تحديد مجالات و عوامل ضياع الوقت:
العوامل المؤثرة على استخدام الوقت :
إن تعرفك على العوامل المؤثرة على استخدام الوقت يتطلب قيامك بتسجيل الوقت المستخدم في الأنشطة والأعمال اليومية و تحليل عناصر هذا الوقت ثم تشخيص العوامل المؤثرة على استخدامك للوقت المتاح وخاصة وقت العمل .
حاول إن تفكر قليلا وتحصر أهم هذه العوامل وراجع ما توصلت إليه مع هذه القائمة ..
قائمة بأهم العوامل المؤثرة على استخدام الوقت
1- العادات والتقاليد الاجتماعية .
2- العلاقات العائلية والشخصية .
3- الحالة النفسية (الاستمتاع/ الملل ).
4- طبيعة ونوع العمل .
5- العلاقة مع الرؤساء .
6- العلاقة مع المرؤسين.
7- درجة التفويض للسلطة .
8- العلاقة مع الزملاء.
9- المكالمات التليفونية الاعتراضية.
10- الزيارات غير المخططة.
11- المشكلات و الأزمات المفاجئة.
12- أدوات وأساليب توفير الوقت.
13- التنقل والزيارات الميدانية.
14- ظروف وحالة مكان العمل.
15- البريد الصادر والوارد.
16- الاجتماعات واللجان.
17- الواجبات والمسئوليات تجاه الأسرة.
18- الانتقال من مكان إلى مكان وحالة المرور عامة .
إهدار ( ضياع ) الوقت
يشكو الكثير منا من إهدار أو ضياع الكثير من وقته والسؤال الذي عليك
أن تسأله لنفسك هو :
ما هي أهم العوامل التي يمكن أن تسبب إهدار الوقت ؟
توصلت إحدى الدراسات الحديثة في هذا المجال والتي طبقت على 14 دولة إن هناك 15 سبب لإهدار الوقت أمكن حصرها وغيرها من الأسباب في القائمة التالية:
قائمة بأهم العوامل التي تسبب إهدار الوقت:
1) عوامل اجتماعية وأسرية
- عادات سلبية لا تؤدي إلى استشعار الوقت ( مثل الحديث عن الآخرين ).
- تقاليد اجتماعية قديمة (مثل الضيافة في مكان العمل ).
- النزاع والخلاف الأسري أو العائلي.
2) عوامل صحية ونفسية
- الحالة الصحية .
- الحالة المزاجية والنفسية .
- الشعور بالملل .
- الانتظار ( للاجتماع _ للمقابلة _ …الخ )
3) عوامل تتعلق بالعمل
- الزيارات غير المخططة .
- التليفونات العارضة .
- سوء وسائل الاتصال المادية .
- الأزمات المفاجئة .
- تعدد الاجتماعات واللجان غير المفيدة .
- الصراعات والنزاعات مع الزملاء .
- كثرة التوقيعات على البريد في المسائل الروتينية .
- عدم كفاءة نظام الحفظ .
- عدم كفاية ودقة المعلومات .
- المناسبات الاجتماعية التي تتطلبها العلاقة بالعمل .
- عدم كفاءة السكرتارية والمكتب المعاون للمدير .
- عدم وجود جدول زمني لفترات الراحة أثناء العمل .
4) عوامل شخصية
- الافتقار إلى الانضباط الذاتي .
- التعود على ترك الأعمال للغد أو تأجيل البت فيها .
- الكسل .
- عدم المقدرة على الرفض أو استخدام " لا " عند اللزوم .
ثالثا : الاستخدام الفعال للوقت .
كيف يمضي الوقت ؟
كل منا يمتلك (24) ساعة يوميا .. هل تستطيع الإجابة على السؤال التالي بسهولة؟
كيف يتم توزيع هذا الوقت الخاص باليوم الواحد ؟
24 ساعة
8 ساعات عمل8-10ساعات وقت 6-8 ساعات نوم الوقت المهدر ( الضائع )
وإذا ركزنا على ساعات العمل.. فهل سألت نفسك.. كيف تمضي ساعات عملك اليومي ؟
سوف نيسر عليك المهمة.. وفيما يلي بعض الأنشطة التي تعتقد أنك قد قمت بها خلال يوم عمل :
· مقابلة رؤساء .
· تحرير خطابات رسمية .
· مكالمات هاتفية خاصة بالعمل .
· مكالمات هاتفية لا علاقة بها بالعمل .
· اجتماعات .
· الصلاة .
· زيارات ميدانية .
· جلسات مجاملة مع بعض الزملاء .
· قراءة البريد .
· قراءة تقارير .
· ……………………..………………. الخ .
وسوف يتضح لك أن هناك بعض المجالات التي لا علاقة لها بالوظيفة وأن هناك مجالات أخرى تدخل بشكل أو بآخر ضمن متطلبات عملك اليومي .
دعنا نحاول الآن أن نحدد المجالات التي يجب أن تقضي فيها فترة ساعات الدوام المخصصة يوميا للعمل .
من الممكن تحديد هذه المجالات على الوجه التالي :
(1) أعمال روتينية .
(2) متطلبات الوظيفة .
(3) مهمات خاصة .
(4) العمل الإبداعي والتفكير الابتكاري .
(1) الأعمال الروتينية
ويندرج تحتها جميع الأعمال التي تأخذ شكل التكرار ( يومية ، أسبوع ، شهرية ، سنوية ) مثل الاطلاع على البريد وتوقيعه ، كتابة كشوف معينة ، ……..الخ .
ولا ينبغي أن تستحوذ هذه الأعمال على كل وقت الفرد وألا كان ذلك على حساب أعمال هامة أخرى .
(2) متطلبات الوظيفة
وتقصد بها جوهر الوظيفة أو العمل التخصصي الخاص بالوظيفة .
(3) المهمات الخاصة
وهي تلك الأعمال التي لا توصف بالدورية ولا تدخل بطريقة مباشرة ضمن متطلبات الوظيفة التي تقوم بها .
(4) العمل الإبداعي
ويتمثل في المبادرة الدائمة لتطوير العمل أو الإجراءات الخاصة بالأعمال الروتينية…وغيرها .
والآن وبعد التعرف على هذه المجالات علينا أن نسأل أنفسنا :
هل تستغرق ساعات العمل المقررة في مجالات الأعمال التي سبق الإشارة إليها ؟ أم أن هناك جزءا من الوقت لا يوجه إلى هذه الأعمال؟ .
إن وجود جزء من الوقت خارج النطاق السابق يطلق عليه :
الوقت المُهدر
ولا يقصد بالوقت المهدر إهمال الفرد أو تهربه من العمل ولكن يقصد به :
سوء التنظيم والتخطيط وما يترتب عليه من :
_ المقاومات .
_ الخطأ في الاتصال .
_ خطأ التوقع .
_ عدم تحديد الأولويات .
المقاطعات
وتعتبر من أهم الأسباب المؤدية لإهدار الوقت كالمحادثات الهاتفية المستعجلة وعبارات المجاملة والاجتماعات المفاجئة….الخ .
خطأ الاتصال
فالاتصال بأحد الأفراد أو بإدارة أو قسم للحصول على معلومة ، قد لا تتوفر لديهم هذه المعلومة يعتبر إهدار للوقت ، وكذلك إرسال أوراق بطريق الخطأ إلى أقسام وإدارات غير معينة .
خطأ التوقع
ويقصد به عدم توقع الأخطاء قبل حدوثها ، حيث تبث أن القيام بمعالجة الأخطاء بعد حدوثها يستغرق وقت أطول عما لو قمنا بتوقع هذه الأخطاء مقدما ومن ثم وضع الإجراءات اللازمة لتلاقي حدوثها .
عدم تحديد الأولويات
ويعد ذلك من اهم أسباب اهدار الوقت وقد سبق الاشارة الى كيفية تحديد هذه الاولويات .
11- استخدام وتنظيم مفكرة المواعيد
فحرصا على تنظيم وقتك ووقت الآخرين يجب أن تحدد مواعيد مسبقة للمقابلات والاتصالات التي تجريها حتى تستطيع تقنين وترتيب هذه الاتصالات وتوجيه وقتك الوجهة الصحيحة .
12- توفير جهاز كفء لأعمال السكرتارية يتولى تنظيم المقابلات والزيارات والرد على التليفونات وتجهيز البريد للمدير .
13- وضوح التعليمات واختصارها .
14- الاعتياد على أن تقول " لا " إذا لزم الأمر لتنظيم وقتك وترشيده .
إن العملية الفعالة لإدارة الوقت تتطلب منك المرور بالمراحل التالية :
العملية الفعالة لإدارة الوقت
1) تحليل استخدام الوقت .
2) تحديد مشكلات استخدام الوقت .
3) تقييم ذاتي لطريقتك في استخدام الوقت .
4) ترجمه أهدافك في صورة خطة زمنية .
5) ترجمة أهدافك في صوره تصرفات .
6) جداول زمنيه يوميه .
7) تحسين في الأساليب المستخدمة في ادارة الوقت .
8) متابعة واعادة تحليل استخدام الوقت من فترة لأخرى.