الموضوع: ياريت المساعدة....

انا اسفة جدا على استفساراتى الكتير بس عايزة اتعلم وفى حاجات انا مبقاش فاهماها فياريت حد يجاوبنى على الاسئلة دى
** ما هو الطلب المشتريات؟؟؟؟
**من هى الجهة المسئولة عن اصدار طلب المشتريات؟؟؟

رببنا يبارك فيكم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
ربنا ان شاء الله هيوفقك على اصرارك للتعلم وان الله لا يضيع أجر من أحسن عملا.
- الاجابة عن الاستفسارات:-
- المقصود بطلب المشتريات:-
- طلب المشتريات هو عبارة عن أحد النماذج الادارية التى تستخدم لغرض معين حيث أن هذا الطلب يعتبر بمثابة سجل أو بيان كتابى يضم كافة الموارد المطلوبة لعملية الشراء..فمن المنطق أن أى مشروع له احتياجات ومتطلبات للقدرة على الاستمرار فى اجراء وتنفيذ المهام الوظيفية الخاصة بكل ادارة وهذه المواد ليس لها شكل موحد أو نوع معين فكافة ما تحتاجه المنشأة من موارد يجب تلبيتها من خلال ادارة مسئولة عن ذلك وفقا لما ورد بطلب المشتريات...وللتوضيح بصورة موسعة يمكن ان نفترض أن هناك مشروع يعمل فى أحد المجالات الصناعية لانتاج سلعة معينة يتنفع بها المستهلكين ولا يهمنا الأن ما هى نوعية السلعة لعدم الضرورة ولكن يهمنا خط سير عملية الشراء من بداية الأمر حتى اجراء وتنفيذ عملية التوريد علما بأن هذا المشروع يضم مجموعة من الادارات والتى تتعلق بموضوعنا هذا والتى يمكن أن تتمثل فى ادارة الانتاج , المبيعات , المخازن , المشتريات , المالية , ادارة الموارد البشرية..فجميع هذه الادارات لها علاقة مباشرة بسير حركة طلب المشتريات وعلى افتراض أن ادارة المبيعات باعتبارها الادارة المسئولة أولا وأخيرا عن التعامل بشكل مباشر مع الجمهور واستقبال طلبات التوريد من العملاء والتى تحتوى بدورها على مجموعة من البنود المطلوب توريدها من قبل مركز الانتاج أى المصنع الى العميل حتى تسير حركة التجارة أو الانتفاع بالمنتج كما هو المعتاد..فهنا وبعد تلقى ادارة المبيعات لطلبات التوريد وبعد التعرف على نوعية وطبيعة الأصناف المطلوب توريدها وتقديم عرض السعر الى المورد واجراء الاتفاق بين الطرفين فيما يتعلق بذلك لتوريد المنتج خلال فى وقت زمنى محدد فهنا تبدأ تلك الادارة وهى ادارة المبيعات فى احالة الطلب لعرض الأمر بكامل نواحيه حتى لا يكون هناك أى غموض فى مضمون الطلبية وذلك الى ادارة الانتاج باعتبارها الادارة المسئولة عن عمليات التشغيل الانتاجية فهنا يتوجب على ادارة الانتاج العلم على تحديد وحصر كافة المواد الأولية والتى يطلق عليها المواد الخام والتى سوف تخضع الى عمليات تشغيلية وانتاجية حتى يتم تحويلها من مادة خام الى منتج تام أو نهائى وهذا ما يسمى بالمنفعة الشكلية ومن خلال هذا الحصر التى تقوم به ادارة الانتاج سوف يتم تحديد كافة المواد المطلوب توافرها حتى يتم تنفيذ العمليات الانتاجية...فيتم اصدار طلب صرف مواد مخزنية صادر من ادارة الانتاج وموجه الى ادارة المخازن بصفتها الأدارة المسئولة عن الاحتفاظ بكافة الموارد التى تحتاجها المنشأة بمسنوب معين وأمن ومن ثم تزويد المنشأة بتلك المواد عند الحاجة الى ذلك دون تقصير أو عجز...ومن هنا تعمل ادارة المخازن بعد الاطلاع على مضمون طلب الصرف لتوفير كافة الأصناف المطلوبة بناء على طلب الصرف وقد يكون هناك بعض من البنود ليست قائمة أى أن تلك البنود لم يتم دخولها الى المخازن من قبل ذلك وتعتبر هذه المرة الأولى للتعامل مع مثل تلك الأصناف وهذا يتطلب من ادارة المخازن احالة طلب الصرف المواد المخزنية الصادر من جانب ادارة الانتاج مرفق معه بيان ادارة المخازن وافادة الأدارة الأخرى بعد توافر تلك الأصناف وأخيرا اعداد طلب مشتريات يضم كافة المواد المطلوب توفيرها حتى تمارس ادارة المشتريات وظيفتها المنوطة لها علما بأن ادارة المشتريات مسئولة عن الأتى:-
1- العمل على تلبية كافة احتياجات المنشأة على النحو الأتى:-
أ- توفير المواد المطلوبة فى الوقت المناسب.
ب- توفير المواد المطلوبة بأقل التكاليف الممكنة.
ج- توفير المواد المطلوبة على أن تكون مطابقة للمواصفات المطلوبة.
2- خلق قنوات اتصال بين المنشأة وبين عدد كبير من الموردين فى نفس الوقت.
3- المفاضلة بين عروض الأسعار المقدمة من الموردين لاختيار الأفضل والأنسب.
4- بناء قاعدة بيانات عامة تشك كافة الموردين وجميع بياناتهم.
5- اعداد ورفع تقارير دورية عن وضع المشتريات.
6- ادارة كافة أفرد ورجال المشتريات.
7- التدخل فى فحص المواد المشتراه حديثا لتحديد جودتها وسلامتها.
وغيره من المهام والأعمال التى تقع على عاتق تلك الادارة الهامة...
كما يجب العلم أن هذا طلب الشراء لا يتوقف سيره فقط عن ادارة المشتريات ولكن يجب أن يمر بمجموعة من الادارات الأخرى حتى يتم الاعتماد والتوقيع على ذلك الطلب ومن هنا يتم احالة هذا الطلب الى ادارة الموارد البشرية حتى يتم اعتماده ويمكن أن يكون ذلك بشكل نهائى اذا كانت الميزانية المحددة والخاصة بادارة الموارد البشرية تسمح بذلك أما فى حالة اذا كانت الميزانية لا تسمح بذلك فيجب أن يتم احالة الطلب على المدير العام وصولا الى ادارة المالية المسئولى عن ادارة حركة المالية بالمنشأة وباعتبارها ألة الصرف لاصدار نفقات تلك المشتريات.

وشكرا......