الموضوع: مفاتيح ادارة الوقت
مفاتيح ادارة الوقت
1. تحليل الوقت إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت. وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة. 2. التوقع يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي، فـ "الوقاية خير من العلاج". لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً. 3. التخطيطكل ساعة تمضيها في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ، وتحقق نتائج أفضل. والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من اليوم ذاته، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث، أمران جوهريان للاستفادة الفعّالة من الوقت الشخصي. 4. المرونةالاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت. 5. الأهداف والأولوياتإن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة. وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً، لذا رتب أولوياتك والتزم بها! وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام. 6. المواعيد النهائيةإن فرض المواعيد النهائية وممارسة الإنضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على الحيرة والتردد والتسويف.7. البدائلإن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية.8. الدمج ينبغي تصنيف المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد بذل المجهود الشخصي. 9. مبدأ باريتو/ التركيزبعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20%) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80%). هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بـ "قانون 20/80" جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث "القليلة المهمة" مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى. 10. الفعاليةيمكن تعريف الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح ... والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح. والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها. 11. مستوى التفويض /القرارينبغي تفويض سلطة اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة. 12. التفويض إلى المستوى الأعلىعادة ما يشجع المدراء –دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم على التواكل عليهم في الحصول على الحلول، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم. 13. تقليل من الروتين وتجنب التفاصيلالمهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو القضاء عليها بقدر الإمكان. وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه "الحاجة إلى عدم المعرفة". 14. استجابة محدودة وإهمال اختياريينبغي أن تكون الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية. فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها. ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ الإهمال المحسوب). 15. إدارة الاستثناءينبغي ألا يتم تبليغ التنفيذي المسؤول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده. 16. الرؤيةإن احتفاظك بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك، فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على قوائم المراجعة. 17. الإيجاز يزيد من الوضوح والفهم. 18. طغيان الأمور العاجلة يحيا المدراء في توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة. فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً وتحجب عن وعينا المسائل المهمة. وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة ويستجيبون –دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي. وهم بفعلهم هذا يهملون النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز. 19. إدارة الأزماتغالباً ما يدير المدراء أعمالهم من خلال الأزمات، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك أزمة. وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة واتخاذ قرارات على عجل، وتبديد الوقت والجهد. 20. ضبط المقاطعات ينبغي أن تصمم عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها. وكن لبقاً وصريحاً.والاستخدام الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان: 1. إنجازنا المزيد من الأعمال.2. شعورنا بالرضى عن التقدم الذي نحرزه.وبذلك تصبح نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل، وسرعان ما يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء
برنامج تدريبي متقدم يؤهل المشاركين تأهيلاً عملياً متقدماً في ادارة الجودة والمواصفات الدولية المختلفة، كما يغطي البرنامج التخصصات الاكثر طلباً من مجال ادارة الجودة. ويتناول موضوعات ضمان ورقابة الجودة ونظم الادارة ومفهوم العمليات والمواصفات الدولية للايزو وتقنيات الضبط الاحصائي للجودة ومنهجيات تحسين الجودة (لين - 6 سيجما) ومعايير التميز المؤسسي، تتم الدراسة في هذا البرنامج التدريبي اونلاين من خلال محاضرات تفاعلية عبر الانترنت.
جرعة تدريبية مكثفة تساعدك في فهم ذاتك وتشخيص نقاط القوة والضعف لديك وتساعدك على رصد الفرص المحيطة بك وكذلك التحديات التي تعترض طريق الوصول الى هدفك
برنامج تدريبي يتناول موضوع ادارة الممتلكات او الاملاك والاصول العقارية يشرح عملية ادارة الاملاك العقارية وادارة عمليات الصيانة للعقارات وفق خطة علمية و تطبيق إدارة الصحة والسلامة المهنية و أساسيات التأجير وإدارة الإيجار وادارة المرافق.
هل تريد الاستثمار في البورصة؟، يساعدك هذا البرنامج التدريبي المتميز على فهم واحتراف الاستثمار في البورصة، حيث يتناول البورصات وانواعها ودورها الاقتصادي وانواع الاوراق المالية واهم قواعد التداول في البورصة والتحليلات المستخدمة في البورصة، كما يقدم للمتدربين قاعدة علمية جيدة تمكنهم من احتراف الاستثمار في البورصة واحتراف تداول الاوراق المالية.
برنامج تدريبي يهدف الى تأهيل المشاركين فيه على استخدام التكنولوجيا وبرامج وتطبيقات الكمبيوتر في مجال السكرتارية وادارة المكاتب، كذلك تزويد المشاركين على اساليب ادارة الأعمال المكتبية الحديثة وتنمية مهاراتهم الخاصة بالسكرتارية الالكترونية وتعريفهم على الإدارة الإلكترونية الحديثة ومفهومها وكيفية تطبيقها في اسلوب ادارتهم للمكاتب والقيام باعمال السكرتارية.