تعريف (الناصر 1429) لتحديد الاحتياجات التدريبية: هي الفجوة الظاهرة وغير الظاهرة في أداء الموظف إما في مهاراته أو معارفه أو معلوماته أو اتجاهاته، وتحتاج إلى تغيير أو تعديل حتى تتناسب مع متطلبات وظيفته الحالية أو المستقبلية، بدرجة من الجودة والإتقان حتى يحقق أهداف المنظمة التي يعمل بها.
تعريف الخشاب 1411هـ: مجموعة من التغييرات والتطورات المطلوب إحداثهـا فـي الفرد، والمتعلقة بمعارفه ومهاراته واتجاهاته، بجعلـــه لائقًا لشغل وظيفة، أو أداء اختصاصات وظيفته الحاليـــة بما يحقق أهداف المنظمة بالكفاءة المطلوبة.

وترتبط عملية تحدي الاحتياجات التدريبية في الأساس بالحاجة إلى علاج مشاكل العمل من خلال التدريب، مع الأخذ بالاعتبار أنه توجد مشكلات أخرى قد لا يعالجها التدريب، مثل ما قد يظهره التحليل التنظيمي للمنظمة والذي يسبق عادة تحليل الاحتياجات التدريبية، وبناء على ذلك يصبح تحدي الاحتياجات التدريبية هو الأداة الرئيسية التي يمكن من خلالها تحديد مجالات تطوير وتنمية أداء الأفراد من خلال العملية التدريبية.

أي أن مفهوم تحديد الاحتياجات التدريبية يحدد ما إذا كانت هناك فجوة في أداء الموظف أو فجوة في المنظمة أو الوظيفة حيث يكون مسمى الوظيفة شيئًا والموظف يعمل شيئًا آخر. وأحيانًا يحدد الاحتياج بسبب تقنية جديدة أدخلت على المنظمة أو تعديل أو تغيير في الهيكل التنظيمي وغيره أي أنه لا يحتاج التحديد للتدريب دائمًا.
إذن الحاجة التدريبية نعني بها:

وصف الوظيفة + معايير أدائها - (ناقــص) المستوى الذي يؤدي فيه الموظف مهام الوظيفة.