الموضوع: إدارة نظام المعلومات في المنظمة

3 إدارة نظام المعلومات في المنظمة:
المعلومات هي تلك البيانات والحقائق والأوصاف التي تساعد الإدارة على تصور ما يحيط بها، وتفسير ما يحدث من ظواهر وأحداث، وصولا إلى التنبؤ الدقيق بما يمكن أن يحدث في المستقبل ومن ثم يكون في إمكان الإدارة تعظيم قدرتها على إجراء الاتصالات واتخاذ القرارات ورسم الخطط الملائمة، والرقابة على مختلف أوجه النشاط، بل ويمكن للمنظمة تعديل الأوضاع السائدة والسيطرة على المواقف المتوقعة: وبذلك تظهر أهمية المعلومات في:
¬ حصر وتسجيل الأحداث الماضية والتعرف على العوامل والمتغيرات المحيطة بها.
¬ دراسة ووصف الأحداث المعاصرة والاستفادة من الخبرات الماضية في تفسيرها للتعرف على المتغيرات الجديدة التي ترتبت عليها الاتجاهات الناشئة عن الموقف.
¬ الاعتماد على ما سبق في التبوء بالاتجاهات والأحداث المستقبلية تحسبا لها، والعمل على التكيف معها سواء كانت فرصة أو تهديد.
إن الاستفادة من عنصر المعلومات بهذه الطريقة يتطلب من المنظمة تبني إطار مفهومي عام الذي تتكامل فيه تكنولوجيا المعلومات، مع الأفكار المتصلة بظاهرة المعلومات، وبقصد تحقيق هذا التكامل فإن المنظرين والمهنيين ارتكزوا على مفهومي "الارتباطات الموضوعية" و "النظم" من أجل ذلك فقد تم وضع عمليات تخليق المعلومات برفع من كفاءة هذه الوظيفة عن أي أسلوب آخر لذلك، وقد ترتب على ذلك بالضرورة إعداد وتطبيق نظم المعلومات بغرض جمع البيانات، وإعدادها بطريقة تسمح بإنتاج نوعيات مختلف من المعلومات التي يمكن استخدامها سواء عن طريق أفراد داخل التنظيم أو جهات خارجة عنه.


أ- مفهوم نظم المعلومات:
إن الوقوف على مفهوم شامل لنظم المعلومات يتطلب الإشارة إلى مفاهيم كل من المعلومات والنظام، فالأخير هو مجموعة مترابطة من الموارد في تفاعل متواصل في إطار بيئة خاصة لتحقيق هدف معين، أما المعلومات فهي تشبه ترتيب وتحويل بيانات صارت ذات قيمة للمستفيد، ومنه يمكن أن تستنتج التعاريف التالية لنظم المعلومات، والتي تختلف بحسب وجهات النظر التي ينظر إليها.
فمن الناحية الفنية هي: مجموعة من الإجراءات التي تقوم بجمع واسترجاع وتشغيل وتخزين المعلومات لتدعيم اتخاذ القرارات والرقابة في التنظيم، ومساعدة المديرين والعاملين في تحليل العقبات، وتطوير المنتجات المقدمة، وخلق متطلبات جديدة".
ومن الناحية الهيكلية هي: هيكل متفاعل ومستمر معنى بالمستقبل، يضم الأفراد والمعدات والإجراءات، يصمم لتوليه وتشغيل وتوصل المعلومات التي تساعد على اتخاذ القرارات.
ومن الناحية الإدارية هي: حل تنظيمي وإداري مبني على تكنولوجيا المعلومات لمواجهة التحديات المفروضة من البيئة.
ومن الناحية التقنية هي: مجموعة من الإجراءات التي يوجد بينها علاقات قائمة بغرض تحقيق هدف أو أهداف معينة، وينطوي تحقيق هذه الأهداف على القيام بعدد من الأنشطة المتكاملة.
إن تقديم نظم المعلومات المنظمة بهذا الشكل قد مر بعدة مراحل تطورية ساهمت فيه تطور متغيرات المحيط منذ العام 1950 أين كانت نظم المعلومات نظما تشغيلية تهدف إلى إدخال الآلية على العمليات، والشكل التالي يوضح تطور نظم المعلومات في المنظمة.
ب- أنشطة نظم المعلومات ومواردها:
يعتبر نظام المعلومات وحدة رسمية تتكون من عدد من الموارد، ويمكن ترتيب وتنظيم هذه الموارد بطرق متعددة وذلك بحسب حجم وطبيعة التنظيم المعين، وعادة ما يتكون هيكل نظام المعلومات من مكونين رئيسيين هما:
- متطلبات الاحتياجات من المعلومات.
- متطلبات تصميم نظام المعلومات.
فالنظام يحتاج إلى موارد خاصة، تشمل العناصر البشرية (مشغلين، مستفيدين) العناصر المادية (آلات، الشبكات)، عناصر البرمجة (بيانات، برامج التشغيل)، ويقوم النظام باستخدام هذه الموارد للقيام بالأنشطة الرئيسية له وهي:
أنشطة المدخلات: وتنطلق بتحديد أهداف النظام وطبيعة المخرجات المرغوبة، ومن ثم تجميع البيانات ذات الأهمية، وتستند العملية على استخدام قواعد البيانات والوسائل التكنولوجية.
أنشطة التحويل: والتي بموجبها يتم تحويل البيانات الخام إلى معلومات قابلة للاستخدام، حيث يتم أولا تحديد المدخلات التي يمكن أن تكون متاحة لنشاط التشغيل ومن تم تحديد التشغيل المطلوب مع الأخذ بعين الاعتبار الأفراد والمعدات والبرامج الضرورية لتنفيذ التشغيل.
أنشطة المخرجات: وهي المنتوج النهائي لنظام المعلومات في صورة رسائل أو تقارير ذات قيمة، وذلك من خلال عمليات التخزين والاسترجاع ومن ثم التحويل إلى مراكز القرار أو إلى الأجزاء الأخرى من التنظيم، الأمر الذي يتطلب تحديد ما يرسل إلى من يرسل وكيف يرسل.
أنشطة التغذية العكسية: وتتمثل في عمليات الضبط الذاتي التي يوفرها النظام لنفسه، والتي تسمح بمعالجة الانحرافات الواقعة في المعلومات وفقا لمعايير على مستوى مدخلات البيانات أو عمليات التشغيل.
أنشطة التحكم: وهي العمليات التي تضمن التدفق والأداء السليم لمختلف أنشطة نظام المعلومات، بالرقابة السابقة من خلال عملية التخطيط وأثناء عملية التنفيذ.
ويتكون نظام المعلومات من مجموعة من النظم الفرعية التي تتكامل فيما بينها، وتستقبل مخرجات بعضها كمدخلات للبعض الآخر، وتحصل هذه النظم على مدخلاتها من البيئة الداخلية للمنظمة، التي تعكس النشاطات التشغيلية، ومن البيئة الخارجية التي تحصل منها على بيانات متنوعة تتعلق بالنواحي الاقتصادية، التقنية، التكنولوجية، والشكل أدناه يبين موارد وأنشطة نظم المعلومات.

شكرا جدا على البرنامج المفيد

شكرا اااااااااااعلى الطرح......