الموضوع: مراحل تخطيط المشروعات
مراحل تخطيط المشروعات
1- تحديد أهداف المشروع
تعتبر خطوة تحديد أهداف المشروع المرحلة الأولى من مراحل التخطيط وأهداف المشروع تكون فى العادة أهداف وقتية (زمنية) وأهداف مالية (موازنية) وأهداف فنية وإلى جانب ذلك يجب تحديد كلما أمكن ما يسمى بنود المخرجات النهائية وهى عبارة عن المكونات الأساسية للمشروع وكمثال على هذا بالنسبة لمشروع تطوير أو إستحداث منتج جديد فإن بنود المخرجات النهائية ربما تكون التغليف , الدعاية , إختبار السوق وبالطبع المنتج نفسه .
2- تحديد الأعمال "الأنشطة" :
يتطلب عمل الخطة الأساسية للمشروع الإتجاه فى ثلاثة محاور رئيسية وهى تحديد العمل المطلوب ثم الموارد والموازنات اللازمة للعمل ثم تحديد الوقت اللازم لتنفيذ العمل ومن الواضح أن نجاح عملية التخطيط بصفة عامة يعتمد إلى حد بعيد على تحديد الأعمال .
ومن التطبيقات الناجحة فى هذا المجال إستخدام ما يسمى هيكل تقسيم العمل وفى هذه الطريقة يتم وضع أهداف المشروع فى صورة المخرجات النهائية فى أعلى الجدول ويتم تقسيم كل واحد من المخرجات النهائية إلى مجموعات أصغر وهكذا فى هيئة هيكل تنظيمى كما هو موضح فى شكل رقم (1) وهو مثال لهيكل تقسيم العمل لتصميم سيارة جديدة .
وفى نهاية هذه اللوحة نصل إلى ما يسمى (حزمة الأعمال) والتى تتحول فيما بعد لمجوعة من الواجبات وتستخدم كأساس لعمليات الجدولة , و تخطيط الموارد و الموازنات .
3-تحديد أزمنة الأعمال "الأنشطة" :
أحد العوامل الهامة فى تحديد أهداف المشروع هو وضع الخطة الزمنية الكاملة للمشروع ويتم وضعها فى صورة الجدول الأساسى للمشروع والهدف الرئيسى من الجدول الأساسى للمشروع أن نضع فى ورقة واحدة واضحة خطوات المشروع بالنسبة للزمن وفى العادة لا يحتوى هذا الجدول على أكثر من 40 خطا . ويوضح شكل رقم (2) مثالا للجدول الأساسى للمشروع .
4- تحديد الموارد المتاحة والمطلوبة :
الأداه الأساسية لتحديد الموارد المطلوبة هى قائمة الأعمال والتى تحدد المطلوب من العمالة والمواد والخدمات ... إلخ لكل من الأعمال وإذا كنا قد أعددنا جدولا لهذه الأعمال فإننا نستطيع الآن أن نكون فكرة واضحة عن الموارد اللازمة فى الفترات المختلفة .
5- تحديد التكاليف :
يمكن تحديد جدول التكاليف عن طريق الآتى :- كمية الموارد المطلوبة لتنفيذ كل عمل
- معدلات التكاليف لكل مورد من الموارد
- زمن كل عمل من الأعمال
- التكاليف الثابتة "الغير معتمدة على زمن الأعمال"
6- تقييم الخطة الأساسية :
عند إستكمال كل الخطوات السابقة فإننا نكون قد حصلنا على الخطة الأساسية للمشروع والسؤال الآن هل هذه الخطة توافق تحقيق أهداف المشروع من حيث الوقت والتكاليف ... إلخ وغالبا ما يكون هنال حاجة لتعديل هذه الخطة . وفى الغالب يكون التعديل فى مجال الموارد حيث عادة يتضح الإحتياج لنوع معين من الموارد بكمية كبيرة فى فترة واحدة معينة ويكون فى هذه الحالة صعبا ومكلفا . وبناء على ذلك يتم ما يسمى (تسوية خط الموارد) بإعادة جدولة بعض الأنشطة والتى لا تؤثر على الخطة الأساسية للمشروع .
7- تثبيت الخطة الأساسية :
ويتم ذلك بحفظ الخطة الأساسية حتى تكون مرجعا فى المستقبل ويتم الحفظ فى ذاكرة الحاسب الآلى . ويتم مراجعة التنفيذ وسير العمل على الخطة . وعادة يتم إجراء تعديلات فى الخطة طبقا لظروف العمل وتتم هذه التعديلات على صور من الخطة الأساسية .
8- متابعة تقدم العمل :
بعد جميع الخطوات السابقة تبدأ مرحلة التنفيذ . وتتبع تقدم العمل يعنى تسجيل كمية الأعمال التى تمت والموارد التى إستخدمت وينطبق ذلك على الأنشطة التى تمت وكذلك الأنشطة تحت التشغيل .
9- متابعة التكاليف :
يجب إمساك الدفاتر المناسبة لتتبع التكلفة ولمقارنتها بصفة مستمرة بالتكلفة التقديرية (الموازنة) ولا يجب تتبع التكاليف المدفوعة فقط بل أيضا يجب متابعة التكاليف المؤجلة مثل أوامر الشراء الصادرة عقود العمالة حيث أن أى إنحراف فيها يعطى صورة سريعة للموقف لتقويم الإنحرافات .
10- مقارنة تقدم العمل والتكاليف بالخطة الأساسية :
أن متابعة تقدم سير العمل ومتابعة التكاليف فى حد ذاتها لا يمثلان عملية الرقابة على المشروع حيث أن رقابة المشروع تتضمن عدة خطوات تؤدى إلى إتخاذ خطوات موجهة نحو تحقيق أهداف المشروع .
و الخطوات الأولى هى مقارنة تقدم سير العمل بالخطة ومن الواضح أن أهم مؤشر هو موعد إتمام المشروع المحسوب بواسطة المسار الحرج فلو كان هناك أى تأخير فى الأنشطة التى تقع على المسار الحرج فإن ذلك سوف يؤدى بالحتم إلى التأخير فى موعد إنتهاء المشروع .
وكذلك يجب مراقبة الأنشطة الغير حرجة فإن التأخير الكبير فيها مع معدلات الأداء المنخفضة قد يؤدى إلى التأثير على المسار الحرج .
وبالنسبة للأنشطة المنتهية فإنه يكفى مقارنة التكاليف الحقيقية بالموازنة التقديرية لكل نشاط .
وبالنسبة للأنشطة الجارية التنفيذية فيتم إستخدام مؤشر (القيمة المحصلة) وهو عبارة عن قيمة الموازنة التقديرية لهذا النشاط مضروبا فى نسبة التنفيذ لهذا النشاط .
11- تقييم الأداء :
يستخدم مؤشران هامان لتقييم الأداء فى المشروع . الأول هو موعد إنتهاء المشروع و الثانى هو تكاليف المشروع وليس المقصود هنا هو إستخدام هذه المؤشرات على الأنشطة المنفصلة أو عند فترة زمنية محددة فقط وإنما المقصود تتبع الإتجاه العام لهذه المؤشرات على فترات زمنية طويلة نسبيا , فليس من الخطورة الخلل فى أحد الأنشطة أو بعضها ولكن المشكلة الكبرى تكون فى إنحراف الإتجاه العام لهذه المؤشرات .
12- التنبؤ – التحليل – إصدار التوصيات للتصحيح :
تعتبر عمليات التنبؤ والتحليل وإصدار التوصيات للتصحيح هى الإمتداد الطبيعى لعمليات تقييم الأداء .
والتنبؤ هو إنعكاس أو إمتداد للإتجاه السابق على المستقبل ويتم إستخدام مؤشرات قياسية للتكلفة تحدد تكلفة إنتهاء المشروع المتوقعة .
أسلوب تقييم ومراجعة الأداء (PERT) يستخدم عادة فى تنفيذ المشروعات وتعنى هذه الكلمة.(Performance Evaluation and Review Technique)
وتتلخص فائدة إتباع هذا الإسلوب فى عدة نقاط أساسية هى :
• تمثل... (مشاركات: 0)
تعريف المصطلحات:
1. المشروع: هو مجموعة من الأنشطة الغاية منها تحقيق أهداف معينة ومحددة لخدمة فئات أو مجموعات محددة.
2. تخطيط المشروع: هي عملية تحديد المراحل والإجراءات الخاصة بالمشروع... (مشاركات: 0)
هناك اربعة مراحل او خطوات ﻻبد من المرور بها وانجازها بشكل جيد من اجل تحقيق التخطيط الجيد للموارد البشريه على مستوى المنظمة.
وقبل بيان هذه المراحل وشرحها ﻻبد ان نشير هنا الى ثلاث اعتبارات اساسية هي:... (مشاركات: 2)
عملية تخطيط الموارد البشرية تمر ببعض المستويات والمراحل كالتالي:
أولاً: دراسة خطط المنظمة وأهدافها: حيث تساعد هذه الدراسة على تحديد احتياجات المنظمة من الموارد البشرية خلال الفترة الزمنية القادمة.... (مشاركات: 1)
يؤهلك هذا البرنامج التدريبي الفريد والمتميز على فهم ماهية مؤشرات الاداء المالي الرئيسية Financial KPI's واستخداماتها في الادارة المالية لشركتك أو مشروعك
أول برنامج تدريبي معني بتدريب المشاركين على تطبيق معايير إدارة الجودة الشاملة في الجامعات ومؤسسات التعليم العالي وانعكاس ذلك على جودة العمليات الإدارية والتعليمية بها. ويستعرض المحاضر خلال الدراسة تجارب ودراسات حالة للدول التي سبقت في تطبيق مفاهيم الجودة الشاملة على الجامعات ومؤسسات التعليم العالي
دبلوم تدريبي متقدم يهدف الى تدريب المشاركين على آليات تخطيط الاحتياجات من المواد من خلال تزويدهم بمهارات إعداد موازنة الإحتياجات من المواد وموازنة المشتريات وأساليب التجزئة والتجميع، وأساليب التنبؤ، وتدريب المشاركين على أساليب وإجراءات فحص المواد، والتصرف في المواد غير المطابقة للمواصفات، وتدريب المشاركين أيضا على أفضل الطرق لمراقبة المخزون
برنامج تدريبي لاعداد دراسة الجدوى للمشروع يتناول مراحل اعداد دراسة الجدوى ويعتمد على الحالات العملية في تأهيل المشاركين على اعداد دراسات الجدوى في مجالات مختلفة
برنامج تدريبي متخصص في حوكمة الشركات السعودية وفقاً للأنظمة السعودية. يتناول حوكمة نظم العمل الرئيسية وتوزيع الصلاحيات والمسئوليات والسياسات والاجراءات التشغيلية. وذلك لحماية حقوق المساهمين وأصحاب المصالح وضمان الشفافية والحوكمة الرشيدة وجذب المستثمرين وتقليل المخاطر القانونية والمالية التي يمكن ان تتعرض لها الشركة.