الموضوع: حمل دورة تدريبية : كل شيء عن التقارير

الـتـقـارير
الاتصال الكتابي
ماهية التقرير
لماذا تفشل التقارير
أنـواع الـتـقـاريـر
مهارات كتابة التقارير
خطوات أو مراحل إعداد التقارير
إعداد الهيكل العام للتقرير.
جمع المعلومات والبيانات وتنظيمها وترتيبها.
تحليل وتفسير المعلومات والبيانات المجمعة.
تضمين المقترحات والتوصيات بناءا على نتائج التقرير، بعيدة عن الانحياز والآراء والاجتهادات الشخصية.
صياغة التقرير والاهتمام بالناحية الموضوعية.
خراج التقرير بشكل مناسب والهمام بالناحية الشكلية.
تحديد الموضوع أو المشكلة
معرفة الغرض من التقرير .
الإلمام بأبعاد المشكلة التي سوف يناقشها موضوع التقرير.
تحيد حجم الموضوع.
هل هناك حاجة للاستعانة بآخرين للمساعدة وتوزيع المهام على المشاركين.
معرفة وإلمام معد التقرير بالموضوع تساعد على
تحديد وفحص قدرات معد التقرير.
تحديد المدة الزمنية المتوقع للإنجاز.
تحديد مراحل التقييم لكل مرحلة.
تحديد أهداف وأبعاد التقرير.
تحديد صلاحيات ومسئوليات معد التقرير.
تحديد مصادر المعلومات.
تحديد الأشخاص أو الجهات المعنية وتحديد الأدوار.
تحديد التكلفة وجهات التمويل.
إعداد هيكل التقرير العام
يتم تقسم جسم التقرير إلى ثلاثة أجزاء رئيسية:
المقدمة.
صلب التقرير.
الخاتمة.
أجزاء أخرى: الغلاف – قوائم المحتويات والجداول والرسوم ... الخ – الملاحق.
تحديد هيكل التقرير يساعدنا على:
تحديد خطة العمل,
الوقت اللازم لتنفيذ كل خطوة.
التكلفة المتوقعة.
جمع المعلومات
هناك معضلتين غالبا ما تواجه معد التقرير في مرحلة جمع المعلومات:
كم هائل من المعلومات المتعلقة بالموضوع.
شح في المعلومات المطلوبة.
في حالة توفر كم هائل من المعلومات
يجب انتقاء المعلومات الضرورية بكل دقة وحرص.
تصنيف تلك المعلومات إلى ثلاثة أصناف:
معلومات تهم طالب التقرير
معلومات جيدة أن يعرفها طالب التقرير
معلومات لا تهم طالب التقرير إطلاقا.
التصنيف السابق يساعد معد التقرير على تضمين التقرير للمعلومات الضرورية فقط والتي يحتاجها طالب التقرير فعليا.
لجوء بعض معدي التقارير على الحشو الزائد في المعلومات الغير ضرورية أو في الشروحات والتكرار الممل فان ذلك يفقد التقرير أهميته ولا يحقق الهدف الذي من أجله أعد.
في حالة عدم توفر كم مناسب من المعلومات
لابد من بذل جهد مضاعف للحصول على ما هو متوفر ودراسة مدى ملاءمته للموضوع.
عدم الاعتماد على الإجتهادات الشخصية وذلك بتضمين التقرير لمعلومات لا تساعد طالب التقرير باتخاذ القرار المناسب حيال موضوع التقرير.
لذلك يجب على معد التقرير تحديد المعلومات التي يحتاجها حتى يتسنى له البحث في اتجاهات محددة.
قدرة الباحث على تحديد مصادر المعلومات وكيفية استخدامها مطلب أساسي في هذه المرحلة من التقرير.
أبرز مصادر للمعومات
رصد مسبق لنشاطات مرحلية للموضوع.
تقارير سابقة في نفس الموضوع في المنشأة أو في منشآت مشابهة.
أصحاب الشأن أو أصحاب الخبرة.
المكتبات – مراجع مختلفة من بحوث ودراسات وكتب.
شبكات الإنترنت.
طرق جمع المعلومات
تتلخص طرق جمع المعلومات بالتالي:
القراءة.
المقالات الشخصية.
الاستبيانات.
الفحص والتجارب.
الملاحظة .
تحليل وعرض النتائج
على معد التقرير أن يراعي الأسلوب اللغوي والتسلسل المنطقي في عملية العرض.
في هذه المرحلة يبرز دور معد التقرير ومهاراته التحليلية:
مهارة تحليل الأرقام.
تساعده مهاراته التحليلية بتقدير وتحديد ما يمكن أن يذكره بالتقرير.
الاستعانة بإحصائيين أو محللين في حال عدم توفر المهارة لدى المعد.
بناءا على المعلومات المتوفرة لدى معد التقرير يتم استعراض النتائج التي تم التوصل إليها.
يحبذ استخدام الجداول والرسومات البيانية والتوضيحية لتسهيل قراءة النتائج ومقارنها.
تقديم المقترحات والتوصيات
قد يطلب من معد التقرير تضمين مقترحات أو توصيات لتساعد طالبي التقرير ومتخذي القرار:
أن يكون بعيد عن التحيز.
أن يكون حذراً من غرض الآراء الشخصية.

الجداول والرسوم والأشكال التوضيحية
تساهم الرسوم والأشكال التوضيحية كالجداول والرسوم البيانية في تسهيل فهم المادة المقدمة للقارئ:
قراءة المتغيرات.
عمليات المقارنة.
تقديم المعلومات بشكل مختصر.
ويجب توخي الحذر والحيطة عند اختيار الجدول أو الرسم وذلك باختيار المناسب من أنواعها لموضوع المقارنة.
خطوات التخطيط للكتابة: تحديد الهدف
يجب أن يكون الكاتب قادرا على تحديد الهدف كتابيا بجملة محددة. ويجب أن يكتب الهدف بوضوح تام حتى يساعد على السيطرة على ما يكتب وعدم التوسع الغير مرغوب فيه، والذي قد يؤدي أحيانا إلى تشعبان وإخلال بالمعنى الذي يريده الكاتب.
خطوات التخطيط للكتابة: التعرف على القارئ (المستقبل)
يجب أن ندرك أننا نكتب لأشخاص مثلنا لديهم ميول وشعور واهتمامات.
احتياجاتهم.
اهتماماتهم.
ومدى إلمامهم بالموضوع.
يجب أن تكون المادة المكتوبة مدعمة بالحقائق مرتبطة بدرجة معرفة القارئ للموضوع.
قد يحتاج معد التقرير إلى عرض لنتائج وتوصيات التقرير أمام من طلب التقرير أو أمام لجنة معينة:
استخدام عدد من الوسائل المناسبة لتوصيل المعلومة إلى الآخرين.
التعرف على عقليات المتلقين للمعلومة حتى يتمكن من عرض التقرير بشكل فعال.
خطوات التخطيط للكتابة: ترتيب المحتوى
ترتيب الأفكار.
التسلسل المنطقي.
تجزئة الموضوع إلى فقرات، كل فقرة تنفرد بفكرة محددة، وكل فقرة مجزئة إلى جمل مفيدة. ولتسهيل فهم القارئ للجملة، يجب أن تكون الجملة قصيرة ومفيدة.
في حالة استخدام جملة طويلة، يجب استخدام علامات الترقيم كالنقطة والفاصلة مثلا بشكل سليم.
الاهتمام بالناحيتين الموضوعية والشكلية للتقرير.

الناحية الموضوعية والشكلية
الناحية الشكلية والموضوعية في كتابة التقارير
الناحية الموضوعية:
الوضوح.
الدقة .
الاختصار.
اللطافة.
عدم التحيز.
الناحية الشكلية:
الورق المستخدم.
الهوامش والمسافات.
بنط الكتابة.

أولاً: الناحية الموضوعية
الناحية الموضوعية - الوضوح
تقصي وجمع الحقائق قبل الشروع في الكتابة.
عدم المبالغة في انتقاء الكلمات الشاذة أو الغير مألوفة.
عدم استخدام الكلمات التي تثير الشك أو القابلة للتأويل.
استخدام لغة التعبير وليس لغة التأثير.
استخدام الجمل والفقرات القصير ما أمكن.
التسلسل المنطقي للأفكار.
الناحية الموضوعية - الدقة
التأكد من خلو الموضوع من الأخطاء اللغوية ، الاملائية والمطبعية.
التأكد من صحة المعلومات والبيانات وحداثتها واكتمالها – الأسماء ، التواريخ ، الأرقام ، اللوائح والأنظمة.
استخدام علامات الترقيم - النقط والفواصل.

ثانياً: الناحية الشكلية
الناحية الشكلية في التقارير
الورق الملائم
المقاسات المستخدمة في الأوراق الرسمية
A0 = 84 × 119 سم.
A1 = 60 × 84 سم.
A2 = 42 × 60 سم.
A3 = 30 × 42 سم.
A4 = 21 × 30 سم.
A5 = 15 × 21 سم.
A6 = 10 × 15 سم.
الهوامش والمسافات
جميع الهوامش ما يعادل أنش واحد ، ما عدا الهامش الأيمن 1.5 أنش.
ترك مسافات سطريه متساوية خالية بين الفقرات (سطر أو نصف سطر).
بنط (خط) الكتابة
استخدام الخطوط المتعارف عليها ، خاصة إذا كانت الحقيبة ستفتح بواسطة أكثر من حاسب آلي.
مقاس الخط العربي عادة بين (12) و (16) حسب طول الوثيقة وتقسيمها الى صفحات.
عدم استخدام خطوط متعددة في الوثيقة الواحدة ، إلا إذا دعت الحاجة لذلك (للتوضيح).
الناحية الموضوعية - الاختصار
عدم المبالغة في الكتابة.
عدم تكرار عبارات سبق ادراجها.
عدم اللجوء الى تفاصيل الموضوع عند معرفة القارئ بها.
الاختصار يجب أن لا يؤدي الى غموض المعنى.
الناحية الموضوعية - اللطافة
استخدام عبارات لطيفة.
الاعتراف بالخطأ.
عدم استخدام اسلوب المراوغة والخداع.
استخدام العبارات المبينة للمعلوم والمباشرة – نحن ، انتم، يسرنا ، نشكركم.
الناحية الموضوعية - الحيادية
عدم التأثر بأفكار أو آراء معينة في التقرير.
الالتزام باتجاهات ونتائج التقرير.
استخلاص النتائج من المعلومات الموثقة بالتقرير.
استناد التوصيات على نتائج محددة بالتقرير.
عدم الاعتماد على أي توصية مبنية على رأي أو اجتهاد شخصي.

شكرا جزيلا أزاح الله همك

السلام عليكم ورحمة الله وكل عام وأنتم بخير
شكر الله سعيكم وبارك في جهودكم المقدرة في افادة الأمة نحو التنمية البشرية التي هي أساس كل نجاح في الحياة بل كذلك في الآخرة والمعاد حيث تسهم في ايجاد الفرد الفاعل والمفيد لأمته ورسالته .وتختصر الكثير من الأوقات المهدرة بلا فائدة .
لا أستطيع في هذه العجالة أن أصف مدى سعادتي بما أجده في هذا المنتدى من فوائد رغم كثرة مشاغلي وقلة دخولي في الموقع .
أشكركم كثيراً وسأجتهد إن شاء الله في التواصل معكم . وفقكم الله
البدري الجعلي - السودان - الخرطوم - مدير عام إذاعة البصيرة
[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]