الموضوع: ارجو المساعدة

السلام عليكم

بغيت اطلب طلب منكم واتمني انكم اتفيدوني
انا وظيفتي سكرتيره بغيت برامج مفيدة لي وبغيت كل ما تحتاج اليه اي سكرتيرة

وبعد انا مب عارفة كيف اارشف الملفات هل لها طريقة معينة وله اسلوب معين امشي عليه
وممكن برنامج يكون مضمون واوكي للارشفه لاني تعيين جديد ومش متوفرة لي الاشياء الي تحتاجه السكرتيره يعني لازم انا الي ابدا اكون المكان لاني اشغل في مكان يديد على الساحه وفتحوه من فتره بسيطه

ارجوك فيدوني لاني احس الملفات مس مرتبة عندي

شكرا جزيلاً

up

up
up up
up
up
up
plz up

نصايه
إن عملية ترتيب الملفات من أهم ما يجب أن تتميز به المنشآت بصفة عامة والأفراد بصفة خاصة
تختلف الطريقة بحسب نوع الملفات كما أنه يجب أن يتواجد لديك مرجع على الحاسوب لهذه الملفات بنفس الترتيب التى هى عليه فى الواقع ويفضل أن تكون على برنامج الإكسل حيث يسهل البحث.
وأما عن طرق الترتيب فهى كثير أذكر منها.
1- طريقة الحروف الأبجدية : وهى تصلح فى ترتيب ملفات الأفراد والعاملين بصورة كبيرة.
2- طريقة الأرقام : وهى إعطاء رقم لكل ملف وترتيبها فى مكانها بترتيب الأرقام مع الإحتفاظ بها كما ذكرت فى برنامج الإكسل ليسهل البحث.
3- طريقة المتشابهات : بمعنى وضع كل الملفات المتشابهة فى مكان واحد كأن نضع كل ملفات المبيعات فى مكان واحد وفى هذا المكان نفسه يتم تقسيم المبيعات فالآجلة لها مكان والفوريه لها مكان والتامة المنقضية لها مكان والمؤجلة لها مكان وفى داخل كل مكان مكان أماكن أخرى حسب مقتضيات العمل.
4- الطريقة الجغرافية : وهى توجد فى المنشآت التى تتعامل مع أكتر من عميل في أماكن مختلفة ومنها من هم فى مكان أو بلد واحد وهى تشبه طريقة المتشابهات ولكن هنا يكون وجه التشابه هو الموقع كتقسيم أساسى.
5- طريقة الأقسام (الإدارات) : وهى تصلح للمنشآت أو للمكاتب التى تتعامل مع إدارات مختلفة كأن يكون هناك مكان لملفات إدارة المشتريات وآخر للإدارة المالية وآخر للموارد البشرية وهكذا.
هذا ويجب مراعات الدقة خصوصاً فى الأعمال التى تعتمد على الترتيب والتنظيم ومن أهمها ما تقومين به فهو عمل أهم ما به هو الترتيب والنظيم والأهم من ترتيب الملفات هو ترتيب وتنظيم الوقت واستثماره أكبر استثمار ممكن حتى نستطيع إنجاز ما يرضى الله أولا وثانيا ما يرضر رؤسائنا فى العمل والله ولى التوفيق.
هذا منى والتحليل كبير والمذكور لى وإن اختلفت فهناك من يتفق!!!!!!

الأخت الكريمة

بالنسبة للسكرتيرة اهم برامج تستخدمها واللي بتعتمد عليها في العمل هي مجموعة الأوفس

ولو كان لديك خبرة ببعض البرامج التي قد تدعم العمل في مؤسستك فلا حرج

بالنسبة للأرشفة هناك عدة طرق متعددة ومتنوعة ومنها ما يتم على الحاسوب ومنها بشكل مادي

لو تقدري تحددي موضوع معين نحكي فيه يعني للتفصيل بكون افضل عشان ما نتوه وتتوهي معنا

وأي مساعدة مستعدين

تحياتي

اختي الكريمة
نصائح:-
أولا : يجب أن تتمتعي بطولة البال وعدم التذمر من ابسط الأشياء.
ثانيا: اعملي دائما ضمن فريق وأحبي لهم ما تحبينه لنفسك.
ثالثا: هيئي نفسك دائما للعمل ولا تحبطيها.
رابعا:عليك التمتع دائما وأبدا بما تقدمينه وتعمليه.
خامسا: اغرسي في نفسك حب التميز.

أما بخصوص ما اردتيه:
عليكي أن تكوني ملمة ببرنامج المايكروسوفت اوفيس وخاصة (الأكسل والاكسس).
يجب أن تكون الملفات بنفس اللون والنوعية.
وضع ملصق تعريفي على الملف وعليه أرقام.
يجب أن يكون لديك دفتر للتواقيع تضعين فيه البريد والرسائل لمديرك ليعتمدها.
تدوين مايطلبه منك مديرك .
نهاية الدوام قومي بتدوين ما ستقومين به بالغد من أعمال وضعيها على سطح المكتب .
علقي لوحة (سبورة) على جانب المكتب وضعي عليها الأوراق (قرارات - تذكير وغيرها من الأوراق المهمة).