للتوضيح اكثر:
حفظ بيانات الوثيقة مهما كان نوعها ( برقية – تعميم – خطاب – معاملة – قصاصة – شرح – فاتورة) ومهما كانت أهميتها( سرية – عادية ) وبالإمكان حفظ صورة الوثيقة واستعراضها عند البحث عنها وطباعتها .