يجب الإعداد الجيد عند رغبة أي شركة أو مؤسسة مهما كان نوع الخدمة المقدمة فيها أن تقوم بالإعداد الجيد و المدروس حتى تنجح في جميع مراحل التطبيق. و يمكن تلخيص مراحل تطبيق مواصفات الآيزو 9000 بالخطوات التالية :

1. دراسة مواصفات مجموعة الآيزو 9000 بعناية و تكون البداية بدراسة المواصفة التي ترغب الانضمام إليها. (مواصفة 9004-1 للمؤسسات الصناعية) و (مواصفة 9004-2 للمؤسسات الخدمية).

2. تحديد العناصر التي يجب أن يكون منها الجودة في المؤسسة (9004-1 أو 2) و يمكن إضافة عناصر غير واردة في إحدى هاتين المواصفتين إذا تطلبت طبيعة المؤسسة ذلك.

3. تقييم مستوى أداء نظام الجودة في المؤسسة لكل عنصر من العناصر التي حددت في الخطوات السابقة.

4. توثيق نظام الجودة و إعداد كتيب الجودة ، و يراعى هنا أن يكون حجم التوثيق بالقدر المطلوب فقط (دون زيادة أو نقصان).

5. وضع تطبيق الخطط لتحسين أداء عناصر الجودة و هو ما يعرف بالتخطيط للجودة ، و يجب أن تحدد في هذه الخطط كحد أدنى :

- الأهداف المراد تحقيقها.

- الموارد البشرية و المادية المطلوبة .

- الأشخاص المسؤولين عن تطبيق هذه الخطط.

- وضع جدول زمني مناسب　

6. متابعة الإدارة العليا في المؤسسة لتطبيق خطط الجودة التي وضعت و إلى أن يصل أداء الجودة إلى المستوى المطلوب، و هذا الدور الذي يجب على الإدارة أن تلعبه ، هو دور أساسي لنجاح تطبيق الجودة و الخطط.

7. عندما تصبح الإدارة على ثقة من قدرة وكفاءة نظام الجودة يمكنها أن تسعى للحصول على شهادة مطابقة لنظام الجودة من إحدى الهيئات المعتمدة .

8. متابعة الإدارة العليا لأداء نظام الجودة بشكل منتظم و مستمر، للتأكد من أن نظام الجودة يعمل بالكفاءة التي تؤدي إلى إنتاج منتجات بالجودة المطلوبة