عادة ما تكون عمليات التحسين والمتابعة مستمرة على صعيد العملية أو على صعيد الإجراء بشكلٍ عام , ويتم مراجعتها كل ستة أشهر أو عند تطبيق تكنولوجيا جديدة,أو إعادة تنظيم المؤسسة, أو تغيير الظروف الاقتصادية والاجتماعية أو عند تغيير الأنظمة والتشريعات الحكومية .
مثال : لو كانت أحد عمليات إجراء “ إصدار أمر شراء PO ” لمنتج معين في شركة ما تتطلب :
عملية توقيع من إدارة المستودعات يفيد بعدم توفر المواد في مستودعات الشركة .
عملية توقيع من الشؤون المالية للتأكد من عدم تجاوز الميزانية المحددة.
عملية تعميد من شؤون المحاسبة من وجود رصيد كافي بالبنك لإخراج شيك للمورد.
عند تطبيق نظام ERP بشكل صحيح لم يعد هنالك أي مبرر لتلك العمليات السابقة, لأن النظام يقوم بعرضها أمامك وسيحكمك بأن لا تتجاوزها تلك السياسات.
عند تحسينك لإجراءٍ معين ينبغى أن تأخذ بعين الاعتبار ما يلي:
محاولة تقليل الوقت : وقت تنفيذ الإجراء هو مجموع وقت الموظف + وقت العميل ,فحاول التقليل من وقت العملية دون المساس بجودة مخرجات الإجراء أو فتح ثغرات فيه.
الخبرة والتدريب: وذلك بتدريب المعنيين على تنفيذ الإجراءات بالشكل الصحيح وإكسابهم خبرة كافية في هذا المجال وتزويدهم بمراجع ورسومات يلجئوا إليها عند اللزوم .أؤكد على التدريب حتى على الخطوات البسيطة في الإجراءات.
تحليل العمل: لوضع إجراء جديد قم أولاً بتعريف المنتج النهائي أي أرسم مخرجاته , ثم اكتب العمليات والمستندات اللازمة للوصول الى المنتج النهائي,
إذا كانت العمليات كثيرة قَسِّم المنتج النهائي الى منتجات مرحلية تكون متكاملة مع بعضها حتى تصل الى المنتج النهائي, ثم قم بإسناد العمليات بين الأقسام المعنية بتنفيذ كل عملية ([مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] ).
فكر قبل توزيع المهمة : وهذه من أكثر الأخطاء التي يقع بها الكثيرون, ففي [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] ستلاحظ أن كثير من المهام التي يفترض أن تقوم بها الموارد البشرية يقوم بها قسم الحسابات ! وهذا يستدعي الى إعادة توزيع المهام بين الأقسام كلاً بحسب اختصاصه.
أيضاً احرص أن تُنجز أكثر من عملية لدى الشخص نفسه إن تسنى لك ذلك وذلك اختصاراً للوقت.
تبسيط الإجراءات:
تبسيط الإجراء يؤدي الى سهولة تطبيقه ويختصر الوقت اللازم لإنجازه, ولتبسيط الإجراءات احرص على :
تقليل العمليات داخل الإجراء
فتخلص –مثلاً- من كثرة التواقيع التي لا فائدة حقيقة من وجودها , أيضاً لا تفصل بين العمليات الإدارية والمالية وتجعل لكل منها إجراء منفصل!, رتب مكان العمل لتسهيل التمرير الداخلي للمعاملات (أي [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] ) .
تقليل المستندات
فكثرة المستندات ليست شرطاً في زيادة التوثيق, ولا دعي لطلب مستندات موجوداً أصلا في الملف أو مدخلة في الكمبيوتر وأنت تعلم أنه لم يطرأ عليها تعديل .
تقليل الوقت
استخدم برامج حاسوبية تُسرع من استرجاع المعلومات وتقلل الأعمال اليدوية, استخدم التقنيات التي تسرع إدخال المعلومة مثل البطاقات الالكترونية, البصمة والباركود , وإذا كان هنالك حاجة للنماذج الورقية , وفر نماذج جاهزة
تقليل الاحتكاك مع الجمهور \ العملاء كأن تجعل الموظف يتعامل مع موظف واحد فقط , مع محاولة الاستفادة من خدمات الإنترنت والفاكس وبقية وسائل الاتصال والرد الآلي.
هنالك بعض البرامج لمساعدتك في رسم إجراءات العمل منها:
عرض تقديمي رائع عن أساليب وآليات تحسين بيئة العمل في اي مؤسسة سواء حكومية او خاصة، سنعرف الى مجموعة من أهم النقاط التي تساعدك على تحسين بيئة العمل لديك، ومن نماذج تلك النقاط:
أساسيات النجاح في عملك... (مشاركات: 1)
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة وبعد
دورة إجراءات و أساليب إدارة العلاقات العامة فى تحسين الصورة الذهنية للمؤسسات ؛؛؛ سجل الأن
* مكان انعقاد الدورة فى كلا من:-
* مــدريــد (مشاركات: 0)
أول أهداف هذا الموضوع هو تغيير مُعتقداتِ المدراء الخاطئة حول مرؤوسيهم، بشأن المدراء أنفسهم، و إزاء الإدارةِ. الهدف الثاني هو إمداد رؤساء الإدارات بوسائل مُحددَّة التي يمكن أن تُستخدم في حَلّ مشاكل... (مشاركات: 2)
برنامج تدريبي يشرح مفاهيم اختبار الاختراق واكتشاف الثغرات الأمنية في النظام أو التطبيق وتحليل الثغرات وتقييم خطورتها وتطبيق اختبار الاختراق للتطبيقات الويب وقواعد البيانات والشبكات والأجهزة ومنع استغلال الثغرات للوصول إلى المعلومات أو السيطرة على النظام وأمن التطبيقات واختبارها والامتثال للأخلاقيات والقوانين في مجال اختبار الاختراق
برنامج تدريبي مكثف وموجه خصيصا لشاغلي مناصب الادارة العليا في الشركات والمؤسسات، حيث يقدم لهم المساعدة في فهم مبادئ ادارة المخاطر وتطبيقها في اعمالهم ومشروعاتهم كما أنه يمكنّهم من فهم طبيعة المخاطر وكيفية اعداد خطة لمعالجتها.
دبلوم تدريبي متخصص يهدف لمساعدتك على الالمام بمفاهيم الصحة العامة وصحة الغذاء وبالممارسات الصحية الجيدة ومفهوم النظافة الشخصية والتطهير والتعقيد، كذلك فهم الممارسات والعادات الصحية داخل مناطق العمل، والتعرف على انواع المخاطر التي تهدد سلامة الغذاء والطريقة الصحيحة للتعامل معها، بالاضافة الى تسليط الضوء على المبادئ الستة لسلامة الغذاء والممارسات التصنيعية الجيدة، وما هي اجراءات التشغيل القياسية للنظافة والتطهير، وسيقوم المحاضر اثناء الشرح بتعريف نظام الهاسب ونظام الايزو 22000:2018 وكذلك خطوات الوقاية من الامراض المعدية وفيروس كوفيد داخل مؤسسات الاغذية.
دبلوم تدريبي موجه للراغبين في الالتحاق بوظيفة اخصائي ادارة العلاقات العامة، يستهدف هذا البرنامج التدريبي الى فهم واستيعاب افضل المناهج لتخطيط وادارة العلاقات العامة، والتعرف على آلية المساهمة في نجاح الشركة او المؤسسة من خلال تعزيز سمعتها وتحسين شبكة علاقاتها مع الشركات والمؤسسات الأخرى