يواجه الفرد الذي يعمل بمفرده مشكلات تنظيمية محدودة فهو مسؤول عن أهدافه وعن حل المشكلات التي قد تعوق تحقيق تلك الأهداف واتخاذ القرارات وإتباع الأساليب التي يراها مناسبة ، وكذلك جدولة الأنشطة التي يقوم بها سعياً نحو أهدافه ،فإذا انظم إليه شخص آخر أو أكثر للمشاركة في إنجاز العمل نشأ على الفور ضرورة إنشاء التنظيم حيث تنشأ الحاجة إلى أنواع جديدة من القرارات التي يتخذها الشخص الذي يعمل بمفرده وتعلق تلك القرارات الجديدة بأنماط العلاقات فيها بين الأفراد الذين يؤدون عملاً مشتركاً وحدود اختصاص كل منهم.

ومع وجود عدد من الأفراد لن يتحقق العمل المشترك بصورة عفوية أو تلقائية لابد أن نتدبر الأساليب والأدوات التي تضم إتمام ذلك العمل المشترك بشكل منسق وبفاعلية تحقق الأهداف ، وأحد أهم هذه الأدوات هو الهيكل التنظيمي لأنه هو الإطار العام الذي يحدد من في التنظيم لديه سلطة على من؟ ومن في التنظيم مسؤول أمام من؟ ، وبالتالي كيف يمكن اعتبار الهيكل التنظيمي كأساس للبناء الإداري لتحقيق الكفاية والفاعلية؟ ،وما علاقة الهيكل التنظيمي بالتصميم التنظيمي والعوامل المؤثرة في هذا الأخير؟

كما تحتاج المنظمة بين الحين و الأخر إلي إعادة النظر فى نوع ومحتوى الوظائف والأعمال التي تنجزها , وإعادة النظر فيها ، تلك تقع تحت نشاط يسمى بتحليل الأعمال و تصميمها أو إعادة تصميمها ويكون الهدف من هذا النشاط جعل الأعمال أكثر جاذبية للأفراد الذين ينجزونها , أي أن الهدف يتمثل في زيادة دافعية العاملين و جعلهم أكثر دافعية وإنتاجية ورضا والتزام وولاء في أعمالهم .

فان تحليل وتصميم العمل يهدف في النهاية تحقيق أفضل مواءمة بين الهيكل التنظيمي وهيكل الوظائف وبالتالي تحقيق المواءمة ما بين الفرد والوظيفة ، والوظيفة والمنظمة ، والفرد والمنظمة ، ولهذا الغرض قد تحتاج المنظمة لتغيير محتوى العمل أو تغيير مكان إنجاز العمل , أو وقت إنجازه , وفي جميع الأحوال فان عملية التغيير تنصب علي الوظيفة التي تمثل خلية الأداء الرئيسية في المنظمة والقاعدة التي يبني عليها كل من الهيكل التنظيمي والوظيفي , فينتهي بها الهيكل التنظيمي في الوقت الذي يبدأ فيها الهيكل الوظيفي.