمه أو وحدته، والسؤال ينصب هنا على العناوين الرئيسية التي تدور حولها البيانات.
  2. ضع هذه العناوين في شكل قائمة، ثم اعرضها على المديرين مرة أخرى؛ وذلك لضمان تغطية كاملة لكل البيانات ذات الصلة بالأداء الداخلي.
  3. اطلب من كل مدير في موقعه أن يمدك بالمعلومات اللازمة، وأن تكون مهمة، وفي شكل تقارير رسمية.
قائمة بعناوين البيانات الخاصة بالأداء الداخلي
الإنتاج:
  • الآلات والمعدات.
  • الطاقة المتاحة والمستغلة.
  • حجم الإنتاج.
  • حجم التكاليف.
  • موقع المصنع.
  • ترتيب الآلات.
  • العمليات التشغيلية.
  • الصيانة.
  • الرقابة على الجودة.
  • الأمن الصناعي والسلامة.
  • عطلات الآلات.
  • الطاقة.
  • العوادم والتلف.
  • ظروف العمل المادية.
التسويق والمبيعات:
  • حجم السوق وتطوره.
  • المركز القيادي في السوق.
  • سياسات الأسعار.
  • سياسات التوزيع.
  • سياسات تشجيع المبيعات.
الأفراد والموارد البشرية:
  • هيكل العاملين (وصفهم).
  • الأجور.
  • الدافعية والرضا.
  • الأداء والإنتاجية.
  • برامج التنمية الإدارية.
  • الضبط والربط والجزاءات.
  • الحوافز.
  • الغياب ومعدل الدوران.
  • الشكاوي والإنضباط.
  • الإختيار والتعيين.
 أنظمة المعلومات:
  • الحصول على المعلومات.
  • تخزين وحفظ المعلومات.
  • استرجاع وتوفير المعلومات.
الموارد والمخازن:
  • الرقابة على المخزون.
  • حجم الطلبيات.
  • العلاقة مع الموردين.
  • تكلفة المواد.
  • طاقة المخازن.
  • حماية المخازن.
  • الكاتالوجات وقوائم الموردين.
  • إجراءات الشراء.
  • الإستلام والفحص.
التمويل والحسابات:
  • التخطيط والرقابة المالية.
  • سياسات الأرباح والتوزيع.
  • تمويل الإستثمارات.
  • إدارة النقدية.
  • إدارة المخزون.
  • إدارة حسابات العملاء.
  • نظام محاسبة التكاليف.
  • نظام المراجعة.
  • الحاسبات الآلية.
  • البرامج المستخدمة على الحاسبات.
  • علاقة الحاسبات بعمل المشروع.
  • الإجتماعات والمناقشات.
  • التقارير والمذكرات.
الفلسفة الإدارية للمشروع:
  • هيكل المديرين (وصفهم).
  • أساليب التخطيط.
  • الأهداف والسياسات.
  • إجراءات وقواعد العمل.
  • الرقابة الإدارية.
  • القيادة والتوجيه والتنسيق.
  • الإبتكار الإداري.

ثانيًا: اكتشف نقاط الضعف ونقاط القوة لدى المشروع:
بعد أن قمت، باعتبارك مديرًا للتخطيط في المشروع بجمع المعلومات الخاصة بالأداء الداخلي للمشروع، يتبقى أن تساعد المديرين على اكتشاف نقاط الضعف ونقاط القوة، ونحن نقدم لك مجموعة من النصائح، يمكنك استخدامها كلها أو بعضها، في محاولة التوصل إلى هذا الهدف:
  1. اعقد اجتماعات يحضرها كل المديرين المهتمين بتقييم الأداء الداخلي للمشروع، واجعل المناقشات حامية و ذلك باستخدام أسلوب العصف الذهني مثلًا، فمن هجوم الآخرين يتم اكتشاف نقاط الضعف، ومن الدفاع الناجح يتم اكتشاف نقاط القوة.
  2. اطلب من المديرين أن يحددوا اتجاهات بياناتهم، أي أن يوضحوا سلوك بياناتهم في الماضي والحاضر والمستقبل، فمدير الإنتاج الذي يتحدث عن حجم التالف عن عدة سنوات، يمكن أن يوضح لنا ما إذا كان هذا التطور الزمني في البيانات يمثل قوة أم ضعف في الأداء.
  3. اجعل المديرين يقارنون أنفسهم بالمنافسين، فمن هذه المقارنة يتحدد ما إذا كان المشروع متخلفًا عن المنافسين (نقطة ضعف)، أم أنه متفوق عليهم (نقطة قوة).
  4. اجعل المديرين يربطون أداءهم بأهداف المشروع، وهل الأداء الداخلي الحالي قادر على تحقيق الأهداف العامة للمشروع، وقدرة أو عدم قدرة المشروع في تحديد نقاط الضعف والقوة في هذا المجال.
  5. استخدم أساليب نسب الكفاءة، وذلك من خلال نسب أحد عناصر الأداء إلى عنصر آخر، وتكون النسبة مشيرة إلى فاعلية استخدام الموارد أو نسبة استخدام العناصر أو معدل دورانها.
  6. استخدم أسلوب المراجعة الإدارية: وهو أسلوب يتم بواسطته تقييم سياسات وأساليب عمل المنظمات ونتائج أعمالها في كل المجالات الإنتاجية، والتسويقية، والتمويلية، والموارد البشرية، ويكون نتيجته تشخيص مشاكل الأداء ونقاط القوة والضعف للمشروع.
أجب على الأسئلة الآتية نعم إلى حد ما لا
مركز الشركة
  1. هل حصة الشركة في السوق في النمو؟
  2. هل منتجات الشركة متطورة باستمرار؟
  3. هل تحقق الشركة عائدًا عاليًا مقارنة بباقي الشركات؟
الإنتاج
  1. هل تكاليف الإنتاج تنافسية مقارنة بالصناعة؟
  2. هل الآلات جديدة وفي حالة جيدة؟
  3. هل الطاقة مستغلة بشكل جيد؟
  4. هل لدى الشركة أنظمة سليمة لتخطيط ومراقبة الإنتاج؟
التسويق
  1. هل لدى الشركة فكرة كاملة عن شكل السوق الذي تعمل فيه؟
  2. هل مراحل الشركة في أقل مراحل نموها؟
  3. هل أسعار الشركة تنافسية؟
  4. هل يعتقد المستهلك أن الشركة في وضع جيد؟
التمويل
  1. هل لدى الشركة مصادر متوافرة لتمويل الإستثمارات الجديدة؟
  2. هل لدى الشركة رقابة جيدة على إدارة رأس المال العامل؟
  3. هل لدى الشركة إمكانيات إبتكارية في التخطيط الرأسمالي؟
  4. هل لدى الشركة أنظمة جيدة في الحسابات والتكاليف والمراجعة؟
المعلومات
  1. هل لدى الشركة نظام متكامل للمعلومات؟
  2. هل تستخدم الشركة الحاسبات الآلية كجزء من نظام المعلومات؟
  3. هل لدى الشركة نظام واضح في إدارة الإجتماعات والإتصالات؟
فلسفة الإدارة
  1. هل مديرو الشركة مبتكرون ومبدعون في قراراتهم؟
  2. هل يعتمد المديرون على أساليب علمية في إتخاذهم للقرارات؟
  3. هل لدى الشركة أنظمة كاملة للتخطيط والرقابة؟
الموارد البشرية
  1. هل يتمتع العاملون بدرجة عالية من الكفاءة والإنضباط؟
  2. هل يتمتع العاملون بدرجة عالية من الحماس للعمل والرضا عنه؟
المواد
  1. هل لدى الشركة أنظمة كاملة للرقابة على المخزون؟
  2. هل لدى الشركة علاقات طيبة مع الموردين؟

كل سؤال تجيب عليه بـ (نعم) احسب له 4 درجات، والسؤال الذي تجيب عليه بـ (إلى حد ما) احسب له درجتين، وصفرًا إذا كانت الإجابة (لا)، فمجموع درجاتك الكلية 100 درجة، فإذا حصلت الشركة على 85% أو أكثر فهي في وضع ممتاز، ومن 70% إلى 84% الشركة في وضع جيد، ومن 50% إلى 69% الشركة في وضع فوق المتوسط، وأقل من 50% يعني أن الشركة في وضع سيء.
ثالثًا: حلل نقاط الضعف والقوة:
إن اتباع النصائح الموجودة في النقطة السابقة، يضمن لك التوصل إلى نقاط القوة والضعف في المشروع، ويبقى لك أن تحللها لكي تتعرف على مدى الأهمية الإستراتيجية لها، والتي تؤثر بالتبعية على الإستراتيجية التي ستتبعها، وفيما يلي الخطوات التي يجب أن تتبعها في تحليل نقاط الضعف والقوة لدى المشروع:
  1. ضع نقاط الضعف والقوة في شكل قائمة لكي تمثل حصرًا لها.
  2. حدد مدى تأثير كل بند في نقاط القوة والضعف على كفاءة المشروع، وعلى مدى تحقيقه لأهدافه، وذلك بإعطاء وزن لهذا التأثير من 100 درجة.
  3. حدد احتمال حدوث واستمرار كل بند من نقاط الضعف والقوة، ويمكنك إعطاء وزن لهذا الإحتمال من 100 درجة؛ لكي تعبر عن مدى بقاء واستمرار كل بند من نقاط القوة والضعف على حاله.
  4. اضرب 2 × 3 لكي تحدد أهمية كل بند من بنود نقاط القوة والضعف.
نقاط الضعف والقوة الأثر × احتمال البقاء = الأهمية
نقاط الضعف:
  1. ثلاثة أعضاء من مجلس الإدارة قرب الستين وصحتهم غير جيدة.
  2. سياسات حوافز وسياسات جزاءات ضعيفة.
  3. انخفاض حماس العاملين ورضاهم عن العمل.
  4. عدم وجود قسم مخصص للبحوث والتطوير
  5. منتجات الشركة قديمة وتقليدية.
  6. رجال الإدارة الوسطى ذوو مهارات إدارية متواضعة.
  7. حصة ضعيفة في السوق بالرغم من كبره حجمًا.
90
75
25
10
80
20
80
80
80
20
60
70
60
60
7200*
6000*
500
600
5600*
1200
4800*
المجموع 25900
نقاط القوة:
  1. مركز مالي جيد يساعد على تدبير احتياجاتها المالية.
  2. طاقة إنتاجية غير مستغلة بالشركة.
  3. تكاليف الإنتاج منخفضة.
  4. إمكانية الحصول على براءات اختراع منتجات جديدة.
  5. تطبيق نظام جيد للرقابة على المخزون.
 60
70
40
90
20		 70
80
25
85
70		 4200*
5600*
1000
7650*
1400
المجموع 19850

وبعد النظر والفحص للجدول السابق، يمكن الخروج بالنتائج التالية:
  1. هناك ثلاثة نقاط قوة وأربع نقاط ضعف مهمة واستراتيجية، ومشار إليها في الجدول بعلامة (*).
  2. إن نقاط الضعف الأساسية بالمشروع، هي أن منتجات المشروع الحالية قديمة وتقليدية، وأن حصة المشروع في السوق ضعيفة، ويبدو أن هيكل المديرين في الإدارة العليا غير مناسب لمواجهة هذه المشاكل، كما أن علاج لهذه المشاكل يمكن أن يفشل بسبب ضعف أنظمة الحوافز والجزاءات.
  3. في المقابل لنقاط الضعف، هناك نقاط قوة للمشروع، حيث يمكن للمشروع أن يحصل على براءات اختراع لإنتاج منتجات جديدة للسوق، ويستطيع أن يستغل الطاقة الإنتاجية الغير مستغلة، وإذا تطلب ذلك تمويل، فإن الشركة قادرة على تدبير احتياجاتها المالية المطلوبة.
  4. نقاط الضعف لدى المشروع تتفوق على نقاط القوة، ويمكن أن ترى ذلك من مجموع نقاط الضعف وتقارنه بمجموع نقاط القوة، ويمثل هذا تحديًا داخليًا للمشروع.
وأخيرًا: