المرشد الفني للجمعيات الخيرية, حسين محمد حسين, عمان, الأردن, 1995.
تقوم الهيئة العامة مرة كل سنتين بانتخاب ما لا يقل عن سبعة أعضاء وما لا يزيد عن اثني عشر لتشكيل الهيئة الإدارية وفق الإجراءات القانونية الرسمية الموضحة في النظام الأساسي للجمعيات الخيرية. وبانتخاب هؤلاء الأعضاء تكون الهيئة العامة قد وضعت ثقتها بمقدرتهم وكفاءتهم لحمل المسؤولية, والإنتاج والإدارة. وقد حدد النظام الأساسي مجموعة من الشروط الواجب توفرها في الأعضاء عامة لكن هناك شروطاً غير محددة ينبغي توافرها في عضو ما ليصبح في الهيئة الإدارية, كأن يكون لديه الاستعداد الكافي وقتاً وجهداً, ذلك أن وضعه الجديد يتطلب نشاطاً أكبر من ذلك النشاط الذي كان مطلوباً منه في الهيئة العامة, و أن يكون قد درس ملياً واجباته ومسؤولياته التي ستقع عليه, وناقشها كذلك مع غيره من الأعضاء.

أما عن الدوافع التي قد تكمن وراء رغبة أحد الأعضاء في ترشيح نفسه للهيئة الإدارية فهي في الغالب:

  • الرغبة في ممارسة دور قيادي.
  • تنمية المهارات القيادية.
  • إشغال أوقات فراغ.
  • حباً في الظهور.
  • خدمة المجتمع المحلي.
  • الصراع العشائري.
  • بناء علاقات اجتماعية.
  • واجب ديني.
  • حب العمل التطوعي.

بعد انتخاب أعضاء هيئة الإدارة يتم عقد اجتماع أول يتم فيه توزيع المناصب على الشكل التالي:

  • الهيئة الإدارية
  • الرئيس
  • نائب الرئيس
  • أمين السر
  • أمين الصندوق
  • الأعضاء

ويتبع هذا التشكيل عادة في كل جمعية خيرية وهو أول خطوة تنظيمية في عمل الهيئة الجديدة ويفيد في:

  • تقسيم الأعمال الإدارية وتوزيعها.
  • إتاحة الفرصة لتبادل الخبرات.
  • يلزم العضو القيام بواجباته.
  • يعرف العضو بصلاحياته.
  • يزيد من الإنتاجية.
  • ينظم عمل الجمعية.
  • يقلل فرص التنافر ويؤكد قيم التعاون.
  • يساعد على احترام أدوار الآخرين وإسهاماتهم.
  • يحافظ على شخصية الجمعية واحترامها وتحقيق أهدافها.
  • يزيد من الخبرات التخصصية.

وقد حدد النظام الأساسي للجمعيات الخيرية واجبات بعض أعضاء الهيئة الإدارية, وتحديد الواجبات لا يعني بأن العضو لا يمكنه ممارسة أدوار ونشاطات أخرى غير تلك المحددة في النظام الأساسي بل أن الأمر أكثر مرونة من ذلك, فالعضو يملك القدرة على ممارسة حقه في خدمة الجمعية ما دام نشاطه يحقق أهدافها وغاياتها ويتفق ورأي زملائه في الهيئة الإدارية وهي ميزة من مزايا العمل التطوعي.
واجبات و صلاحيات رئيس الجمعية

  • الرئيس هو قائد الاجتماعات وعليه أن يلقي نظرة سريعة قبل بدء الاجتماع للتأكد من التحضيرات, والاستعدادات فالهدف هو نجاح الاجتماع. إن هذا ليس عملاً بسيطاً كما يظن الكثير فكل صغيرة وكبيرة على الرئيس أن يحيط بها ويدركها.
  • على الرئيس إعلام نائبه إذا لزم الأمر غيابه لكي يتمكن نائبه من الاستعداد المسبق والتحضير.
  • يتعين على الرئيس التعاون مع نائبه ومع العاملين في التخطيط للاجتماع.
  • افتتاح جلسات الاجتماعات والإعلان عن بدايتها.
  • إعلان جداول الأعمال تباعاً لأهميتها وأولويتها في المناقشة, واستلام كل الاقتراحات وتنسيقها وتقديمها للمناقشة.
  • إعطاء الموافقة للعضو الذي يطلب الكلمة والذي له الحق في ذلك.
  • فرض أصول المناقشات الجماعية بين الأعضاء وقيادة الجلسة بطريقة لبقة ومراعاة التزام الأعضاء بقواعد ونظم الجلسات.
  • المساهمة في تنظيم اللجان المحلية.
  • لفت انتباه الأعضاء كلما لزم الأمر إلى نقاط معينة تستوجب قواعد وممارسات محددة لمعالجة المسائل التي ينظر فيها.
  • المساعدة في تخطيط وتنفيذ البرامج والأنشطة.
  • استقبال زوار الجمعية و تعريفهم بنشاطاتها وبرامجها.
  • الإشراف على نشاطات الجمعية والطلب من المعنيين كتابة التقارير الدورية.
  • التأكد من قيام الجمعية بتسديد التزاماتها وتنفيذ اتفاقياتها.
  • الاتصال مع الجهات الأهلية والرسمية ذات العلاقة.
  • الالتحاق بالدورات التدريبية التي تساعد على تنمية المفاهيم القيادية وبغيرها من الدورات ذات العلاقة.
  • تمثيل الجمعية لدى السلطات الرسمية والقضائية.
  • التوقيع على محاضر الاجتماعات وكل الأعمال والإجراءات والأوامر المتعلقة بالجمعية.

واجبات و صلاحيات نائب الرئيس

  • يقوم نائب الرئيس بأعمال رئيس الجمعية في حال غيابه عن حضور اجتماعات الهيئة الإدارية.

واجبات و صلاحيات أمين السر

  • تدوين الملاحظات وحفظ السجلات.
  • الاطلاع على المراسلات الواردة والإشراف على كل مراسلات الجمعية.
  • إعداد جداول الأعمال.
  • قراءة أسماء الأعضاء الحاضرين والأعضاء المتغيبين.
  • كتابة الشعارات للأعضاء عن كل الاجتماعات الخاصة والاجتماعات الدورية.
  • اخطار الأعضاء الجدد بانتخابهم للعضوية وبالقرارات المتخذة بشأن الأعضاء المستقلين.
  • المحافظة والإشراف على كل سجلات الجمعية التي تخرج عن نطاق عمل أمين لصندوق.
  • المساعدة في إعداد مشاريع الجمعية.
  • إعداد النشرات والكتيبات عن أنشطة الجمعية.
  • القيام بأعمال أمين الصندوق في حال غيابه.
  • فهم الأفكار المختلفة, والآراء, والتعليقات, ووجهات النظر المختلفة وصاحب كل منها.
  • تدوين مذكرات الاجتماع عن الناقشة الجارية.
  • كتابة ملخص المناقشة.
  • اخطار جميع الأشخاص الذين يلزمهم حضور الجلسة.
  • اليقظة والحرص لكل ما يقال.
  • الاطلاع على مذكرات الاجتماع السابق.

واجبات و صلاحيات أمين الصندوق

  • تحصيل إيرادات الجمعية وتقديم الإيصالات اللازمة.
  • إيداع جميع الأموال في المصرف المحدد من قبل إدارة الجمعية.
  • كتابة تقارير عن وضع الجمعية المالي.
  • حفظ السجلات المالية وتجهيزها وقت الطلب.
  • المحافظة على أموال الجمعية وعدم صرف الأموال إلا بقرار من الهيئة الإدارية.
  • دفع المصروفات المترتبة على الجمعية.
  • البحث المستمر عن التمويل.
  • تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية فيما يتعلق بالأمور المالية.
  • إعداد الموازنات السنوية.

التركيبة التنظيمية لإدارة العمل في الجمعيات الخيرية

ما هي الهيئة الإدارية وواجبات الأعضاء