أهلا أنتصار ,,

شوفي يا ستي ,,, عمل مدير المكتب يعتبر هو حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة التي تليها .. يجب أن يكون ملم بكل صغيرة وكبيرة حتى يتمكن من السيطره على الأامور ... والقيام بحل المشكلات وتوفير جو العمل المناسب للمدير ,,
فيما يلي بعض المهام التي تناط بمدير المكتب والفرق بينه وبين السكرتير التنفيذي وقد قمت بنقلها من نفس المنتدى برابط آخر ,,,

مدير المكتب( Office Manager )



يقوم مدير(ة) المكتببتنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل المكتب بشكلعام.

ودور مدير(ة) المكتب مشابه جدا للمدير الإداري، إن مدير المكتب يُنتظرمنه أن يقوم بحزمة من المهام الإدارية وربما بالمهام التكنولوجية (IT) ذات الصلة،وهذا أيضا يعتمد على حجم المنظمة وطبيعة عملها.

وبشكل عام.. فإن مدير(ة) المكتب مسؤول(ة) عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال.
مهام مدير(ة) المكتب بشكل عامتتضمن:

ترتيب رحلات العمل،الاجتماعات، والمواعيد.
تفويض الأعمال
تأمين القرطاسية والمستلزماتالمكتبية.
التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.
إعداد التقارير
الإشرافعلى الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.
صلة الوصلبين أعضاء فريق الإدارة العليا.
الاحتفاظ بسجلات الذاتية.
تنظيم عملية جلبموظفين جدد.
ترأس بعض الاجتماعات.
إعداد ومراقبة موازنة المكتبالتقديرية.
التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.
القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.
مناقشة المشكلات العامة مع الطاقمالإداري.
مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
تأمين الأثاث المكتبياللازم.
تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكلدوري.
مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.

ثانيا : السكرتير التنفيذى ( Executive Secretary )

يقوم (تقوم) السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بالاحتياجات والترتيبات المتعلقة بالمدير العام بشكل خاص، أكثر من بقيةالأمور، من ذلك، استقبال ضيوفه وترتيب مواعيده، وإعطاء صورة حسنة عن الشركة من خلالأشكال الاتصال المختلفة مع الزوار والعملاء.
تحضير المراسلاتوالتقارير.
تحضير مواد العروض التقديمية.
تأمين الترتيبات اللازمة لرحلاتالمدير العام.
تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.
متابعةأجندة Calendar المدير العام.
إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمورإغلاق سلفة المصاريف.
تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
استقبالالزوار والعملاء.
أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريدوأرشفة ملفات.
إعداد نظامك أرشفة ورقي والكتروني.
التعاقد مع شركات الشحنالدولي كالـ DHL والـ FedEx.
الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتبواحتياجاته.

إتمنى أن نرى خلاصة تجربة وعمل الجميع ممن يشغل هذا المنصب

مع خالص تحياتي وقبلاتي ’’’