الموضوع: أنماط الاتصال الفعال

إن تحقيق الاتصال الناجح يعتمد بالدرجة الأولى على نمط الاتصال المناسب المستخدم للموقف وقدرة الإداري الناجح تتحدد على اختيار ذلك النمط المناسب من الاتصال الناجح مثل الاتصال في اتجاهين بين طرفي علاقة تبادلية ملتزمة بهدف التفاعل ويوضح النموذج التالي العناصر الأساسية في نموذج الاتصال البين شخصي . أولا: الاتصال البين شخصي المباشر: عوامل نموذج الاتصال هي: البيئة : فهي تؤثر على فعالية الاتصال أثناء حالتي الإرسال أو الاستقبال. المرسل: عادة ما يكون الشخص مرسلاً ومستقبلاً في آن واحد أثناء عملية الاتصال الطويل الأمد. المستقبل: يقوم المستقبل بدور المتلقي للرسالة وبمجرد أن تصله التغذية الراجعة يتحول الى مرسل. الرسالة: هي الفكرة أو المفهوم الذي يرغب مدير المدرسة في إرساله. التشفير: يحدث هذا (الترميز) عندما يقوم المرسل بإرسال الرسالة إلى المستقبل بصورة يمكن أن يفهمها على هيئة (لغة، رموز، إيماءات، ...إلخ) وإذا فشل المستقبل في فك تشفير الرسالة ممكن أن يؤدي ذلك إلى سوء الفهم. إعادة التشفير: عندما يحول المستقبل الرسالة التي تلقاها إلى أفكار مألوفة لديه تمكنه من فهمها ونجاح هذه المرحلة مرتبطة بالنجاح في المرحلة السابقة لها. التغذية الراجعة: وهي مهمة لإشعار المرسل أن رسالته قد أدت غرضها لدى المستقبل وهي مرحة هامة من مراحل الاتصال ذو الاتجاهين. الترشيح أو التنقية: هي من العوامل التي تؤثر في الرسالة ويؤثر فيها اتجاهات واهتمامات وتوقعات واتجاهات والمستوى التعليمي والمعتقدات والقيم لدى الشخصين طرفي الاتصال. الضوضاء: ونعني بها هي العوامل النفسية أو الفسيولوجية أو بيئة مثل الخصائص الجسمانية . والقدرة على التركيز، ووضوح الرسالة، وهذه تعمل كلها متداخلة مع الاستقبال الدقيق للرسالة. ويعد الاتصال البينشخصي المباشر من أخطر أنواع الاتصالات لأنها لحظية ومباشرة وتحتاج الى جهد مضاعف من الإداري الناجح في استخدام مهارة الاتصال الناجح وبفعالية لاجتياز الموقف بإيجابية فكسب الناس هم الأساس عن أنس بن مالك رضي الله عنه قال: سمعت رسول الله صلى الله عليه وسلم يقول: "لا يؤمن أحدكم حتى يحب لأخيه ما يحب لنفسه" فقد تضمن تفسير معاني ألفاظ الحديث الشريف علاج لكل المشكلات المزمنة في الاتصال عندما نفقد هذا المبدأ في الاتصال يزداد الصراع والألم وسوء الظن ويتعمق الخلاف حينما تصبح العلاقات شكلية مبدأها الكلام المصطنع والتمثيل ومن الحكمة أنالقول المشهور: "كل شخص يولد على جبهته علامة تقول: "من فضلك اجعلني أشعر أني مهم أرجوك اعترف بكياني". ثانيا: الاتصال الكتابي: ويتميز هذا النوع من الاتصال بوجود فرصة لاختيار كلمات الرسالة ومراجعتها بتأني قبل إرسالها، وبذلك تقل غموض الرسالة أو احتمالات سوء فهمها والإداري الناجح يحتاج إلى إتقان مهارة الاتصال الكتابي الناجح وذلك لأن 30% من عمله تعتمد على أعمال كتابية مثل كتابة الخطابات الرسمية والتقارير، والمذكرات , والمحاضرات ، والجلسات، والتعامل مع البريد الالكتروني والفاكس ،وأيا كان نوع ذلك الاتصال أن يتوافر فيه عنصرين الوضوح لكل من الكاتب والقارئ ـ القدرةعلى توصيل المعلمات المراد إرسالها. وتعتبر التقارير القصيرة من أهم أنواع الاتصال الكتابي ومن مميزات التقارير الناجحة: نظم التقرير باستخدام رؤوس الموضوعات. أن يكون التقرير مختصر وواضحاً ومفهوماً. استخدام الرسومات إذا أمكن ذلك. إعادة كتابة التقرير من 2-3 مرات. التقرير النهائي يجب أن تتوافر فيه : ( التأثير البصري – تناسب الفقرات – الوضوح – السلاسة ) ثالثا: الاتصال الشفهي: يقول دوسكو دروموند :" لو قدر على أن أفقد كل مواهبي وملكاتي وكان لي اختيار في أن أحتفظ بواحدة فقط فلن أتردد في أن تكون هذه هي القدرةعلى التحدث ، لأنني من خلالها سأستيطع أن أستعيد البقية بسرعة .. " وتعتبر الخطابة كأداة من أدوات الاتصال الشهفي فن مشافهة الجمهور للتأثير عليهم أو استمالتهم ،فالخطابة علم ذو قواعد وأصول وأساليب لابد من تعلمها ثم التدريب عليها مع امتلاك المقدرة النفسية والموهبة الإلهية المعززة له فهي ترتكز على أمرين أساسيين هما: العلم والموهبة، وهي تحتاج إلى تمرس لأنها توجه إلى الطرف الآخر مباشرة والأصل فيها الارتجال مع سبق الإعداد ومن صفات الخطيب الجيد الذي يجيد الالتزام بالقواعد الستة التالية: أنهم يعرفون متى يتحدثون ومتى يتوقفون. يستخدمون عدة أشياء تهم الآخرين. يستخدمون اللغة اليومية السهلة. يتحدثون دون تفاخر. يشيرون إِشارات طبيعية. يحافظون على التواصل بالعين وعلى مستخدم مهارة الاتصال الشفوي أن يمتلك القدرة على : التحدث بوضوح واختصار. القدرة على قراءة الإشارات غير اللفظية التي تشوش الآخرين ويعبر عنها المستمع بتعبيرات جسدية. تجنب الكلمات الغامضة وفي هذا الصدد نورد أمثلة: كلمات يجب نسيانها كلمات يجب تذكرها يتحتم على سأحاول إنجازها يوماً ولكن (تنفي ما قبلها). مخاطرة. مشكلة صعب للنهاية قلق، مهموم لماذا المعوّقة أشعار بالعجز هذا ما أنا عليه بالضبط أحتاج منك أن تعمل أنت (الملا) أنا لن أتغير أريد أن.. أختار أن.. سوف أنجزها إن شاء الله اليوم، الآن و فرصة تحد، فرصة يمثل تحدياً مهتم أعني على الفهم أحتاج مساعدتك إمكاناتي للتحسن هي... أريد أن.... أنا (بأمانة ومسؤولية) سوف أتحسن كلمات لها أهمية بالغة الكلمات الست الأكثر أهمية الكلمات الخمس الأكثر أهمية الكلمات الأربع الأكثر أهمية الكلمات الثلاث الأكثر أهمية الكلمات الاثنتان الأكثر أهمية الكلمة الأكثر أهمية أقل الكلمات أهمية "إنني أقدرك شخصيا وأقدر لك جهودك إنني في الحقيقة فخور بك" ما هي وجهة نظرك من فضلك افعل شكرا لك نحن إنا لا تكرر نفسك مرة خلال تكرار ما تقول بهدف توصيل الرسائل التي لم تصل الى المتلقي . تحدث عن فكرة واحدة في كل جملة حتى تعطي فرصة للمستمع أن يلتقط كلماتك في ذاكرته، واصمت قليلاً أثناء الحديث حتى تعطي لنفسك الفرصة في التفكير وملاحظة ردود الأفعال تجاه حديثك. 6- استخدم وسائل إزالة التشويش عن المستمع مثل : لا تبدأ في الفكرة الجديدة قبل الانتهاء من الأولى. اصمت بين الحين والآخر. اختصر جملك في المحادثة. تخيل فكرتك كأنها قيد # قبل أن تتحدث. تخيل كلماتك على شاشة في عقلك قبل أن تنطبق بها. ضع المعلومات الهامة في بداية ونهاية الجمل. كن بطيئا في محادثتك لتسمح لنفسك بالتفكير أثناء ذلك هذا بالنسبة للاتصال المباشر الغير معد له أما النوع الثاني مرة الاتصال الشفهي فهي الخطبة ، وهي الاتصال الذي سبقه إعداد ومسبق وقد ذكرنا بعضا من مهارات الخطابة في معرض حديثنا السابق. رابعاً : الاتصال بأسلوب العرض التقديمي. يرى بعض الأخصائيين في علم النفس وعلم الاجتماع أن عملية القيام بالعروض التقديمية تعتبر من الأشياء المخيفة بالنسبة للأفراد والإداريين وبالرغم من ذلك إلا أنها أسلوب وواجب وظيفي مهم يحتاج إليه الإدراي الناجح ولإتقان ذلك عليه أن : يقدم عرضه بشكل مثير. يكون عرضاً معلوماتي. يتحدث بطريقة أكثر اقناع. يستخدم الوقت بفاعلية. وهذه بعض المقترحات لتقديم العروض بطريقة ناجحة . كن هادئاً ورحب بالحاضرين قبل بداية العرض. قدم لهم نفسك بثقة واقتدار ووضح لهم طريقة في العرض. وضح لهم طريقة عرض الأسئلة. احرص على تنفيذ خطة العرض خطوة بخطوة . ابدأ العرض بتقديم نقطة مثيرة تشد الانتباه. سل أسئلة طنانة من حين لآخر. عند تقديم أسئلة للحاضرين ركز على الذين يبدروه إيجابيه واضحة تجاه موضوع العرض. تستطيع أن تتجنب الأشخاص العداونيون من خلال : أن لا تكون دفاعيا ـ لا تندمج معه في جدال لفظي ـ قدم حقائق لا آراء ـ عرض آراء أخرى بديلة. اجعل عرضك قصيراً ومركزاً على النقاط الرئيسية. لا تقرأ مادة العرض كلمة بكلمة بل دع الحاضرين يفعلون ذلك. وقم أنت بدور الربط بين الشرائح. احتفظ بالتواصل البصري مع الجمهور انظر الى كل فرد منهم من 3-5 ثوان. لا تعط ظهرك للحاضرين. احتفظ بانتباه الآخرين من خلال التنوع في سرعة العرض. التنوع في أسلوبالعمل ـ تغيير نغمة الصوت ـ استخدام التعبيرات الجسدية والإيماءات . تحرك على قاعة العرض واقترب كلما أمكن ذلك من الحاضرين ويمكن تلخيص أنماط الاتصال الفعال كالتالي: الاتصال الشخصي ( الفردي ، وهو الاتصال الذي يتم بين شخصين أو فردين وهو أكثر أنواع الاتصال شيوعا وهو نوعان : مباشر: ويتم مواجهة حيث أن المرسل والمستقبل ، يكونان في المكان نفسه والاتصال يتم وجهاً لوجه ،حيث يحصل المرسل على رد فعل مباشر من المستقبل ويمكن أن يصبح مستقبلاً ويعود ويصبح مرسلاً. ب-غير مباشر: ويتم عن طريق الهاتف أو المراسلة أو التخاطب بالحاسوب وفيه تكون التغذية الراجعة متأخرة أو تكاد تكون معدومة. الاتصال الجماعي: هو اتصال يتم ما بين شخص وعدد من الأشخاص المتواجدين في المكان نفسه وهم متعارفون فيما بينهم. الاتصال الجماهيري : وهو اتصال يتم ما بين شخص، وأعداد كبيرة قد تصل إلى المئات أو الألوف، ويكون المرسل معروف بالنسبة للمستقبلين ولكن المرسل لا يعرف المستقبلين ولا يكونون في نفس المكان مثل ما يحدث في وسائل الإعلام: مثل التلفاز ـ أو المذياع والصحافة.