الموضوع: كيفية تطبيق أسلوب الشورى بين المدير وفريق العمل

هناك تطبيقات عدة لوسائل الشورى فيما بين الرئيس ومرؤوسيه ، وكلها مؤسسة على استخدام المحاضرات من أجل "نقل" المعلومات والفهم وتبعاً لذلك تقوي النظرات الديمقراطية او المتسمة بروح الفريق إلى الوظائف الادارية .

المؤاتمرات غير الرسمية :
وهذه تنعقد بنت ساعتها ويمكن ان تكون غاية في الفائدة ، وتتضمن الاشكال الخاصة بالموضوع المناسب لهذه الوسيلة التوجيهية ما يلي :

1. ضمان تنسيق أفضل بين المرؤوسين أو بين أفراد المرؤوسين وبين الأفراد من خارج الإدارة .
2. بحث سياسات جديدة .
3. تطوير تفسير مشترك لبيانات جديدة أو تحديد الإختلافات في تفسير البرامج والسياسات والإجراءات القائمة .
4. دراسة التقدم في البرنامج وتحديد (الزنقات) في المشروع ،وماذا يفعل الفرد من أجل تقليص عدد مثل هذه الحالات .
5. نقل المعلومات الجديدة للرئيس .
6. القيام ببعض المحاولات الاستكشافية

ان احد اسباب فعالية المؤتمرات غير الرسمية هى ان اعضاء الجماعة يميلون إلى إيجاد الثقة والإحترام فيما بينهم ، كما ان لديهم إحساساً عالياً بفعاليتهم الموحدة .

وهناك ميزة ثانية هى ان مثل هذه المؤتمرات انما تعقد فقط حين تدعو الحاجة إليها ، ولا يحضرها إلا أولئك الذين يهتمون بما يدور فيها ، وهذه السمة من شأنها ان تقلل من تضييع وقت الإداريين .

#المؤتمرات الرسمية :

يحدث التعرف على المؤتمر الرسمي عن طريق كتاب يذكر فيه زمن الإجتماع ومكانه ، وقد يُرسل "جدول اعمال " المؤتمر إلى الأعضاء ، وهذه الوسيلة مفيدة في كل مستوى من مستويات الهيكل التنظيمي وغالباً ما تكون ذات أهداف غير توجيهية ، ومادام إرشاد المرؤوسين هو الأمر المطلوب فإن مادة الموضوع المناسب من أجل المؤتمرات الرسمية تتضمن :

1. تعبئة الشركة من أجل خاف التأهب أو الحرب
2. شرح السياسات الجديدة والرسمية المتصلة بالتوسع أو الإنكماش في العمل ، أو بشأن إضافة خطوط جديدة ، أو عن موضوع المساهمة في الأرباح ، وغير ذلك من الموضوعات الممائلة .
3. شرح البرامج الجديدة مثل ميزانيات المبيعات والميزانيات المالية.
4. شرح التغييرات في الهيكل التنظيمي .
5. الإدلاء ببيان لجميع أعضاء إدارة ما عن أوضاع البرامج .

وتعدى المؤتمرات الرسمية حين يحتاج الأمر إليها وهى لا تعقد دون أن يكون هناك غرض معين في الأذهان ، ويعتمد نطاق مثل هذه المؤتمرات على الأشخاص الذين سيتأثرون بها ، مثلاً قد يود رئيس مجلس الإدارة أن يشرح سياسة شخصية جديدة للمديرين في جميع مستويات الهيكل التنظيمي وقد يرغب رئيس إدارة أن يراجع التقدم الذي حدث بالنسبة لجميع التابعين له من الأفراد ،ففي الحالة الأولى يكون نشر السياسة الجديدة هو المناسبة من أجل عقد الإجتماع الخاص ، وفي الحالة الثانية يقوم رؤوساء الأقلام والأقسام بتجديد سابق لمثل هذه المؤتمرات .

وأساساً ؛ تستخدم فرصة استخدام المؤتمرات الرسمية للإدلاء بالمعلومات والسماح بالأسئلة من جانب المستمعين ،وعلى ذلك فإن أهم الميزات لهذه الوسيلة هى توفير الوقت اللازم للإدلاء بالمعلومات والفعالية الكبيرة الناتجة عن الاتصال المباشر .

وتعتبر الوسائل البديلة للتفسيرات الكتابية ، او نقل المعلومات الشفوية عن طريق التفسيرات المتوالية لدى المستويات المختلفة في الهيكل التنظيمي ، وسائل أدنى من ناحية الإرشاد .

المصدر : كتاب مباديء الإدارة

لـ .. هارولد كونتز
سيريل اودوفل