1- حلقات الجودة تتكون من مجموعة صغيره يعملون في عمل مماثل أو مشابه ويكون لهم نفس المستوى التعليمي ويجب أن تكون هذه المجموعة متجانسة ومتماسكة وذلك لتحقق لهم انجازات أفضل وأسرع.

2- الاجتماع لمدة ساعة في الأسبوع مدفوعة الأجر وبشكل منتظم وعندما يكون الاجتماع منتظما يصبح أمرا طبيعيا لدى أفراد الحلقة ويصبح عادة يصعب نسيانها وهذه الساعة تكون كافية لحل المشاكل التي تواجهها المنظمة أسبوعيا.

3- الحلقة تجتمع تحت قيادة مشرف خاص بها لان الذي يعطى الحلقة الشكل الرسمي وجود قائد لها والذي يتم اختياره بواسطة أفراد الحلقة أنفسهم ويكون دور المشرف بمثابة حلقة الوصل بين أفراد حلقة الجودة وبين الإدارة العليا وهذا الذي يسهل الوصول بين أفراد حلقة الجودة وبين الإدارة العليا وكذلك يسهل عملية الاتصال بين العمال والإدارة بحيث تكون الإدارة مطلعة على جميع المشكلات.

إن النمط الذي يدار به العمل داخل تلك المجموعات هو النمط الديمقراطي , يتمثل في:


إعطاء الفرصة لكل فرد بان يبدي رأيه أمام المجموعة.
إعطاء كل الآراء نفس درجة الأهمية.
الاستماع لوجهات النظر وتشجيع الأفراد على تقديم المزيد من الأفكار.
يعطي القائد الرسمي الفرصة للآخرين بقيادة المجموعة بالتناوب.
لا يعتبر رأي القائد الرسمي أمر و إنما هو رأي قابل للنقاش.
يم اتخاذ القرار بغالبية الأصوات وبعد مناقشة جميع الأفراد.
قد يتغيب القائد الرسمي عن بعض الاجتماعات بهدف معرفة مدى قدرة المجموعة على إدارة ذاتها.


4- تعنى الجودة بالمعنى الواسع جودة أداء الأعمال داخل جميع أجزاء المؤسسة ولذلك يجب أن ينصب اهتمام أعضاء المجموعة على أعمالهم اليومية التي يقومون بها لان لديهم الفهم الكامل لمشاكلهم وهم الأقدر على حلها .