الموضوع: طريقك لاحتراف إدارة المشاريع

مكتب إدارة المشاريع (pmo)
هو هيكل أو كيان تنظيمي يقوم بتحديد المسئوليات المتعددة للمشاريع التي تتفاوت مسئولياته بدءًا من توفير دعم إدارة المشاريع حتى يتحمل المكتب المسؤولية الفعلية لإدارتها. يعتمد الشكل أو الوظيفة أو الهيكل الخاص بمكتب إدارة المشاريع على احتياجات المنظمة التي تدعمها.
قد يحصل مكتب إدارة المشاريع على السلطة للتصرف كصاحب مصلحة مكمل وكصانع قرار أساسي أثناء بداية كل مشروع لوضع التوصيات أو إكمال المشاريع أو اتخاذ إجراءات أخرى حسبما تستلزم الحاجة للحفاظ على تحقيق الأهداف. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتم اشتراك مكتب إدارة المشاريع في اختيار وإدارة وتشغيل موارد المشروع المشتركة أو المخصصة.
وظائف مكتب إدارة المشاريع
تتمثل الوظيفة الرئيسية لمكتب إدارة المشروع في دعم مديري المشروعات بعدة طرق قد تشمل على ما يلي وذلك على سبيل المثال لا الحصر:
إدارة الموارد المشتركة في جميع المشروعات التي يديرها إدارة المشروعات.
تحديد ووضع منهجية إدارة المشروع وأفضل الممارسات والمعايير.
التدريب، الدعم، التأهيل والإشراف.
مراقبة التوافق مع معايير وسياسات وإجراءات إدارة المشروعات من خلال تقييمات المشروع.
وضع وإدارة سياسات وإجراءات قوالب المشروع والمستندات المشتركة الأخرى (أصول العملية التنظيمية).
تنسيق الاتصال بين المشروعات.
يسعى مديرو المشروع ومكاتب إدارة المشروعات إلى تحقيق أهداف مختلفة مثل تلك الأهداف التي تحركها متطلبات مختلفة، وعلى الرغم من ذلك، يتم ضبط هذه الجهود مع الاحتياجات الاستراتيجية الخاصة بالمؤسسة.
فروقات إدارية:
قد تشمل الفروق القائمة بين دور مديري المشروع ومكتب إدارة المشروع على ما يلي:
يركز مدير المشروع على أهداف المشروع المحددة بينما يقوم مكتب إدارة المشروعات بالتحكم في تغييرات نطاق البرامج الكبرى، والتي قد يتم النظر إليها على كونها فرص محتملة لتحقيق أهداف المشروع بشكل أفضل.
يتحكم مدير المشروع في الموارد المخصصة للمشروع كي يتم الحصول على أفضل تحقيق للأهداف بينما يعمل مكتب إدارة المشروعات على تحسين استخدام الموارد التنظيمية المشتركة في جميع المشروعات.
يعالج مدير المشروعات القيود (النطاق والجدول الزمني والتكلفة والجودة وغيرها) الخاصة بالمشروعات المستقلة بينما يقوم مكتب إدارة المشروعات بإدارة المنهجيات والمعايير والمخاطر والتداخلات بين المشروعات على مستوى المؤسسة.
المدير الجديد
وهنا ونحن نوضع السبل إلى احتراف إدارة المشاريع، نتوقف مع هذا المدير الجديد لنمده بزاد يعينه على احتراف مهامه الجديدة...
إن لكل مدير حديث مسئوليات في خمسة اتجاهات:
الإدارة المتجهة لأسفل: الناس الذين يرجعون إليك مباشرة، وعليك أن تقيّمهم، هم مسئوليتك الأساسية في الإدارة المتجهة لأسفل.
الإدارة المتجهة لأعلى: إن الإدارة المتجهة لأعلى تعني فهم وظيفة مديريك، والتعرف على قيم مساهماتهم للمنظمة، وتعنى أيضًا محاولة تطوير محادثات قوية وأمينة معهم.
الإدارة عبر المنظمة: إن علاقاتك الشخصية مع المديرين الآخرين في الإدارات الأخرى أو الفرق أو المناطق ستؤثر على آرائكم جميعًا، والأمر متروك لكم لتبذلوا جهدًا ليفهم الواحد منكم الآخر بالقدر الضروري لإنجاز أغراضكم، وعند وجود إدارة مشروع تصبح الحاجة للإدارة الفعالة عبر حدود الإدارات المختلفة عاجلة.
الإدارة المتجهة للخارج: تتضمن مجال الاتصالات خارج المنظمة: العملاء والموردين ومزاولي الأعمال الشركاء وكذلك المنظمين والمفتشين والمراجعين والباحثين والإعلام والمدارس والمؤسسات المهنية... وعليك أن تجد طرق الإدارة الخاصة بالتعامل معهم.
إدارتك لنفسك: إن الطريقة التي تتولى بها إدارة نفسك تحدد كيف ستدير أمر جميع علاقاتك الإدارية الأخرى.
إن نموذج الإدارة ذي الخمسة أبعاد هو إدارة مراجعة شخصية مفيدة، يمكنك أن تصنع استراتيجية لتحسين مهاراتك بدراسة نقاط القوة والضعف في كل بعد.
تعريف مساهمتك
إن أول فرصة لك لأن تستخدم إدارة الخمسة اتجاهات هي أن تجري تحليلًا لمساهمتك الشخصية للمنظمة، ويتم هذا التحليل في جزئين:
التأمل والتمعن في الوظيفة نفسها.
التأمل والتمعن في إسهامك الشخصي فيها.
أسئلة حول الوظيفة:
تشمل الأسئلة التي توجهها لنفسك:
ما هو إسهامي في هذا الدور؟
ما الذي يجعله مختلفًا عن وظائف أخرى مماثلة؟
ما هي درجة تحديث وصف الوظيفة؟
هل يعكس عنوان الوظيفة بدقة مطالب الوظيفة؟
هل حقيقة العمل تختلف اختلافًا بينًا عما يفترض أن تكون؟
ما مدى الفهم الصحيح للوظيفة في المنظمة؟
أما المرحلة الثانية والمهمة أيضًا في هذا التحليل الهام، فهمي التأمل والتدقيق في الإسهام الشخصي، بصرف النظر عن المسلك الذي أوصلك لدورك، أي ما هي القيمة المضافة التي تحققها:
والأسئلة التي تساعدك على ذلك هي:
ما هي التغيرات التي عملتها عندما استلمت الوظيفة؟
أي نواحي الوظيفة يأخذ معظم وقتي؟
ما الذي وجدته أكثر صعوبة في الوظيفة؟
ما الذي وجدته مسليًا في العمل؟
ما الذي وجدته محبطًا؟
تقييمات سريعة:
فبعد إتمام التحليل السابق يمكن أن تستخدم إدارة الخسمة اتجاهات لتدرس ما إذا كان هناك توافق جيد بين الوظيفة وإسهامك:
الإدارة المتجهة لأعلى:
هل تتعدى على دور المديرين؟ ربما أنت تقتطع من المسئوليات التي هي من حقهم، ربما تكون مستعدًا لمسئوليات أكثر.
الإدارة المتجهة لأسفل:
هل توفر لفريقك مجالًا كافيًا ليعملوا أشياء حسبما يبدو لهم؟ قد لا يكون ذلك أسلوبك ولكنه قد يكون فعالًا بقدر مساوي.
الإدارة المتجهة إلى الخارج:
كم من وقتك تبذله في حل الخلافات؟ هل تتخذ موقفًا دائم الاستعداد وتستخدم مصادر معلوماتك للتنبؤ باحتياجات عملائك أو المتطلبات النظامية؟ أم أنت دائمًا في موقف دفاعي ترد المؤثرات الخارجية.
الإدارة عبر المنظمة:
هل يوجد تداخل بينك وبين زملائك؟ هل اتفقت على حدود مشتركة أو هل تقوم بغارات على مجالات زملائك؟ الأفضل أن تتفاوض مع أولئك الذين تكون أدوارهم متاخمة لدورك، وتعدل الحدود بحيث تتوفر فرصة الغلبة للجميع أو على الأقل فرصة البقاء.
لكن يوجد تدقيقان آخران تحتاج لأن تمارسهما بالنسبة للشكل الحقيقي لدورك:
ابحث عن ثقوب سوداء، هل توجد أي مسئوليات لا تستريح لها ولا تحبها، وأي منها ينفذ أو تم تناوله بدون رغبة قوية؟
ابحث عن مهارات لم تستخدم، ما هي المهارات التي لديك والتي لا يحتاجها دورك.
بعد هذا المقال وما قبله حول إدارة المشاريع، فإن الأمر لم ينتهي بعد بل هي البداية، وتذكر دائمًا: (إذا فشلت في التخطيط فقد خططت لتفشل).