لاشك أن للإدارة وظائف متعددة والهدف الأساسي من تنفيذ هذه الوظائف هو استخدام الإمكانيات البشرية والمادية في المنشأة أحسن استخدام وخلق الجو الصالح المناسب لتشغيل كافة الموارد المتوفرة إلى أقصى طاقاتها الممكنة لتحقيق الأهداف المنشودة بأقل التكاليف مراعية في ذلك الناحية الإنسانية في معاملة العنصر البشري وتحقيق أكبر قدر ممكن من التعاون في المشروع.
إن وظائف الإدارة تمثل صيرورة لا متناهية منها : التخطيط-التنظيم-التوجيه والإشراف-الرقابة.


المطلب الأول : التخطيط : Planing


ويمثل إحدى وظائف الإدارة، وهو التقرير سلفا بما يجب عمله في المستقبل لتحقيق أهداف المنشأة خلال فترة زمنية محددة وهو عمل يسبق التنفيذ.
ونرى من التعريف أن التخطيط عمل يسبق التنفيذ وأن التنبؤ جزء أساسي في عملية التخطيط بشرط أن يكون هذا التنبؤ ناتجا عن خبرة في الماضي، والتخطيط ينتج عنه وضع أهداف عامة وتفصيلية يحتاج تحقيقها إلى وضع خطة يتم تحديد الوقت والإجراءات اللازمة لتنفيذها.

• فوائد التخطيط :
للتخطيط فوائد عديدة وهي :
1- يعتبر التخطيط نقطة الانطلاق لتنفيذ باقي وظائف الإدارة.
2- التخطيط يساعد المنظمة على مواجهة المنافسة في السوق.
3- التخطيط الجيد يؤدي إلى التنسيق بين الإدارات والأقسام المختلفة، كما يزيد التفاهم والتعاون بين الأفراد ويؤدي إلى الاستخدام الأمثل للموارد وتقليل تكلفة الإنتاج ورفع الجودة في المنتجات.
4- يحمي المنظمة من أي صدمات أو مفاجآت قد تواجهها في المستقبل.



• عملية التخطيط :
تتكون عملية التخطيط من مجموعة من المراحل :
1- وضع الأهداف.
2- التنبؤ.
3- تحديد المهام والواجبات.
4- تحديد الإمكانيات المتاحة.

• معوقات التخطيط :
تتجلى هذه المعوقات على الخصوص في :
1- صعوبة الوصول إلى تنبؤات دقيقة حول المتغيرات البيئية في نشاط المنظمة.
2- صعوبة الحصول على المعلومات الكافية والموثوقة التي تستند عليها عملية التخطيط وتحديد الأهداف.
3- عملية التخطيط تنشد التغيير والتطوير والابتكار وهذه الأمور تجد معظم الأحيان مقاومة من بعض القيادات والأفراد.
4- عدم التزام بعض العاملين من القيادات الإدارية وغيرهم من الأفراد ذوي النفوذ بعملية التخطيط.
5- عملية التخطيط تحتاج إلى إمكانيات مالية كبيرة وتحتاج إلى جهد ووقت لإنجازها وقد لا يكون ذلك متوفرا بالمنظمة.


المطلب الثاني : التنظيم


"التنظيم يعتبر الإطار الذي يجمع ويرتب جهود الأفراد وينسقها من أجل تحقيق أهداف محددة".
ويمثل إحدى وظائف الإدارة، ويقصد به كل عمل يتم بموجبه تحديد أنشطة ووظائف المنظمة كالوظيفة المالية والتسويقية وتحديد إدارتها (كالإدارة المالية وإدارة التسويق) وأقسامها ولجانها، وعلاقات هذه المكونات مع بعضها البعض من خلال تحديد السلطة والمسؤولية، التفويض، والمركزية واللامركزية، ونطاق الإشراف... وغيرها في سبيل تحقيق الهدف.

• عناصر التنظيم :
يمكن تحديد هاته العناصر كما يلي :
1- الأفراد العاملون في المنظمة.
2- أعمال المنظمة.
3- الموارد المتوفرة في المنظمة.
4- الأنشطة والإجراءات وخطوط السلطة.
5- توزيع الموظفين والعلاقة بينهم وخطوط الاتصال.
6- تحديد الاختصاصات والسلطات والمسؤوليات للموظفين.


• فوائد التنظيم :
تتجلى فوائد التنظيم في دعم المجالات التالية :
1- تنسيق الجهود بين الوحدات الإدارية.
2- التخصص.
3- الاهتمام بالأنشطة البارزة وذات الأهمية.
4- عدم الهدر والإسراف.
5- التعاون بين الموظفين.
6- الاستقرار الوظيفي.



المطلب الثالث : التوجيه والإشراف


هو إرشاد وتحفيز المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة.
نحتاج إلى التوجيه حتى نضمن سلامة تطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية.
والإشراف يقدم لنا ثلاث مواضيع : الاتصال، القيادة والإشراف، التحفيز الإنساني.
أولا : الاتصال

وهو عملية يتم بموجبها نقل أو تمويل معلومات من جهة إلى أخرى بغرض إحاطتهم بها والتأثير في سلوكهم وتفكيرهم وتوجيههم الوجهة الصحيحة المطلوبة بهدف ضمان استمرارية العمل في المنظمة.
ثانيا : القيادة والإشراف

المهمة الأساسية للقائد هي بذل الجهد والعمل على التأثير في مرؤوسيه وتوجيه نشاطهم في جو من التعاون نحو تحقيق الهدف الموضوع أصلا في الخطة.
ثالثا : الحفز الإنساني
ويعرف على أنه قوة أو شعور داخلي يحرك وينشط سلوك الفرد لإشباع حاجات ورغبات معينة من أجل تخفيف حالات التوتر المصاحبة لنقص في إشباع تلك الحاجات والرغبات.

رابعا : الرقابة : Controlling

وتمثل إحدى الوظائف الإدارية وهي عبارة عن عملية تقييم النشاط الإداري الفعلي للتنظيم ومقارنته بالنشاط الإداري المخطط، ومن تم تحديد الانحرافات بطريقة وصفية أو كمية بغية اتخاذ ما يلزم لمعالجة الانحرافات.
تعريف آخر : "هي مجموعة من العمليات التي تقوم بها الإدارة لتقييم تنفيذ الخطة المطلوبة".
وعليه فالرقابة تقدم لنا الوظائف الآتية :


1- التأكد من أن وظائف الإدارة يجري تنفيذها حسب ما هو مخطط له.
2- تكشف عن الانحرافات السلبية ومعالجتها والتعرف على الانحرافات الإيجابية وتدعيمها تهدف إلى الاستخدام الأمثل للموارد المالية والبشرية والمادية ورفع الكفاية الإنتاجية.
3- تكشف لنا عن مستوى الأداء الفعلي للأفراد.
وقد حدد "بيتر دركر" وظائف المدير في خمسة هي :


1- تحديد الأهداف.

2- ترتيب وتنظيم المجموعات.

3- التحفيز والاتصال.

4- التقييم والقياس.

5- تطوير الأفراد.

إن هذه الوظائف الخمسة تشرح عمل المدير وبالتالي فإنه حيث وجد المدير قائما بهذه الوظائف الخمسة وجدت الإدارة (أي ممارسة الإدارة) كالطبيب إذا قام بمهامه من كشف وتشخيص وتحليل وكتابة الأدوية فإنه بذلك يكون قد مارس مهنة الطب.
والمدير الجيد هو الذي يسعى إلى تطوير مهاراته في تلك الوظائف الخمس وتمارس الإدارة على ثلاثة أشكال كما قسمها "دركر" :

1- القسم الأول : إدارة العمل.

2- القسم الثاني : إدارة المدراء.

3- القسم الثالث : إدارة العمل والعمال.