عنوان البحث
التحديات الإدارية والإنسانية في تطبيق الحكومة الإليكترونية
الدكتور عمر بن سعيد بن مشيط

أمارة منطقة عسير - جامعة الملك خالد، كلية علوم الحاسب الآلي
(تم حذف الإيميل لأن عرضه مخالف لشروط المنتدى)
هاتف- فاكس(0096672242825)


القسم الأول
1- نبذه مختصرة
تطبيق الحكومة إليكترونية في أي بيئة سيواجهه كثير من العوائق والتحديات ويمكن لنا تقسيم هذه التحديات إلى قسمين أساسيين الأول عوامل فنية بحتة (Technical Issues) والثاني عوامل إنسانية و إدارية والاقتصادية #_ftn1" target="_blank">[1] (Human & Organizational Issues) و يوجد كم كبير من الأبحاث فيما يختص بالقسم الأول ألا أن العوامل الإدارية و الإنسانية لم تحظى بنفس الاهتمام وتثبت الإحصائيات أن عدد هائل من مشاريع نظم المعلومات (Information Systems Projects) والتي تشمل تطبيق الحكومة الإليكترونية (Electronic Goveronment)ينتهي بالفشل بسبب العوامل الإنسانية والإدارية ونادراً ما تكون عوامل فنية، وبالرغم من أن غالبيه أخصائي مطوري الحكومات الإليكترونية يعتبرون أن العوامل الإدارية والإنسانية هي مساوية في الأهمية إن لم تكن أكثر أهميه من العوامل الفنية و لكن عمليا تجد هؤلاء الأخصائيون لا يزالوا مركزين على الجوانب الفنية على حساب العوامل الإنسانية والإدارية، وبالرغم من إدراكنا لأهمية هذه العوامل في نجاح كل مشاريع نظم المعلومات وخاصة الحكومة الإليكترونية إلا انه للأسف لا يعرف إلا القليل جدا عن كيفية معالجتها0 لذا فهذه الدراسة تملأ هذا الفراغ وتعالج هذا النقص وذلك من خلال التحقق الميداني و معرفة كيف و متى ومن يعالج عمليا أربعة مجموعات رئيسة تحتوي على (14) عنصر إداري وإنساني منقحه من قبل الباحث، ومعرفة ما إذا كان نجاح معالجة هذه العناصر يعتمد على استخدام طرق تطوير معينه أو نجاح في تبني عوامل أخرى إدارية.

2- مقدمة

شهد العالم في السنوات القليلة الماضية تطور هائل في نظم المعلومات على مستويات عدة شملت الاستخدام والتعقيد والنظرة الإستراتيجية، مما لا شك فيه كان له كبير الأثر على الإنسان وعلى الإدارة، لذلك اصبح هناك ضرورة ماسة لدراسة العناصر الإنسانية والإدارية، مثال ذلك تأثير النظام ( Systems Impact) علي ثقافة المنظمة Culture(Pliskn et al, 1993) أو على أساليب وطبيعة العمل Working Practices (Eason, 1988) أو على الهيكل الإداري للمنظمة Structure (Stebbings et al, 1995). في الواقع توجد أدلة قوية وفاصلة تقول أن معالجة مثل هذه العناصر في الوقت الحاضر أهم من معالجة العناصر الفنية لتطوير مشاريع نظم معلوماتية ناجحة (Ewusi-Mensah & Przasnyski, 1994; Doherty & King, 1998) . لكن لسوء الطالع هناك أدلة كثيرة تؤكد بأن مثل هذه العناصر المهمة ما تزال لا تحظى بالقدر المناسب من الاهتمام خلال تطوير مشاريع نظم المعلومات#_ftn2" target="_blank">[2] (Eason, 1988; Hornby et al, 1992; Clegg et al, 1997). بل بالرغم من إدراك الجميع أكاديميين وممارسين لتقنية المعلومات بأهمية هذه العوامل إلا أن البحوث الميدانية في هذا الجانب لا يرقى إلى مستوى أهميتها فالبحوث عن كيفية معالجة العناصر الإدارية و الإنسانية خلال تطوير مشاريع نظم المعلومات تكاد تكون للأسف معدومة.

لملأ هذا الفراغ قمنا بهذا البحث لمعرفة معالجة وأهمية العوامل الإنسانية والإدارية والاقتصادية خلال تطوير مشاريع نظم المعلومات والتي من أهمها تطبيق الحكومة الإليكترونية. هذه الصفحات تقدم نتائج في غاية الأهمية لجوانب هذا البحث و الذي صمم لاستخلاص وجهات نظر مد راء نظم المعلومات التنفيذيين عن كيفية معالجة العناصر الإدارية في الواقع العملي. هذه الورقة تشمل أربعة أقسام رئيسة. القسم التالي يوضح أهم ما كتب في هذا الجانب ويناقش مفهوم العوامل الإدارية، في القسم الثالث سنناقش أهداف وتصميم وطريقة البحث، في القسم الرابع والأخير سنذكر أهم نتائج البحث في شكل جداول ونناقشها بشيء من التفصيل ثم نلخص النتائج والتوصيات في الخاتمة.
القسم الثاني

1- إطار البحث و أهدافه

يعتبر ما تم نشره من بحوث ومقالات عن العوامل الإنسانية والإدارية خلال تطوير نظم المعلومات متواضعة في الكم والكيف مقارنة بما تم بحثه ونشره عن العوامل الفنية. لذا كان الهدف من هذا القسم هو إبراز أهم ما نشر من بحوث توضح أهمية وطرق و أساليب معالجة العناصر الإدارية والإنسانية خلال عملية تطوير مشاريع نظم المعلومات والذي محورها هو تطبيق الحكومة الإليكترونية و هذا سيمكننا من صياغة وتحديد أهداف وأسئلة للبحث واضحة.

2- أهمية العناصر الإدارية
أن علاقة فشل مشاريع نظم المعلومات بمعالجة العوامل الإنسانية والإدارية هي قديمة جدا فقد كتب Henry Lucas,كتابا تقليديا عام 1975م أي قبل أكثر من عشرين عاما أكد فيه "أن السبب الجوهري وراء فشل نظم المعلومات هو السلوك الإداري والإنساني" كما أنه حديثا يوجد الكثير من الأدلة على سبيل المثال Al-Mushayt et al 2001; Hornby et al 1992; Clegg et al 1997; Ahn & Skudlark والجميع يؤكدون أن معالجة العوامل الإدارية والإنسانية قبل وخلال وبعد تطوير مشاريع نظم المعلومات أصبحت أهم من ذي قبل عندما كتب ذلك الكتاب و ستكون في المستقبل جوهرية لنجاح نظم المعلومات. الباحث Long (1987) وجد أن 10% فقط من مشاريع نظم المعلومات الفاشلة يعود في الحقيقة إلى أسباب فنية و أن 90% منها يعود لأسباب إدارية وإنسانية. كما أن نتائج الباحثين Ewusi-Mensah & Przansaki (1994) تؤكد أن الأسباب الأساسية وراء هجران وعدم إكمال تطوير مشاريع نظم المعلومات هي في الغالب جدا إنسانية وإدارية. و مؤخرا قاما الباحثان Doherty & King (1998) بنشر نتائج استبياناتهما والتي أكدت أن 60% من المد راء التنفيذيين لنظم المعلومات يشعرون أن العوامل الإنسانية والإدارية هي في الحقيقة أهم من العوامل الفنية في تحقيق نجاح مشاريع تطوير نظم المعلومات. وبالرغم من أن كثير من الباحثين أشاروا إلي أهمية هذه العوامل ألا أنه ما يزال هناك حاجة ماسة إلي إجراء بحوث ميدانية حتى تمكنا من معرفة أساليب معالجتها في الواقع العملي.

3- طرق تطوير نظم المعلومات (System Development Methods)
العلماء المهتمين بالبحث في هذا الحقل أمثال Eason, (1988)و Hornby et al,(1992)و Poulymenako & Holmes (1996) يؤكدون أن أساليب و طرق تطوير النظم تاريخيا يغلب عليها التركيز على الجوانب الفنية على حساب الجوانب الإدارية والإنسانية. لذا نلاحظ أنه في السنوات الأخيرة يوجد توجه متزايد وقوي يدعو لإيجاد أساليب وطرق ذات تركيز أداري و إنساني وهذا التوجه يمكن حصرة في اتجاهين أثنين فقط هما:
أولا : تبني أفضل الأساليب ذات الصبغة الإدارية والإنسانية (Adoption of Best Practices) مثل مشاركة المستخدمين وكسب دعم الإدارة العليا للمشروع، نجد أن أكثر ما كتب عنه ونشر منه في الدوريات العلمية هو حتمية مشاركة المستخدم خلال تطوير مشاريع نظم المعلومات وأنه يعتبر أهم عنصر مؤثر على نجاح أو فشل نظم المعلومات Barki & Hartwick 1989; Wng & Tate 1994) ) كما أن الباحث Hornby et al (1992) و أرفقاه أوضحوا أن كثيرا من محللي النظم يؤكدون أنه بمشاركة المستخدمين سيقومون ضمنيا بتغطية كل العناصر الإنسانية و الإدارية الصامتة. كما أوضح الباحث Beath (1991) أن كسب دعم وتشجيع الإدارة العليا للمشروع يعد بالغ الأهمية لتحقيق نجاح مشاريع النظم المعلوماتية. بالإضافة إلى أن الباحث Kaye (1990) يقول أن كسب دعم الإدارة العليا للمشروع سيحقق دورين أساسيين, أولا ضمان استمرار تدفق جميع المصادر وخاصة المالية والبشرية للمشروع بالكمية المطلوبة وفي الوقت المطلوب وثانيا تقوية الشعور الإيجابي لدى المستخدمين و كافة المد راء اتجاه المشروع.

ثانيا: طرق تطوير المعلومات (System Development Methods), فخلال العشرين سنة الماضية, تم ابتكار عدد كبير من الطرق ذات الطابع الإداري والإنساني أكثر من الطرق التقليدية والتي أصبحت تعرف و تصنف على أنها طرق مشاركة المستخدم "Participative Methods” و "Scio-technical Methods و Human-centered ربما يكون القاسم المشترك لكل هذه الطرق هو أن المستخدم فيها يقوم بدور نشط ومحدد ومهم جدا خلال كل مراحل تطوير النظام مثال لهذه الطرق:
  • ETHICS (Mumford,1986)
  • Multiview (Avison & Wood-Harper, 1990)
  • Soft Systems Method (Checkland, 1980)
  • Joint Application Design (Wood & Silver, 1989)
ولسوء الحظ أنه بالرغم من وجود هذا الصنف من الطرق و الذي يسلط الضوء على النواحي الإنسانية و الإدارية إلا أن مطوري نظم المعلومات في الواقع العملي للأسف يفضلون استخدام الصنف الآخر من الطرق والذي يغلب عليها الطابع الفني كطريقة:
· SSADM(Hornby et al, 1992).
القسم الثالث

1- أهداف البحث

من خلال المراجعة لما نشر بتمعن في هذا الخصوص يمكن الوصول إلى حقيقة في غاية الأهمية وهي أنه بالرغم من الإدراك العام لدي مد راء وممارسي تقنية نظم المعلومات ومطبقي الحكومة الإليكترونية بأهمية العناصر الإنسانية والإدارية, إلا أن هذه العناصر الإدارية لا تعالج في الواقع العملي. كما أن الأبحاث العلمية تفيد أن هذه النواحي الإدارية يمكن أن تغطى خلال التطوير بطريقتين أما بتبني أحد أفضل الأساليب (Adoption of Best Practices)أو بتطبيق أحد طرق التطوير ذات الطابع الإداري الإنساني(System Developemnt Methods) ، ولكن فعليا لا يوجد دليل قوي يدعم صحة هذا الاعتقاد, لذلك بادرنا بهذا البحث العلمي لمعرفة حقيقة إذا ما كان تبني أحد أفضل هذه الأساليب أو تطبيق أحد طرق التطوير ذات الطابع الإداري والإنساني يساعد فعلا على معالجة العوامل الإدارية والإنسانية. و بشكل أكثر تحديدا يمكن أن نلخص أهداف هذا البحث في النقاط الثلاث التالية:
1- معرفة مستوى معالجة مجموعة مختارة من العوامل الإدارية والإنسانية خلال تطوير و تطبيق مشاريع نظم المعلومات والتي محورها الحكومة الإليكترونية. (أي هل يتم تغطية ومعالجة مجموعة مختارة من العوامل الإدارية والإنسانية والاقتصادية خلال تطوير؟)
2- معرفة ما إذا كان تبني أحد أفضل الأساليب يساعد على معالجة تشكليه واسعة من العوامل الإنسانية و الإدارية. (أي هل تبني أحد أفضل (ثمانية) أساليب الإدارية يؤثر على مستوى معالجة العوامل الإدارية والإنسانية خلال التطوير أم لا؟).
3- التحقق من ماهية العلاقة بين استخدام نوع معين من طرق التطوير و مستوى معالجة العوامل الإنسانية و الإدارية . (أي هل استخدام طريقة تطوير معينة تؤثر علي مستوى معالجة العوامل الإدارية والإنسانية خلال التطوير؟).
2- تصميم البحث
للإجابة على أسئلة البحث المدونة في القسم أعلاه تم المزج بين طريقتين هما الاستبيان والمقابلات الجماعية المركزة (Fucos Groups Interviews) وبذلك نكون قد جمعنا بين الأسلوبين الكمي (Quantitative) والوصفي (Qualitative) وهذا المزج يشجعه كثير من العلماء منهم Miles & Huberman (1994التحديات الإدارية والإنسانية في تطبيق الحكومة الإليكترونيةp41-42) . وفي الاستبيان تم تطوير عدة أسئلة لمعرفة حقيقة العلاقات مع متغيرات البحث الأساسية ثم تلا ذلك عدة مقابلات جماعية مركزه.

3- مراحل تطوير الاستبيان وتوزيعه

لتطوير الاستبيان تم المرور بعدة مراحل حتى تم التوصل بعدها إلى الصيغة النهائية والمرضية والتي من خلالها تمكن الباحث من الإجابة على أسئلة البحث الرئيسة، وبناء على الأدبيات التي نشرت عن العوامل الإدارية والإنسانية ونتائج مسودة الاستبيانات التي وزعت في المراحل الأولى تم التوصل إلى أربعة عشر عاملا أداري وأنساني والتي يمكن أن تصنف جميعها تحت أربعة مجموعات أساسية أنظر إلى جدول (1). في الاستبيان قمنا بالسؤال عن هل يعالج هذا العامل أم لا بجواب "نعم" "لا" لكل عامل .

جدول (1) العوامل الإدارية والإنسانية مبنية على بحث ((Al-Mushay et al, 2001
المجموعة

العنصر

الأولى: عناصر المشاركة الإدارية هذه المجموعة تحتوي على المواضيع التي تضمن أن تطبيق الحكومة الإليكترونية أو أي نظام معلوماتي سيزيد من كفاءة أداء المنشـأة ككل أو قسم منها.



  • دراسة الجدوى الاقتصادية .
  • وضع خطة استراتيجية لتطوير نظم المعلومات في المنشأة وضمان التوازن معها.
  • وضع جدول بالأولويات خلال تطوير نظام المعلومات بناء على احتياجات المنشأة وبحيث تكون واضحة ومحددة ويركز على الاحتياجات الإدارية والإنسانية.
  • دراسة احتياجات المنشأة المستقبلية في عالم عالي التغير و الديناميكية لذا فمن الضروري اعتبار متطلبات المنشأة المستقبلية بكل وضوح عند تطوير نظام المعلومات فعلى النظام المطور أن يكون مبني في قالب مفتوح حتى يمكن له أن يقبل أي تغيرات مستقبلية وهذا محتمل جدا.
الثانية:عوامل إنسانية هذه المجموعة تشمل العناصر ذات التأثير المباشر على بيئة وطبيعة عمل الموظفين. نتيجة لذلك فهي تحتوي على كل العوامل التي في دائرة العلاقة بين النظام وأولئك الموظفين و الذين لهم اتصال مباشر مع النظام لذا فهي عناصر ذات طابع شخصي.

  • التعرف على الاحتياجات التدريبية : التدريب المناسب هو متطلب لضمان أن كل المستخدمين يكون لديهم المهارات الضرورية والوعي و الإدراك الكافي لتشغيل النظام بنجاح.
  • تأثير عوامل الصحة والسلامة : إذا أصبح لدى مستخدمي النظام الجديد قلق واضح بسبب التأثير السلبي من استخدام النظام الجديد على صحتهم وسلامتهم فأنه من المحتمل جدا أن يتعرقل استخدامه وينتهي إلى الفشل .
  • مستوى الحوافز لدى المستخدم : من المهم تقييم كيف يمكن إرضاء الاحتياجات التشجيعية للمستخدمين من النظام الجديد.
  • إعادة تصميم وبناء الوظائف لتتلاءم مع النظام الجديد.


الثالثة: العوامل الانتقالية




· هذه المجموعة تعنى بعناصر توقيت تدشين النظام و التي تؤثر بشكل قوي على المنظمة ومدى أخذها في الحسبان خلال مراحل التطوير والبناء، يعتقد أن إغفال مثل هذه من العناصر له تأثير سلبي كبير جدا على المدى الطويل في نجاح نظم المعلومات
الرابعة: التوازن والتوافق بين النظام الإداري للمنشأة ونظام المعلومات المقترح
  • التوازن مع الهيكل التنظيمي الإداري للمنشأة
2. التوازن مع توزيع السلطات داخل المنشأة

  • التوازن مع ثقافة المنشأة (يمكن تعريف الثقافة بأنها مجموعة الفرضيات غالبا غير مدونة والتي يشترك في اعتقادها أعضاء المنشأة)


أيضا في الاستبيان قمنا بالسؤال : إلي أي مدى تستخدم طرق معينة في تطوير مشاريع نظم المعلومات وتطبيق الحكومة الإليكترونية، انظر جدول (2)
جدول (2 ) أنواع طرق التطوير Systems Development Method (SDM) variables
المتغير Variables
الوصف Descriptions
S.S.A.D.M.
Structured Systems Analysis and Design Methodology
In-house methods
An In-house method developed to meet the organization’s own needs.
Prototyping
Such as RAD (Rapid Application Development)
Socio-technical approaches
Participative SDM such as ETHICS or JAD (Joint Application Design) or other soft systems methods.
Other methods
This category was included to allow respondents to insert their own choice of method
لمعرفة كيف مستوى تبني الجهات الناجحة لأنواع محددة من أفضل التطبيقات الإدارية ذات الصبغة الإنسانية والإدارية والتي تم استخلاصها بعناية من ما تم نشره في هذا المجال من عدة كتاب كما هو موضح في الجدول (3).

جدول (3) أفضل التطبيقات ذات التركيز الإداري Organisationally oriented aspects of best practices
المتغير
Variables
الوصف
Description
المصدر
Source
التخطيط الواقعي Realistic Planning
رسم خطة واقعية بخصوص التكلفة والوقت
Undertaking realistic planning regarding budget, time-scale and scope.
Doherty and King, 1997
تكوين فريق متوازن
Well-balanced Project Team
تكوين فريق تطوير متوازن يمثل كل المعنيين بالنام حيث يكون مزيج من الخبرات والمهارات
Assembling a well-balanced project team, representing all stakeholder groups, to provide an appropriate blend of skills and expertise.
Whyte and Bytheway, 1996
دعم الإدارة العليا
Management Support
كسب الدعم فعال من الإدارة العليا
Encouraging and securing active senior management support.
Clegg et al, 1997; Doherty and King, 1997
مشاركة المستخدم
User Participation
تشجيع مشاركة المستخدم الفعالة
Encouraging and securing active user participation
Clegg et al, 1997; Doherty and King, 1997
التدريب الشامل
Comprehensive Training
القيام بتدريب شامل لكل المستخدمين قبل التطبيق
Instituting comprehensive training prior to implementation
Clegg et al, 1997
الموازنة الاستراتيجية
Strategic Alignment
Ensuring the alignment of the IS project planning with business strategies.
Clegg et al, 1997; Doherty and King, 1997
الاتصال الفعال
Effective Communication
ضمان وجود قنوات اتصال فعالة فيما بين جميع المعنيين بالنظام المد راء, مطوري النظام والمستخدمين
Ensuring effective communication among stakeholders (I.e. managers, system developers and users).
Whyte and Bytheway, 1996
مسؤولية المعالجة
Responsibility for treatment
Identifying clearly who is responsible for the treatment of organizational issues.
Poulymenakou and Holmes, 1996
القسم الرابع 1 - أهم نتائج البحث
في هذا الجزء سنناقش أهم نتائج البحث والتي تدور حول الإجابة على أسئلة البحث وأهدافه الثلاثة المذكورة سابقا
جدول (4) يوضح خلاصة الإجابات بنعم أو لا على مدى معالجة الأربعة عشر عامل إنساني وإداري تحديدا خلال تطوير مشاريع نظم المعلومات وهي مرتبة ترتيب تنازلي. أهم نقطة يمكن ملاحظتها من تفحص هذه النتائج أن هناك تباين كبير جدا في نسب المعالجة للعوامل داخل المجموعات الأربعة الموضحة في جدول (1). على سبيل المثال أكثر العوامل معالجة هي التي تهتم بقياس الاحتياجات الحالية والمستقبلية للمنظمة وتحافظ على توازن النظام مع استراتيجية نظم المعلومات العامة, وهي تدخل تحت مجموعة ضمان أن النظام سيكون له أثر إيجابي على أداء و اقتصاد المنظمة. وعلى النقيض تجد أن العوامل الإنسانية والانتقالية تأتي في الوسط بينما أن عوامل التوازن تأتي في المرتبة الأخيرة من حيث الاهتمام ومدى المعالجة. كما يبين الجدول أن هناك توجه بشكل عام لمعالجة العوامل الإدارية والإنسانية حيث أكثر من 80% من الشركات التي أجابت عادة ما يقومون بتغطية تسعة عوامل من الأربعة عشر, بينما الخمسة المتبقية تغطى بنسب أدنى لا تقل عن 20%.
جدول (4)
تكرار التغطية لكل عامل Frequency with which organisational issues are typically addressed
العامل الإداري Organisational Issue
عدد الإجابات "بنعم"
Number of positive response
النسبة المئوية للرد الإيجابي
Positive responses as a percentage
تقييم الاحتياجات الحالية
Assessment of Current Needs
331
96%
التوازن مع استراتيجية نظم المعلومات
Alignment with IS Strategy
318
92%
إعادة هندسة إجراءات العمل
Re-engineering of Business Processes
307
89%
تقييم الاحتياجات المستقبلية
Assessment of Future Needs
305
88%
وضع جدول بالأولويات
Prioritization of deliverables
297
86%
التوقيت المنسب لتدشين النظام
Timing of Implementation
297
86%
إعادة تصميم أوضاع العمل
Redesign of Working Practices
296
86%
تقييم احتياجات المستخدم
Assessment of User Needs
284
83%
مستوى الإزعاج الإداري بسبب النظام الجديد
Level of Organizational Disruption
274
80%
التأثير على أسلوب العمل
Implications for Working Style
175
51%
التأثير على الهيكل الإداري
Impact on Organizational Structure
155
45%
التأثير على ثقافة المنظمة
Impact on Organizational Culture
130
38%
مؤثرات عوامل الصحة والسلامة
Ergonomic Implications
122
35%
التأثير على توزيع السلطة داخل المنشأة
Implications for Distribution of Power
73
21%

وكما أن البحث يهدف أيضا إلى تحديد أثر تبني أفضل التطبيقات الإدارية و اختيار أسلوب التطوير على معالجة تشكيلة واسعة من العوامل الإنسانية والإدارية, لذا كان من الضروري إيجاد مقياس واحد إجمالي يمثل كل الأربعة عشر عامل. لذلك تم احتساب ناتج رقمي موحد والذي سمي بـ "ناتج العامل" "Issue Score" و كانت النتائج كما في جدول (5).
جدول (5) توزيع إجمالي الإجابات "نعم" لعدد العوامل التي يتم تغطيتها
Distribution of total number of organizational issues addressed (‘Issue Score’)
العوامل التي تغطى خلال التطوير
No. of Issues Addressed
(‘Issue Score’)
عدد الإجابات بنعم
No. of responses
النسبة المئوية التراكمية
Cumulative percentage Frequency
0
0
0%
1
0
0%
2
2
0.6%
3
2
1.2%
4
5
2.6%
5
9
5.2%
6
15
9.6%
7
36
20.1%
8
32
29.4%
9
49
43.6%
10
55
59.6%
11
45
72.7%
12
35
82.8%
13
41
94.8%
14
18
100%

في نفس الوقت المقابلات الجماعية المركزة لم تتطرق إلي عوامل محددة بذاتها ولكن كانت هناك عدة ملاحظات في غاية الأهمية مفادها ضرورة معالجة كل العوامل الإدارية حيث علق أحد الحاضرين بقولة "في الماضي عندما بدأت عملي في تقنية المعلومات كان التركيز على كل شيء فني "Technically driven وكانت احتياجات الشركة تأتي في آخر القائمة، في اعتقادي الآن يوجد إدراك أكبر بأهمية وخطورة العوامل الإدارية " مثل هذه المداخلة مهمة جدا حيث إنها تدعم غرض البحث العام والذي من اجله قام بأن العوامل الإنسانية والإدارية أهم من العوامل الفنية لتحديد مصير تطوير وتطبيق نظم مشاريع نظم المعلومات والتي من أهمها ما نحن بصدده الآن وهو تطبيق الحكومة الإليكترونية.
2- نجاح تبني أفضل التطبيقات الإدارية "Best Practices” والعوامل الإنسانية والإدارية
هناك تصور بأن الشركات الأكثر نجاحا في تبنى أساليب معينة يغلب عليها الطابع الإداري يمكنها من معالجة قدر أكبر من العوامل الإدارية و الإنسانية. لاختبار هذه الفرضية إحصائيا تم إجراء اختبار الترابط (Corrlation Factor Analysis) ما بين ناتج العامل “Issue Score و ناتج النجاح ”Success Score لكل افضل التطبيقات الثمانية، من النتائج المعروضة في جدول (6) يتبين أنه فعليا توجد علاقة وترابط إحصائي بين تشكيلة واسعة من العوامل الإدارية التي عولجت “Issue Score وبين نجاح الشركة في تبني خمسة من الأساليب الثمانية. ومن المهم أن نتعرض لهذه النتائج بشيء من التفصيل .




Correlation of Number Issues Addressed with Best Practice Scores 6جدول
أفضل التطبيقات
No. of Issues Addressed (‘Issue Score’)

Best Practice
الترابط
Correlation Coefficient

درجتة
Significance

التخطيط الواقعي Realistic Planning

.134
.013*
الفريق المتوازن Well-balanced Team
.193
.000*
دعم الإدارة Management Support
.094
.081
مشاركة المستخدم User Participation
.128
.018*
التدريب الشامل Comprehensive Training
.071
.188
الموازنة الاستراتيجية Strategic alignment
.158
.003*
الاتصال الفعال Communication
.053
.328
تحديد لمسؤولية المعالجةResponsibility for Treatment
.125
.021*

* Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed)

أن النجاح في تكوين فريق للمشروع يحتوي على مزيج مناسب من ذوي المهارات العالية والخبرات يعتبر أكثر أسلوب له علاقة ترابطية مع معالجة مجموعة واسعة من العوامل الإدارية. لقد لوحظ في الأبحاث الماضية أن أخصائيو تقنية المعلومات ليست لديهم المهارات أو المحفزات لتغطية ومعالجة العوامل الإدارية والإنسانية بكفاءة (Hrnby et al, 1992) . من اجل ذلك و في الغالب يمكن لنا تفسير هذه النتيجة بأن توسيع قاعدة الخبرات والتوقعات والمصالح لدى أفراد فريق التطوير وتوازنها سيساعد بلا شك على معالجة شريحة أوسع من العوامل الإدارية. أيضا من الجدول (6) يمكن ملاحظة أن توافق نظم المعلومات/ تطبيق الحكومة الإليكترونية مع استراتيجية المنشأة له ترابط إيجابي عالي جدا بمستوى معالجة العوامل الإدارية. أن الأبحاث السابقة تؤكد أن تقنية المعلومات يمكن لها أن تكون أداة ذات مردود إيجابي يفوق ثمنها “Valuable Tools” عند توافقها وتلبيتها بشكل جيد لاحتياجات المنشأة وفي حالة عدم التوافق فستصبح عبأ اقتصادي ثقيل على المنشأة (Robson, 1993) . أيضا يمكن لنا تفسير هذه النتيجة على أن توافق وتلائم إستراتيجية مشاريع نظم المعلومات مع إستراتيجية المنشأة العامة حتما سيضمن تسليط الضوء في هذه المشاريع على الجوانب الإدارية والاستراتيجية بدلا من التركيز على الأولويات الفنية.

بالإضافة إلى أن النجاح في وضع خطط واقعية للمشاريع من ناحية الأهداف و الميزانية و الجدول الزمني للتنفيذ أيضا وجد أن له تأثير بالغ على مدى نجاح تغطية ومعالجة العوامل الإدارية كما توضح الأدبيات التي نشرت بهذا الخصوص والتي تؤكد انه يجب و خلال المراحل الأولى لأي مشروع تحديد بشفافية و بواقعية الأهداف والتكلفة والوقت الزمني المطلوب للمشروع (Dohert & King, 1997; Willcocks, 1994). وفي حالة وضع أهداف طموحة جدا تفوق الإمكانات المادية والبشرية المتوفرة ووضع جدول زمني للتنفيذ ضيق فان ذلك حتما سيؤدي إلى قص أجزاء من المشروع غالبا ما تكون الجوانب المهمة من العوامل الإدارية والإنسانية هي الضحية لكي يتسنى لهم تسليم مشروع مقبول في صورته الخارجية فنيا فقط. من جانب آخر لم يكن مستغربا أن تكون مشاركة المستخدم (User Participation) لها ارتباط قوي بناتج العامل “Issues Scoreوان تطبيق هذا الأسلوب يؤدي فعلا إلى رفع مستوى تغطية العوامل الإدارية والإنسانية حيث أن ما سبق ونشر بصدد ذلك كما أسلفنا كثيرا جدا (Hornby et al, 1992) . كما لا ننسى أن نذكر أن هذا البحث يعد الأول من نوعه لتحقيق هذه العلاقة إحصائيا، كما يجب أن نلاحظ هنا ما ذكره أحد خبراء تقنية المعلومات في مقابلته حيث أفاد "أن مشاركة المستخدم إذا زادت عن الحد المعقول تنقلب إلى الضد السلبي" . أن النتائج المعروضة في جدول(6) تشير إلى أن هناك علاقة إيجابية بين تبني بعض الأساليب الإدارية (ثمانية) و مدى اعتبار أو معالجة العوامل الإدارية بالإضافة إلى أن هناك إجماع ملاحظ وقوى خلال جميع المقابلات الجماعية يؤكد صحة هذه العلاقة حيث علق أحد أعضاء المقابلة بقولة "أعتقد أن هناك علاقة وثيقة بينهما، حيث استخدامك لأفضل الأساليب الإدارية سيلزمك بمعالجة العوامل الإدارية والإنسانية لا محالة" كما أكد آخر بقولة " عندما تهتم بمشاركة المستخدم و تكوين فريق متوازن فبلا شك أن العوامل الإدارية ستطفو على السطح و ستتمكن من معالجتها" .

و بناء على مناقشة النتائج الإحصائية والمقابلات يتبين لنا بوضوح وجود علاقة إيجابية بين تبني أفضل الأساليب الإدارية الخمسة (من اصل ثمانية) وبين مستوى تغطية العوامل الإدارية والإنسانية الأربعة عشر خلال تطوير وتطبيق نظم المعلومات ومن أهمها الحكومة الإليكترونية، كما يجب أن نشير إلى هنا أن هذا البحث يعد الأول من نوعه الذي فحص هذه العلاقة إحصائيا.

كما أسلفنا أن كثير من الأدبيات التي نشرت عن أنواع طرق التطوير تفيد بأن اختيار طريقة معينة لتطوير مشاريع نظم المعلومات سيكون لها تأثير على مدى معالجة العوامل الإدارية. كما كان من المتوقع أن المنشآت التي تستخدم الطرق التي لها تركيز أكثر على الجوانب الإدارية والإنسانية مثل ETHICS & JAD سيتمكنون من معالجة قدر أكبر من النواحي الإدارية والإنسانية. نتيجة لذلك قمنا بتطبيق التحليل الترابطي (Correlation Analysis) لمعرفة درجة الترابط ما بين استخدام أنواع طرق تطوير و مدى معالجة العوامل الإدارية والإنسانية “Issue Score”, و كما هو موضح في جدول (7) النتائج تفيد عكس ما كان متوقعا بأنه ليس هناك أي علاقة تذكر “No Significant Relationships ما بين المتغيرين ” SDM& Issue Socre” . لذا خلال إجراء المقابلات الجماعية المركزة طرح سؤال بخصوص هذه النتيجة الغير متوقعة و ما هو المبرر في رأيهم. بشكل عام لم يكن المتقابلين متفاجئين بهذه النتيجة بالنسبة للطرق ذات التركيز الفني مثل SSADM ، ولكن كان عندهم شيء من الغرابة بالنسبة للطرق ذات التركيز الإداري والاجتماعي “Socio-Technical & Prototyping” وكان تفسيرهم لذلك أنه من الممكن أن هذه الطرق الأخيرة لا تستخدم في الواقع كما هي في موضحة الكتب و أرادها مؤلفيها وهذا التفسير قد سبق وأن أكده الباحث Fitzgerald (1998) حيث أنه وجد 6% فقط من عينة بحثه يتبعون خطوات طرق التطوير بحذافيرها .




جدول (7 ) درجة ترابط استخدام طريقة معينة للتطوير مع مستوى اعتبار ومعالجة المواضيع الإدارية
Correlation of Number of Issues Addressed with Development Methods

No. of Issues Addressed (‘Issue Score’)
طريقة التطوير
Development Method
قيمة الترابط
Correlation Coefficient

درجة الترابط
Significance

S.S.A.D.M.
.012
.825
In-house
.026
.629
Prototype/RAD
.082
.127
Socio-technical
.076
.159

3-الخاتمة

يتضح لنا أن هناك درجة عالية من الاتفاق داخل الأدبيات الأكاديمية بأن تغطية تشكيلة واسعة من العوامل الإدارية والإنسانية (Human and Organizational Issues) هام جدا لتحقيق نجاح مشاريع نظم المعلومات ومن أهمها حاليا مشاريع تطبيق الحكومة الإليكترونية. أن هذا البحث له إضافة هامة لما سبق وأن نشر أكاديميا في هذا الحقل، حيث أنه يكشف بوضوح كيف أن تبني أفضل الأساليب الإدارية بنجاح (Adoption of Best Practices) وأن استخدام طرق تطوير معينه (System Development Methods)يساهم بلا شك في معالجة تشكيلة واسه من العوامل الإدارية. وبناء على وجهات نظر المد راء التنفيذيين لنظم المعلومات والتي تم الحصول عليها من خلال استخدام طريقة للبحث دقيقة وعالية الكفاءة يمكن استخلاص النتائج الثلاث التالية:
1- يلاحظ أن هناك تفاوت في نسبة تغطية و علاج مجموعات العوامل الإدارية فكما أن مجموعة المشاركة الإدارية “Organizational Contribution” والتي تركز عناصرها على مدى الاستفادة من النظام المقترح اقتصاديا و إداريا, استحلت أعلا القائمة من حيث تغطيتها من قبل العينة ، كما تبين أن مجموعة العناصر الإنسانية والانتقالية و بالأخص عناصر مجموعة الموازنة الإدارية تأتي في اسفل القائمة من حيث الاعتبار والتغطية من قبل المشاركين في البحث.
2- يؤكد التحليل الكمي و الوصفي لنتائج العينة أن استخدام خمسة من أفضل الأساليب الإدارية (Best Practices) وخاصة تكوين فريق تطوير متوازن و ضمان مشاركة فعالة من المستخدم لهما تأثير بالغ جدا في تسهيل عملية معالجة كل العوامل الإدارية ، لذا فهذه النتيجة تؤكد أهمية مشاركة تشكيلة واسعة من المعنيين(Stakeholders) خلال تطوير وتنفيذ النظام ومن أهم هذه الأنظمة بالطبع نظام تطبيق الحكومة الإليكترونية.
3- أتضح من نتائج هذا البحث بأن اختيار واستخدام طريقة معينة لتطوير مشاريع نظم المعلومات وتطبيق الحكومة الإليكترونية ليس له تأثير على معالجة العوامل الإدارية والإنسانية.

بناء على هذه النتائج يمكن لنا أن نوصي برسالتين هامتين إلى مطبقي الحكومة الإليكترونية ، أولا: يجب على المنشآت أيا كان نوعها أو حجمها أن تستخدم أسلوب مدمج (Integrated Approach for the deployment of IT) لتوظيف تقنية المعلومات لكي يضمنوا تغطية ومعالجة تشكيلة واسعة من العوامل الإدارية و الإنسانية والاقتصادية بالإضافة إلى العوامل فنية (Technical Issues) . وكما أوضحنا آنفا يمكن يتحقق ذلك من خلال تكوين فريق تطوير متوازن يمثل شريحة واسعة من المعنيين بالنظام. ثانيا : بالرغم من أن هذا البحث يقدم نتائج في غاية الأهمية عن أهمية ومعالجة مجموعة شاملة من العوامل الإدارية والإنسانية ما زال هناك حاجة للبحث في هذا الموضوع مثل عمل دراسة حالات بعمق (In Depth Case Studies) لمعرفة تحديدا كيفية معالجة العوامل الإدارية في الواقع العملي.








المراجع

REFERENCES

Ahn, J. & Skudlark, A (1997). Resolving conflict of interest in the process of an information system implementation for advance telecommunication services,Journal of Information Technology, 12, 3-13.

Al-Mushayt, O.; Doherty, N.; and King, M. (2001). An Investigation Into The Relative Success of Alternative Approaches To The Treatment Of Organizational Issues In Systems Development Projects, Organization Development Journal, 19 (1) 31-48.

Avison, D. & Wood-Harper, A. T. (1990). Multiview: An exploration in information systems development, Maidenhead: Mcgraw-Hill.

Barki. H. and Hartwick, J. ( 1989). Rethinking the concept of user involvement, MIS Quarterly, 13 (1), 56-63.

Beath, C. M. (1991). Supporting the information technology champion, MIS Quarterly, 15 (3), 354-371.

Checklang, P. B. (1981). Systems Thinking, Systems Practice, Chichester : Wiley

Chtzgolou, P. & MacAulay, L. (1996). Requirements capture and IS methodologies,
Information Systems Journal, 6, 209-225

Clegg, C., Axtell, C., Damadonran, L.,Farbey, B., Hull, R., Lloyd-Jones, R., Nicholls, J. Sell, R. & Tomlison, C. (1997). Information technology: a study f performance and the role of human and organizational factors, Ergonomics, 40(9). 851-871.

Doherty, N. F. & King, M. (1997). The treatment of organizational issues in IS development projects,UKAIS Conference, Southamton, 363-375.

Doherty, N. F. & King, M. (1998). The consideration of organizational issues during the systems development process: an empirical analysis, Behavior & Information Technology, 17 (1), 41-51.

Eason, K., (1998). Information technology and organizational change, London: Taylor & Francis.

Ewusi – Mensah, K. & Przasnyski, Z. (1994). Factors Contributing to the abandonment of information systems development projects, Journal of Information Technology, 9,185-201

Fitzgerald, B. (1998). An empirical investigation of the use of systems development methods in practice, Cork, Ireland: Executive Research Centre.

Greenbaun, T. (1998). Planning focus groups, London: Sage

Hornby, C., Clegg, C., Robson, J., McClaren, C., Richardson, S. & O’Brien, P. (1992)
Human & organizational issues in information systems and development, Behavior & Information Technology, 11(3), 160-174

Kaye, G. R. (1990). Information systems successes and failures: Research findings from the compounding industry, Journal of Information Technology, 5, 73-83.

Kreuger, R. (1994). Focus groups: A Practical guide for applied research, London: Sage.

Long, R. J. (1987). New Office information technology: Human and managerial implications,
London: Croom Helm.

Lucas, H. C. (1975). Why information systems fail, New York: Columbia University Press.

Miles, M. B., & Huberman, A. M. (1994). Qualitative data analysis. Thousand Oaks: California: Sage.

Mumford, E. (1986). Using computers for business success: The ETHICS method, Manchester: Mancheser business School.

Pliskin N., Romm T. Lee, A. & Weber Y. (1993). Presumed versus actual organizational culture: Managerial implications for implementations of information systems, The Computer Journal. 36, 143-152


Poulymenako, A. & Holmes, A. (1986). A contingency framework for the investigation of information systems failure, European Journal of Information Systems, 5, 34-46.

Robson, W. (1994). Strategic Management and Information systems. London: Pitman

Stebbins, M., Sena, J. & shani, A. (1995).Information technology and organizational design,
Journal of Information Technology, 10, 101-113.

Willcokcs, L. (1994). Managing information systems in UK public administration: Issues and prospects, Public Administration 72, 13-32.

Whyte, G. & Bytheway, A. (1996). Factors affecting information systems’ success,
International Journal of Service Industry Management, 7(1), 74-93

Wong E. & Tate G. (1994). A Study of user participation in information systems development, Journal of Information Technology. 9, 51-60.

Wood, J. & Silver, D. (1989). Joint application design, New York: Wiley.


#_ftnref1" target="_blank">[1] يستخدم في هذا البحث مصطلح العوامل أو العناصر أو النواحي أو المواضيع الإدارية والإنسانية ويقصد به "العوامل الإدارية والإنسانية والاقتصادية و الغير فنية الموضحة في جدول (1).

#_ftnref2" target="_blank">[2] عندما نستخدم مصطلح "تطوير مشاريع نظم المعلومات" فهو تعبير عام يشمل كل المشاريع المتعلقة بتحليل وتصميم وتنفيذ تقنية المعلومات IT) ) ومن أهمها تطبيق الحكومة الإليكترونية.