لقد صممت وطورت شركة Smart Solutions House تطبيقاً متكاملاً خاص بإدارة المدارس يتسم بالسلاسة ، اذ انه يربط جميع الإدارات بنظام واحد وبالتالي تقليل الازدواجية في إدخال البيانات، ويسمح باسترجاع المعلومات بشكل ميسر لإضفاء ميزة أخري لجميع مستخدمي النظام مثل المعلمين وأولياء الأمور وإدارة المدرسة ، الخ .
و لقد أطلقنا عليه اسم S2SKOOL يتكون هذا التطبيق من وحدات مختلفة لإدارة جميع المراحل الخاصة بالعملية التعليمية داخل المدرسة ولتغطية كافة احتياجات المدرسة من أجل إدارتها بشكل سليم والقدرة على اتخاذ القرارات الصحيحة في اسرع وقت ، ومن المميزات الفريدة في البرنامج انه يدعم عدة لغات ( العربية و الانجليزية و الفرنسية) و يمكن أيضا الوصول اليه و التعامل معه عن طريق الانترنت و بالتالي يمكن استخدامه من اى مكان وفي اى وقت ، عندما تم تصميم هذا البرنامج تم مراعاة السهولة و البساطة لتمكين المستخدمين الذين ليس لديهم سابق معرفه او استخدام للكمبيوتر و الانترنت بالتعامل مع هذا البرنامج ، و بالإضافة إلى هذا يتكون البرنامج من جزئين.
الجزء الأول: هو الجزء الأساسي و قد سمي بالأساسي لأنه أساس البرنامج و من غيره لا يتمكن البرنامج من العمل وهو يضم :
1 - وحدة إدارة النظام.
2 - وحدة التقديم و التسجيل.
3 - وحدة الحافلات و متابعتها.
4 - وحدة الجداول الدراسية.
5 - وحدة التقارير.
الجزء الثاني: وهو الجزء الاختياري و هو الجزء الذي يمكن إضافته للجزء الأساسي لإعطاء مزيد من التحكم في إدارة المدرسة بشكل أكثر مرونة و يسر و يضم هذا الجزء كلا من:
1 - وحدة الحضور و الانصراف.
2 - وحدة المكتبة الالكترونية.
3 - وحدة الأنشطة المدرسية.
4 - وحدة الجزاءات.
5 - وحدة إدارات إمكانيات المدرسة.
6 - وحدة الملف الطبي.
من مميزات هذا البرنامج انه يتيح لمستخدميه الخصوصية التامة في تداول المعلومات بشكل سهل و بسيط وكذلك يتيح للإباء متابعه أولادهم بشكل يومي بدون عناء الاتصال بالمدرسة او الذهاب الى المدرسة الا في حالات الضرورة عن طريق وحدة الخدمة الذاتية . وكذلك من خلاله يمكن للطالب إرسال سؤال او استفسار الى مُدرسه بشكل مباشر ولا يمكن ان نغفل الجزء الأهم وهو المتعلق بإدارة المدرسة فالنظام يلبي متطلبات إدارة المدرسة من استخراج اى بيانات مطلوبة بسرعة و بدون الرجوع الى الموظفين في شئون الطلبة عند السؤال عن بيان او إحصائية وكذلك يمكن متابعه المدرسة من حيث إجراءات التسجيل و مدفوعات المصاريف وحجز الحافلات و الغياب للطلبة او المدرسين او العاملين بشكل مستمر بتحديث دائم من النظام. يمتاز هذا النظام بوجود مكتبه الكترونية تشمل المواد الدراسية لكل عام دراسي وكذلك يمكن عمل بنك من الأسئلة ومن ثم عمل اختبارات مختلفة لجميع المواد وفي جميع المراحل بشكل مبسط وسهل وكذلك الوقوف على مستوى الطلبة في أي وقت من خلال المكتبة الالكترونية يمكن أضافه نماذج امتحانات الأعوام السابقة كمرجع للطلبة و مساعدتهم على التأهيل للاختبارات الشهرية و النهائية. نبدأ الآن بجولة سريعة داخل النظام لإعطاء فكرة مبسطة عن إمكانيات النظام و الأدوات المتاحة لكل مستخدم من مستخدمي النظام قبل الخوض في الحديث عن وحدات النظام , يجب ان نعرف من هم مستخدمي النظام.
أولا - مدير النظام : وهو الشخص المسئول من قبل المدرسة بإدارة النظام.
ثانيا - الطلاب : وهم الطلاب الموجدين و المسجلين على قوة المدرسة في الأعوام الدراسية المختلفة.
ثالثا - المدرسين : وهم المدرسين المنتمين الى المدرسة في اى تخصص كان.
رابعا - موظفين شئون الطلبة : وهم الأشخاص المسئولين عن طلبات التسجيل و حالات الغياب وتسجيل المصروفات و تسجيل الرحلات و الانشطه المختلفة.
خامسا -إدارة المدرسة : وهم الأشخاص المسئولين عن إدارة المدرسة.
سادسا - ولي الأمر : وهو والد او والدة او المسئول عن الطالب والذي يمكنه متابعه حالة الطالب في المدرسة من خلال البرنامج . الآن سنقوم بشرح سريع لوحدات البرنامج المختلفة بدون الخوض في التفاصيل الدقيقة.
أولا : وحدة إدارة البرنامج
هي الوحدة المسئولة عن تحديد الخصائص الأساسية والرئيسية للبرنامج حيث أنها الوحدة تشمل على الكثير من العمليات الى تنظم عمل النظام وكذلك تعطي التحكم التام في جميع نواحي النظام , وسنلقي الضوء على بعض من هذه الأدوات لإضافة مزيد من الإيضاح :
1 - شاشه التحميل الذكي : وهذه الشاشة صممت لتحميل البيانات الأساسية المتعلقة بالطلبة و الموظفين داخل المدرسة من جداول الإكسيل إلى النظام في دقائق معدودة و بالتالي تعطي أمكانيه للمدرسة من تحميل بيانتها داخل البرنامج أوتوماتيكيا بدلا من الإدخال اليدوي.
2 - شاشة المستخدمين والصلاحيات : وهذه الشاشة صممت للتحكم في تعريف ، تعديل او إيقاف المستخدمين لهذا النظام وكذلك تعطي لمدير النظام القدرة في تحديد الصلاحيات لكل مستخدم و بالتالي يمكن له إعطاء كل مستخدم مجموعه من الصلاحيات المختلفة على حسب حاجة العمل . على سبيل المثال يمكن إعطاء مستخدم من نوع طالب صلاحية إرسال سؤال للمدرس و لكن هذه الصلاحية لا يمكن إعطائها للموظف داخل المدرسة و هكذا.
3 - شاشة البيانات المعرفة مسبقا : وهذه الشاشة صممت لتعريف مجموعه من البيانات ومن ثم استخدامها خلال عمليات النظام المختلفة من خلال اختيار البيان بدل من كتابته في كل مرة . مثال على ذلك يمكننا من خلال هذه الشاشة إدخال أسماء الجنسيات المختلفة او الديانات وعند إدخال طالب او موظف جديد يمكنا اختيار الجنسية او الديانة من خلال قائمة الاختيارات المتاحة التي تم تغذيتها من خلال شاشة البيانات المعرفة مسبقا.
4 - شاشة نماذج الرسائل : وهذه الشاشة صممت لتعريف الرسائل المستخدمة داخل النظام وتغيير محتواها في او وقت. مثال يمكن تعريف رسالة تظهر للمستخدم عند إرسال طلب تسجيل طالب جديد بحيث يكون نص الرساله هي ( شكرا تم استلام الطلب و جاري فحصه و مراجعته ) فيمكن لإدارة المدرسة تغيير محتوى الرسالة بدون الحاجة لتغيير داخلي.
5 - شاشة التنبيهات والإشعارات : وهذه الشاشة صممت لتعريف مجموعه من التنبيهات والإشعارات لأنواع مختلفة من الإحداث مثال إرسال تنبيه الى والد الطالب قبل تاريخ استحقاق الدفعة القادمة او إرسال تنبيه الى موظف المدرسة بوجود طلب تسجيل جديد و يتم ارسال التنبيه بأكثر من طريقه وهي عن طريق الرسائل النصية القصيرة او الايميلات او رسالة على حساب المستخدم مباشرة ( الحساب الشخصي للمستخدم داخل النظام يوجد له صندوق استقبال لهذه التنبيهات والإشعارات ) وبذلك يمكن للمدرسة من تعريف كل أنواع التنبيهات المراد إضافتها او يمكن إيقافها في أي وقت ويمكن أيضا تعديل النص المرسل في هذه التنبيهات .
ثانيا : وحدة التقديم و التسجيل
1 - شاشة تقديم الطلبات : وهذه الشاشة صممت لإعطاء أمكانيه للزائر او الراغب في تسجيل طلب التحاق بالمدرسة من ملء الطلب على الانترنت ومن ثم إرساله اتوماتيكيا الى المدرسة حيث يتم استقباله عن طريق الموظف المختص في المدرسة بعد استلامه تنبيه بوجود طلب جديد ومن ثم يمكن له مراجعة الطلب.
2 - شاشه التقييم و المقابلة : وهذه الشاشة صممت لإدارة المقابلات حيث انه يمكن تسجيل نتيجة المقابلة او اختبار التقديم (إن وجد) وعند الانتهاء يمكن تعديل حاله الطلب مباشرة و بالتالي يمكن لمقدم الطلب معرفه نتيجة المقابلة او الاختبار اون لاين بدون الاتصال بالمدرسة.
3 - شاشه المصاريف و المدفوعات : وهذه الشاشة صممت لتسجيل الدفعات المستحقة وماذا تم دفعه وطباعة إيصال باستلام المبلغ المدفوع ومن ثم طباعة كارت للطالب وتسكين الطالب في فصل وحافلة في حالة دفع مصاريف الانتقال.
ثالثا : وحدة الحافلات و متابعتها
1 - شاشة تعريف الحافلة : وهذه الشاشة صممت لتعريف الحافلات المتاحة بالمدرسة بداية من كود الحافلة الى خط سير الحافلة وما هو المحطات وعدد التوقفات لكل حافلة ومن ثم عدد المقاعد المتاحة لكل حافلة.
2 - شاشة حجز ومراقبه الحافلة : وهذه الشاشة صممت لحجز المقاعد في الحافلة او معرفه بيان الشخص الذي يشغل مقعد معين في حافلة معينه وأيضا يمكن إخلاء المقعد من شخص عند الحاجة.
3 - شاشة صيانة الحافلة : وهذه الشاشة صممت لتعريف وقت وتكلفة صيانة حافلة ما وكذلك من قام بالصيانة و من ثم الحصول على تقرير بالصيانة الدورية للحافلة و كذلك التكلفة للصيانة لكل حافلة على حدة.
رابعا: وحدة الجداول الدراسية
وهذه الشاشة صممت لتحديد الجدول الدراسي لكل سنة دراسية ولكل فصل على حده و يعطي النظام الإمكانية لإعطاء جدول دراسي متكامل تم إنشائه عن طريق النظام مباشرة بعد تعريف قليل من المتغيرات مثل عدد الراحات ومدتها و كذلك عدد تكرار كل ماده للسنة الدراسية وبالتالي يقوم النظام بإنشاء جدول دراسي متكامل وأيضا يمكن التعديل اليدوي في هذا الجدول إن شاء الموظف المختص أو أن يقوم موظف المدرسة بتعريف الجدول الدراسي بالكامل بدون استخدام خاصية إنشاء الجدول بمساعدة النظام ومن ثم إرسال الجدول بعد تعريفه الى المسئول المختص لمراجعته والموافقة عليه قبل اعتماده.
خامسا : وحدة التقارير
يمكن أن نطلق على هذه الوحدة وحدة الإبداع لبرنامج S2SKOOL فهذه الوحدة ينظر إليها علي أنها الأكثر فعالية في إنشاء التقارير من أي وقت مضى،وهي تعتبر بالفعل الوحدة الخاصة بالأعمال الذكية ، وقد تم إنشاء هذه الوحدة لإعطاء أقصى قدر من النفع لعملائنا من استخدام النظام، فبواسطة هذه الوحدة يمكنك بناء التقارير الخاصة بك، و لا حاجة لان تطلب تقارير جديدة أو أن تدفع الكثير من المال للحصول على المطلوب. ففي خطوات بسيطة جدا يمكنك بناء الاستفسارات الخاصة بك والتقارير واستخراجها في أي شكل من الأشكال الشائعة التي سوف تحتاج إليها ، وذلك حتى لو كانت تقاريرك ذات تعقيد بالغ ، وكذلك يوجد في النظام تقارير معرفة مسبقا للاستخدام من قبل الموظفين المختصين بشئون إدارة المدرسة و التي تزود إدارة المدرسة بيانات عن الطلاب و الموظفين و كذلك المدرسين و حجوزات الحافلات و طلبات التسجيل و المدفوعات و الجداول الدراسية لكل فصل دراسي و الكثير من البيانات المحفوظة في البرنامج.
سادسا : وحدة الحضور والانصراف
الانضباط سمة من سمات الأساسية لإدارة المدرسة بشكل جيد و الحضور والانصراف و غياب الطالب و المدرس وكل العاملين بالمدرسة جزء من هذه المنظومة. فمن خلال البرنامج يمكن لإدارة المدرسة متابعة الحضور و الانصراف باستمرار وكذلك يمكن البرنامج إرسال رسالة بشكل تلقائي عند تعدى الطالب او المدرس نسبه الغياب المقررة من قبل إدارة المدرسة. يتميز البرنامج بوجود إمكانية اتصاله بقاعدة بيانات لأجهزة الحضور و الانصراف إن وجدت أو يمكن للمدرس تسجيل حالات الغياب على البرنامج مباشرة ومن ثم يمكن لأولي الأمر معرفة نسبه حضور أبنائه و التزامهم بشكل مستمر بدون العناء الذهاب الى المدرسة.
سابعا: وحدة المكتبة الإلكترونية:
تحاول معظم المدارس الآن تحويل الدراسة من البيئة الورقية الى بيئة إلكترونية تواكب بها عصر التكنولوجيا وإدارة المعلومات، وبالتالي، سيكون لدينا نظام يساعد مدرستك لتحقيق هذا الهدف عن طريق استخدام وحدة نمطية جديدة هي المكتبة الإلكترونية، ما تم كتابته فيما مضى باستخدام الصفحات الورقية يمكن تحميله في الوقت الحاضر باستخدام المكتبة الإلكترونية . ومن خلال هذه الوحدة يمكنك القيام بما يلي :
1. تحميل جميع الكتب الدراسية الخاصة بالمدارس باستخدام أي برنامج مشترك (مايكروسوفت وورد، بي دي اف، إكسل، باور بوينت)
2. إنشاء كافة أنواع الامتحانات أو الاختبارات باستخدام بنك الأسئلة من داخل المكتبة الالكترونية ومن ثم تحميلها في النظام.
3. إرسال الواجبات المنزلية، والاستبيانات والاختبارات الدورية للطلاب في فصل او مجموعة معينة من الطلبة .
4. يمكن للطالب إجابة الواجبات المنزلية من خلال المكتبة الإلكترونية.
5. تحميل الوثائق والكتب وفقا لموافقة إدارة المدرسة.
ثامنا : وحدة الأنشطة المدرسية:
المدارس الآن ليست مجرد ذلك المكان الذي يأخذ الطالب فيه دروسه أو امتحاناته، فالمدارس تقدم الكثير من الأنشطة الداخلية والخارجية ولذلك فان البرنامج بإمكانه معالجة الأنشطة المدرسية بشكل متكامل بصورة سلسة و سهلة في الاستخدام ، ففي هذه الوحدة يمكن القيام بما يلي:
1. تحديد جميع النشاطات المدرسية المخططة وغير المخططة للعام بأكمله.
2. تحديد وحجز الحافلات و القاعات او الأماكن المطلوبة لتنفيذ هذه الأحداث.
3. السماح للطلاب والموظفين بالتسجيل لحضور حدث معين عبر البرنامج.
4. إرسال رسائل بالبريد الإلكتروني، أو الرسائل النصية القصيرة والإشعارات للطلاب المسجلين.
5. يمكن للموظف المختص تحميل صور النشاط ومن ثم يمكن لأولياء الأمور مشاركة أبنائهم هذه اللحظات السعيدة.
تاسعا وحدة الانتهاكات:
في أي مدرسة إذا قام شخص ما بفعل انتهاك أو اختراق لقواعد المدرسة فانه سوف يعاقب بنوع من الإجراءات التأديبية التي يمكن تطبيقها على كل من: الطلاب والموظفين وبما انه لدينا نظام متكامل لإدارة شئون المدرسة لا يمكننا أن نغفل شيئا من هذا القبيل ،فقد قمنا ببناء وحدة تسمى "وحدة الانتهاكات"،وهذه الوحدة تهدف لتفعيل الإجراءات التأديبية ، وبدلا من حفظها في أوراق ، فانك تستطيع الآن حفظها باستخدام البرنامج واستردادها كلما دعت الحاجة الى ذلك ، و في هذه الوحدة يمكنك القيام بما يلي:
1. تسجيل جميع المخالفات المتوقعة.
2. تحديد جميع الإجراءات التأديبية المناسبة.
3. إصدار خطابات تحذير وأية تقارير أو وثائق ذات صلة.
4. تعيين تلك الإجراءات التأديبية لأولئك الذين اقترفوا هذه الانتهاكات.
عاشرا : وحدة إدارة الممتلكات المدرسية:
في هذه الوحدة يقوم البرنامج بمساعدة المدرسة في حصر و تعريف كل الممتلكات المدرسية مثل المسرح والمعامل و الملاعب و أجهزة الحاسب الآلي و جميع محتويات الفصول. بالإضافة الى ذلك تستطيع المدرسة من خلال هذه الوحدة تخصيص هذه الممتلكات عند الاحتياج الى فصول دراسية معينه او الى مدرس معين. فعلى سبيل المثال تخصيص المسرح لمدة أسبوعين الى فصل معين للتدريب على نشاط معين و من مميزات هذه الوحدة انه يوجد إمكانية للموافقة او الرفض من قبل الشخص المختص.
الحادى عشر : الوحدة الطبية:
بما أن صحة طلابنا الأحباء هي واحدة من أهم الموضوعات التي تعنينا، فإن معظم المدارس الآن لديها عيادة مجهزة تجهيزا كاملا داخل أماكن عملهم. ومن خلال هذا البرنامج يمكن للمدرسة توفير نظام شامل للتعامل مع هذه العيادة وملحقاتها، وفي هذه الوحدة يمكنك:
1. تسجيل كل من الأدوية والعقاقير التي يتم تخزينها في العيادة.
2. تعريف كل الأعراض الشائعة والعلاجات المقترحة لها.
3. كتابة وصفات طبية تلقائية باستخدام الأدوية والعقاقير المحددة.
4. إصدار التقارير الطبية وشهادات طبية للطلاب والعاملين في المدرسة.
5. حفظ الشهادات المرضية في ملف الطالب او المدرس لاسترجعها في أي وقت شاء.
الثانى عشر: بوابة الطلاب
من خلال هذه البوابة يمكن للطالب التواصل مع المدرس بشكل سهل ، توفر بوابة الطلاب العديد من المميزات للطلبة فمن خلالها يتم معرفة الجدول الدراسي وكذلك معرفة درجات الاختبارات للعام الحالي و كذلك الأعوام السابقة كما يمكن للطلبة إرسال سؤال للمدرس ومن ثم إجابته من خلال المدرس وإرسال الإجابة للطالب أو يمكن نشر السؤال و الإجابة لمجموعة من الطلبة إذا رغب المدرس في ذلك.
الثالث عشر: بوابة المدرسين
من خلال هذه البوابة يمكن للمدرس معرفة الجدول الدراسي للحصص الخاصة به وكذلك تصحيح الاختبارات الدورية المرسلة للطلبة عن طريق البرنامج، كما يمكن للمدرس تحميل اختبارات للطلبة لكل أو لبعض مواد دراسية تساعدهم على إتمام دراستهم بشكل أكثر سهوله.
الرابع عشر: بوابة أولياء الأمور
من خلال هذه البوابة يمكن للأولياء الأمور متابعة أبنائهم بشكل مستمر بدون عناء الذهاب إلى المدرسة، ويمكن لولي أمر الطالب من خلال البرنامج معرفه أراء المدرسين في مستوى ابنه أو بنته بشكل مستمر وكذلك يمكن إرسال شكوى أو سؤال أو استفسار إلى مدرس معين أو إلى إدارة المدرسة ومعرفه الرد من خلال البرنامج، كما يقوم البرنامج بإرسال رسائل نصية قصيرة أو إخطارات بتوقيتات الدفعات المستحقة للمدرسة.
للاستفسار : مواعيد العمل الرسمية من السبت إلى الخميس من الساعة 9 صباحا وحتى الساعة 6 مساءا
مصر : 00201006896622
الإمارات : 00971508105410
نيوزلندا : 0064211369331
Web : www.s2house.com
Email : info@s2house.com